ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF

ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF

CDD; Détachement; Mutation

Métier : Secrétaire Médico-sociale
Hopital de Jour d'Addictologie
Horaires du lundi au vendredi : 8h30 16h10
Pourcentage de temps de travail : 100 %
Rythme de travail : en journée entière
Poste à repos fixe 28 CA et 15 RTT

Définition

Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.
Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché.
Planifier l'activité de gestion des rendez-vous de consultation.
Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter des appels téléphoniques en fonction de leur nature.
Numérisation des documents vers le dossier informatisé.

Présentation du Service :

L'hôpital de jour est un service de la filière d'addictologie au sein du pôle de psychiatrie du CHU de Saint-Etienne.
Cette structure de soins propose une prise en charge personnalisée aux personnes présentant un problème d'addiction. Il se situe au Pavillon 5 Bis 1er étage Hôpital Bellevue et est sous la responsabilité du Docteur Aurélia GAY.
Effectif secrétaire : 1 secrétaire (1 ETP)

Missions du poste

- Accueil, orientation physique et téléphonique des patients, des familles et des partenaires.
- Accueil des patients, information sur les bilans et parcours de soins.
- Programmer les consultations.
- Planifier et organiser le suivi et les rappels des patients en collaboration avec l'équipe IDE.
- Assurer les rappels des patients et assurer la traçabilité.
- Assurer et participer à l'information des aidants, des professionnels et des partenaires.
- Veiller à la bonne tenue des dossiers patients et assurer la gestion des dossiers.
- Veiller à la confidentialité des informations et des dossiers.
- Assurer la gestion et le traitement des données et des informations, assurer le classement et l'archivage des dossiers.
- Reproduction et diffusion de documents ou de dossiers.
- Collaborer avec les partenaires : établissements scolaires, psychiatres de ville et médecins généraliste, libéraux.
- Participer aux réunions institutionnelles et à des groupes de travail.
- Maintenir, développer et réactualiser ses connaissances.
- S'impliquer dans la construction du projet de service et dans ses évolutions.
- Travail de frappe et mise en forme sur la base de documents dictés et écrits.
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, de congrès, visites, conférences et événements...).
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens...).
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles.
- Tenue à jour du dossier patient et numérisation des différents courriers externes et documents divers.
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
- Gestion de la messagerie zéro papier (Mon Sisra)
- Gestion et réception des commandes du magasin central et de la papeterie.
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Formation des stagiaires et des nouvelles arrivantes.

Spécificités :

Savoir faire
Mettre en route les différents postes de travail.
Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des comptes rendus.
Travailler en équipe pluridisciplinaire.
Faire preuve de discrétion face à des informations confidentielles.
Savoir prendre du recul face à une situation.
Respecter les règles de confidentialité.
Connaître les modes dégradés.
Transmettre ses connaissances.
Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures.
Participer à la mise en place de nouvelles activités le cas échant.
Assiduité et ponctualité.

Savoir être
Etre capable de travailler en équipe pluridisciplinaire.
Avoir le sens de la communication et des relations.
Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle.
Etre dynamique et motivée.
Faire preuve de rigueur et de méthodologie professionnelle.
Faire preuve de respect à l'égard des patients et des intervenants.
Avoir le sens du contact : être accueillant, courtois, discret, diplomate.
Capacité d'intégration dans une équipe pluridisciplinaire.
Etre capable d'autonomie dans son travail.
Développer une attitude positive en toute circonstance.
Faire preuve de mobilité.
Inscription dans une démarche de projet et de qualité continue.
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
S'adapter à l'activité du service.

Relations professionnelles les plus fréquentes

Usagers pour toute réponse à des demandes d'information, de renseignements.

Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients.

Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients.

Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires.


Diplômes requis

Etre titulaire du baccalauréat F8 ou Sciences Médico-Sociales ou d'une formation équivalente.
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat.

Expériences professionnelles requises
Une expérience en milieu hospitalier, en service de psychiatrie serait souhaitable.
Connaissance de la bureautique.
Connaissance de l'environnement médical.
Formations obligatoires
- Accueil physique et téléphonique.
- Identitovigilance.
- Confidentialité.
Formations à réactualiser tous les 4 ans

Risques professionnels
- Risques et nuisances liées au travail sur écran

CHU de Saint-Étienne Hôpital Bellevue
-
42055 Saint-Etienne

Voir la fiche de l’établissement