Détails de l’offre
Poste proposé
Assistante de direction F/H
Contrat
CDD
Descriptif
Missions permanentes :- Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions
- Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc...), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc.
- Préparation de dossiers
- Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l'équipe
Missions recherche :
- Pilotage de la boite mail générique " Cellule Recherche " et transmission des courriels aux agents concernés
- Organisation du circuit de signature des " Site Suitability"
- Gestion de l'organisation des archives de la cellule recherche (tenue d'un index des dossiers, d'un plan d'archives). Identification des dossiers d'archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes
- D'autres missions peuvent être confiées en fonction de l'actualité
Missions RH :
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment)
- Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous
- Gérer les formations
- Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l'ensemble de l'équipe de la direction de la stratégie et de la recherche
Savoir faire requis :
-Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation
-Excellente orthographe
-Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
-Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit
-Très bonnes qualités relationnelles
-Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative
-Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
Connaissances associées :
-Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
-Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
-Application Doodle pour l'organisation des réunions, et des applications Skype, Zoom, Teams.
-Logiciel Gestime
-Logiciel SAP pour effectuer les commandes
POUR CANDIDATER :
MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS
Personne à contacter
Etablissement
AP-HP Hôpital Necker - Enfants Malades
149 rue de Sèvres
75743 Paris
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