Détails de l’offre
Poste proposé
Assistant(e) de Direction - Responsable des Admissions - AMA
Contrat
CDD; Détachement; Mutation
Descriptif
CONDITIONS DE TRAVAIL- Quotité 80%
POSITIONNEMENT
- Pôle - Service Pôle Administratif
Service des Admissions-Facturation
MISSIONS PRINCIPALES
-Assurer le secrétariat de Direction, organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des
documents et des communications téléphoniques
-Définir, planifier et piloter les activités et les moyens du service administratif
-Assurer le secrétariat médical
MISSIONS DEFINISSANT LE POSTE
- Mission 1 : Secrétariat de direction
Création, mise en forme et diffusion de documents :
*Préparer, mettre en forme et envoyer les courriers à la demande du Directeur
*Etablir et assurer un suivi du calendrier des instances
*Organiser les réunions de direction (Préparation ordre du jour-convocation),
*Réaliser et diffuser les PV des instances de direction
*Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
Gestion du classement et archivage des documents :
*Classer et archiver des documents sur informatique et papiers (procès-verbaux, courriers émis et reçus, dossiers)
* Tenir les différents fichiers assurant la traçabilité des documents et informations
*Réceptionner et enregistrer le courrier.
- Accueil physique et téléphonique
- Réceptionner des emails à l'adresse générique de la direction, diffuser les messages vers les personnes compétentes.
- Planification :
*Prendre les rendez-vous et programmer des réunions, tenir l'agenda du directeur
- QGDR
*Gestion documentaire : création, diffusion, révision
- Gestion de projets
Planifier, organiser, réaliser et suivre les projets en lien avec la Direction
- Suivi des impayés
- Communication : Réaliser et diffuser les newsletters, créer des documents relatifs à la communication, journées portes ouvertes, flyer
- Mission 2 : Responsable des admissions
Organise, gère et manage l'agent en poste :
- Définir les priorités dans les activités
- Gestion des plannings
- Réaliser les évaluations annuelles et fixer les objectifs
Organise, coordonne le fonctionnement du service des Admissions :
-Dossier d'Admission en EHPAD
-Facturation des frais de séjours
- Préparation au mandatement
- Communique et forme en matière de qualité gestion des risques
- Suivi de l'activité
* Elaborer les outils pour le suivi de l'activité
* Suivre l'activité
- Mission 3 : Secrétariat médical
* Saisir les courriers médicaux
FORMATIONS
- Formation(s) initiale(s) et diplômes requis : Diplôme de niveau V (BTS, DUT)
- Formation(s) obligatoire(s) (Plan de formation) : connaissance des outils informatiques
COMPETENCES
1) SAVOIR
Connaître les outils informatiques de bureautique (Word, Excel, dossier patient OSIRIS, PASTEL )
2) SAVOIR FAIRE
Rédiger un courrier
Traiter/orienter une demande de renseignement
Elaborer des documents
Prioriser le travail
Maîtriser l'orthographe et la grammaire
3) SAVOIR ETRE
Etre ponctuel
Avoir une autonomie dans l'organisation Avoir l'esprit d'équipe, être disponible
Savoir adapter sa communication en fonction des différents interlocuteurs
Etre garant de l'image du service public : présentéisme, amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie, sens aigu de la relation et du contact
Discrétion et secret professionnel
POSTE A POURVOIR AU 1er JUILLET 2024
Personne à contacter
Etablissement
EHPAD CHER SOLOGNE
19 Avenue Cher Sologne
41130 Selles-sur-Cher
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