ASSISTANT DE DIRECTION - SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE (H/F)

ASSISTANT DE DIRECTION - SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE (H/F)

CDD; Détachement; Mutation

Présentation générale des établissements de la direction commune :
Le Centre hospitalier intercommunal de Poissy/Saint-Germain-en-Laye (CHIPS) est l'établissement support du GHT Nord Yvelines. C'est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche.
Il est organisé en 8 pôles d'activités spécialisées dans la prise en charge des personnes à tous les âges de la vie. Son activité est déployée dans les Yvelines sur deux sites principaux à Poissy et à St Germain en Laye et sur des sites périphériques. Plusieurs de ses services sont hospitalo-universitaires. Il compte 3 190 professionnels de santé. Sa capacité est près de 1 000 lits et places.
Le CHIPS est en direction commune avec le CH de Mantes-La Jolie depuis 2015 et avec le CHI de Meulan-Les Mureaux depuis 2018. Une seule équipe de direction est en charge de la direction des 3 établissements sous l'autorité d'une directrice générale

Missions

Savoir assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction générale en l'absence de l'assistant(e) coordinateur(ice)
Sous la supervision de l'assistante coordinateur (ice), assurer plus spécifiquement le secrétariat de la SG du GHT, et de la directrice des affaires médicales
Apporter son concours à la directrice en charge des parcours patients et à la directrice en charge de la filière des laboratoires

Grade de référence : adjoint administratif

Horaires de travail : du lundi au vendredi amplitude horaire 8h30-18h00

Liaisons hiérarchiques

Directrice générale, Directeur général adjoint
Directeurs adjoints en charge du GHT, des affaires médicales et du parcours patient
Assistant(e) coordinateur(rice) du secrétariat de la direction générale

Relations fonctionnelles

L'organisation d'une direction commune amène à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Il convient de citer :
- les trois directions déléguées de site
- l'ensemble des directions fonctionnelles
- l'encadrement administratif et soignant des 3 établissements de la direction commune
- les principaux interlocuteurs institutionnels des établissements de santé : ARS, CD78, CPAM, CPTS, mairies.


L'assistante de direction est également amenée à travailler avec d'autres interlocuteurs comme les médecins, l'ARS ainsi que les différents partenaires institutionnels.

Activités
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques.
Traitement du courrier et suivi des réponses
Gestion des agendas
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
Recueil, saisie, mise à jour sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers.
Rédaction de courriers.
Préparation des réunions institutionnelles
Organisation de la logistique (déplacements, organisation de réunions, réservation de salle).
Structuration de la gestion documentaire et de l'archivage
Mise en format qualité des procédures et référencement dans le périmètre du secrétariat de la direction générale

Savoir-faire :
Utiliser les outils bureautiques
Planifier, coordonner et organiser les réunions de travail.
Repérer rapidement les personnes ressources et les interlocuteurs de l'établissement et des établissements de la direction commune et du GHT
Savoir rendre compte de son activité.
Mettre en application la réglementation, les textes en vigueur relatifs aux domaines traités au sein de la direction

Savoir-être :
Rigueur
Discrétion
Réactivité
Disponibilité
Savoir être force de proposition
Capacité d'écoute
Capacité d'adaptation et d'organisation

CONNAISSANCES ET PREREQUIS ASSOCIES
Maîtrise des logiciels bureautiques
Technique de communication en secrétariat de direction
Notions de classement
Organisation d'un établissement de santé

Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye > Site hospitalier de Poissy
10 rue du champ Gaillard, CS 73082
78303 POISSY

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