A.M.A./Secrétaire médicale - 100% - Unité Médico Judiciaire - site de Marne la Vallée

A.M.A./Secrétaire médicale - 100% - Unité Médico Judiciaire - site de Marne la Vallée

CDD; Détachement; Mutation

Définition du poste
Accueillir et renseigner les victimes et mis(es) en cause, planifier les activités médicales du service en lien avec les autorités judiciaires.
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient/victime.

Missions liées au poste
Accueil physique et téléphonique des victimes consultantes
Accueil physique et téléphonique des instances judiciaires
Constitution des dossiers pour les instances judiciaires
Gestion des archives documentaires et informatisées (consultations médicales, psychologiques, )
Suivi et mise à jour du planning médical (en lien avec le chef de service)
Gestion des commandes (papèterie, reprographie)
Rédaction de courriers à la demande des médecins du service
Participation à l'élaboration des procédures et protocoles du service

Missions spécifiques ou occasionnelles
Orientation des victimes et de leurs proches vers les associations et/ou les autorités compétentes
Surveillance des accompagnants mineurs des victimes si besoin
Renseignement / accompagnement sur les démarches spécifiques
Communication et échange de documents avec les instances institutionnelles et extérieures en vue de la préparation des comparutions aux assises
Gestion des situations urgentes : assurer la transmission des supports judiciaires (réquisitions, citations, etc.)
Relecture des dossiers et mise en conformité avant leur transmission aux instances judiciaires
Préparation des dossiers d'expertises des âges osseux
Rédaction de certificats post mortem

Gestion de la facturation et du suivi des actes effectués aux UMJ
Enregistrement des consultants et débiteurs (PASTEL et recueil de l'Observatoire National de la Médecine légale)
Codification des actes
Constitution des mémoires de frais de justice (Chorus Pro)
Suivi et relance des factures et paiements
Production des statistiques liées à l'activité UMJ
Gestion des demandes de dossiers de stagiaires de police
Préparation et organisation de conférences

Impératifs Métier et prérequis (diplômes NIVEAU / formation initiale)
La/le secrétaire médical(e) doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents :
Elle/Il doit maîtriser :
La suite MICROSOFT OFFICE (Word, Excel ...)
Elle/Il doit avoir une expérience préalable significative :
En secrétariat médical ou secrétariat administration judiciaire

Qualités professionnelles :
Qualités attendues au niveau institutionnel
Comportement adapté dans ses relations avec autrui
Capacité à travailler en équipe
Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel
Rigueur

Qualités spécifiques pour le poste
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, instances judiciaires)
Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale
Capacité à conduire des dossiers en vue de judiciarisation
Sens des responsabilités
Conscience de son positionnement professionnel
Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté
Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
Dynamisme et sens du travail en équipe
Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte
Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
Organisation et méthode
Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs
Capacité à gérer la charge émotionnelle
Capacité à suivre et respecter une procédure

Grand Hôpital de l'Est Francilien
2-4 cours de la Gondoire
77600 JOSSIGNY

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