ASSISTANTE DE DIRECTION

ASSISTANTE DE DIRECTION

CDD; Détachement; Mutation

Groupe Hospitalier APHP.Sorbonne Université
Site : SAINT ANTOINE
184 rue du Faubourg Saint-Antoine
75571 PARIS CEDEX 12
Bus : 46 et 86 Faidherbe Chaligny 57 Hôpital Saint Antoine
Métro : ligne 8 Faidherbe Chaligny ligne 1 Reuilly Diderot
RER : Gare de Lyon

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier : Assistante de direction
Grade : Assistante médico-administrative ou ACH

Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
- La directrice des achats, du développement durable et de la logistique (DADDL)
- Les deux directrices adjointes des achats, du développement durable et de la logistique
Liaisons fonctionnelles :
- L'assistante de direction de la DADDL (binôme)
- Les ingénieurs logistiques et restauration du GH
- La responsable du bureau des achats
- Les cadres des différents secteurs de la DADDL
- Les assistantes de direction des sites du GH

PRESENTATION DE LA STRUCTURE ET DE L'EQUIPE :
APHP.Sorbonne Université :
Le Groupe Hospitalier est constitué des sites : Pitié Salpêtrière, Charles-Foix, Saint-Antoine, Rothschild, Tenon, Trousseau / La Roche Guyon.

Présentation de la structure :
Le Groupe Hospitalier rassemble sept hôpitaux, dont trois dans le XIIème : Saint-Antoine, Armand Trousseau et Rothschild, La Pitié-Salpêtrière dans le XIIIème, Tenon dans le XXème arrondissement, Charles Foix dans le Val de Marne et un établissement spécialisé de SSR à La Roche-Guyon (95).
Le Groupe Hospitalier comporte trois hôpitaux MCO (Pitié-Salpêtrière, Tenon, Saint Antoine), un hôpital SSR et gériatrique (Rothschild), un hôpital pédiatrique (Armand Trousseau) associé à l'Hôpital de la Roche-Guyon, SSR pédiatrique et un hôpital gériatrique (Charles Foix).

Offrant près de 6300 lits, le Groupe Hospitalier assure une offre de soins complète, d'excellence et de proximité permettant la prise en charge de la plupart des pathologies, du nouveau-né à la personne âgée.
Il est constitué de 13 DMU et dispose de 18700 professionnels au service du patient.

Présentation de la direction :
La Direction des Achats, du Développement Durable et de la Logistique est une direction fonctionnelle regroupant les domaines des achats (bureau des achats, bureau des marchés) du développement durable (transversalité dans tous les secteurs hospitaliers) et les secteurs logistiques (courrier, courses, transports internes, environnement, magasins, restauration, lingerie, prestations externalisées et services au patient).

L'organisation achat est centralisée au niveau du Groupe Hospitalier et l'organisation logistique se décline par site avec une mise en place de filières : déchets, lingerie, restauration, courses et flotte automobile, magasins hôteliers, transport interne, courrier, prestations externalisées.
Le développement durable est centralisé, avec des référents locaux.

Le TPER est de 555.

Horaires : Amplitude horaire de 09h00 à 17h00
Détails : Temps plein, en roulement avec la 2ème assistant

ACTIVITES
Mission générale :
- Assurer le secrétariat des deux directrices adjointes de la direction des achats, du développement durable et de la logistique (DADDL), selon leurs secteurs : restauration, développement durable, transports sanitaires, environnement, bionettoyage, linge.

Missions permanentes :
- Accueil téléphonique et physique
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directrices adjointes
- Tenue de l'échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l'agenda
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
- Traitement et mise en forme de documents : comptes-rendus de réunions (réunion mensuelle coordonnateurs, réunion mensuelle restauration, Comité qualité restauration, réunion mensuelle logistique et DD, Comité DD, rapports, courriers, notes, comptes-rendus, entretiens professionnels
- Organisation des réunions en présentiel et distanciel, des points mensuels avec les cadres, calendrier des réunions mensuelles logistiques et restauration
- Réservation et mise en place des salles de réunion
- Programmation des évaluations des cadres
- Classement des dossiers
- Suivi Gestime du personnel encadrant + recensement mensuel des congés

Missions ponctuelles ou spécifiques :
- Parcours d'accueil pour l'intégration des nouveaux cadres arrivants de la DADDL (Poste de travail Planning pour visite des secteurs - Habilitations SAP- Accès réseaux partagés - Annuaire Intranet DADDL Salto + accès Note de bienvenue)
- Suivi et mise à jour des coordonnées cadres de la DADDL
- Préparation des documents aux différentes instances
- Publication et suivi des fiches de postes sur les sites « Talentsoft », « Fédération Hospitalière de France (FHF) », l'APEC (Association pour l'Emploi des Cadres)
- Recensement des besoins des cadres (Investissements)
- Gestion des demandes d'accès au self
- Gestion des demandes de prestations alimentaires
- Réservation de la voiture de la DADDL + suivi
- Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (Fournitures bureau, )
- Suivi des recrutements (DR, Formulaire de sortie, Changement d'affectation) en l'absence de la 2ème assistante de direction (binôme)
- Suivi des contractuels
- Organisation séminaire annuel des cadres de la DADDL, et évènements de la direction.
- Organisation congrès et/ou séminaires (transports/hébergement).

COMPETENCES REQUISES
Connaissances particulières :
- Les logiciels SAPHIR SMAX SAP DISPOSE GESTIME,

Savoir-faire requis :
- Excellente maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Gestime, Intranet, Sharepoint
- Excellent orthographe et esprit de synthèse

QUALITES REQUISES
Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
Qualité rédactionnelle
Bonnes qualités relationnelles
Rigueur et discrétion
Respect de la confidentialité
Capacité d'autonomie
Esprit d'initiative
Disponibilité

RISQUES PROFESSIONNELS ET MESURES PREVENTIVES
Travail sur écran
Mesures de prévention : Ecran répondant aux normes en vigueur, éclairage adapté.

Hôpital Hôpital Saint Antoine
184, rue du Fbg Saint-Antoine
75571 Paris

Voir la fiche de l’établissement