Assistant à la CGS - Responsable des secrétariats médicaux H/F

Assistant à la CGS - Responsable des secrétariats médicaux H/F

CDI; Détachement; Mutation

L'ÉTABLISSEMENT :
Etablissement public de santé incontournable, le Centre Hospitalier d'Arras (CHA) s'investit fortement dans la prise en charge de la population de l'Artois et du Ternois, à tout âge de la vie. Depuis le 1er juillet 2016, le CHA s'est uni aux Centres Hospitaliers du Ternois et de Bapaume, dans le cadre du Groupe Hospitalier Artois-Ternois (GHAT), dont il est l'établissement support. Les Centres Hospitaliers de Bapaume et du Ternois offrent une prise en charge de proximité pour les territoires du bapalmois et du ternois, notamment en gériatrie, psychiatrie et accueil des personnes en situation de handicap.

LE POSTE :
L'assistant à la Coordination Générale des Soins organise et coordonne l'activité et les moyens en ressources humaines de l'ensemble des secrétariats médicaux. Il planifie les stages paramédicaux, en assure l'interface avec les instituts de formation ainsi que le suivi administratif. Il assure le secrétariat administratif de la Coordination Générale des Soins.
Activités principales :
Secrétariat administratif de la Coordination Générale des Soins : travail commun aux secrétaires du service
o Tri, ouverture et ventilation du courrier de la CGS
o Réception et gestion des appels téléphoniques de la CGS
o Gestion de l'agenda
o Réception, suivi et retour des avis RH
o Mise à jour des organigrammes d'encadrement, création de notes de service et diffusion
o Création et mise à jour des tableaux de gardes et CA des cadres supérieurs de pôle ; transmission et correctifs à la Direction
o Réception, enregistrement des candidatures aux bourses aux emplois vacants
o Frappe de documents divers (comptes rendu d'entretiens, tableaux, etc...)
o Mise à jour des fermetures de lits
o En l'absence de la collègue, prise en charge des réunions d'encadrement, CSIRMT, séminaires cadres, suivis de projets
o En binôme et en lien avec l'encadrement : Gestion des stages paramédicaux (mise à jour, planification, suivi des stages et des conventions)
Coordination des secrétariats médicaux
o Planification de l'activité des secrétariats médicaux
o Répartition des ressources et des moyens dans les secrétariats médicaux (humains et matériels)
o Gestion de l'équipe des secrétaires médicales
o Gestion des absences : proposition mouvements, recrutements (réalisation d'entretiens de recrutement)
o Gestion de l'équipe de la « cellule de frappe », relevé hebdomadaire des courriers en instance et répartition selon les besoins des services
o Suivi du télétravail : planning en lien avec les effectifs des services, relevé d'activité hebdomadaire
o Suivi gestion @planning en lien avec les coordinatrices des services (roulements, encodage, corrections des anomalies) - validation des congés et RTT
o Gestion de la circulation des informations dans les secrétariats médicaux (recueil, analyse, priorisation, diffusion, suivi)
o Organisation, animation de groupes de travail et de réunions
o Réalisation des entretiens d'évaluation des agents et fixation des objectifs, recensement des besoins en formation des secrétaires médicales
o Elaboration des fiches de postes Assistant Médico-Administratif et aide secrétaire
o Participation aux entretiens Bourses à l'Emploi Assistant Médico Administratif
o Evaluation de la charge de travail des services sur demande ; mise en place organisationnelle en lien avec le cadre supérieur de pôle
o Suivi personnalisé des stages « Assistant Médico-Administratif » : entretien, contacts formateurs, évaluation.
o Organisation des secrétariats en relation avec les cadres supérieurs de pôle
o Suivi des contrats, demandes de renouvellements
o Relecture et signature des procédures et protocoles en lien avec les secrétariats médicaux

PROFIL RECHERCHÉ :
Pré-requis : Diplômes et/ou formations spécifiques et obligatoires pour accéder au métier
Bac secrétariat médico-social, et diplôme de secrétariat médico-social
Expérience conseillée pour l'exercer :
Expérience dans le domaine du secrétariat médical
Connaissances et expériences de l'activité des secrétariats médicaux.
Connaissances et expériences en gestion des ressources humaines.
Sensibilisation à la gestion des stages et de l'environnement pédagogique.
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Savoir-faire
Optimiser les ressources humaines et logistiques au regard de l'activité et des priorités
Traiter et résoudre les situations conflictuelles
Animer, mobiliser une équipe
Conduire une réunion
Fixer des objectifs et évaluer les résultats
Utiliser les outils bureautiques

Centre Hospitalier d'Arras
3 Boulevard Georges Besnier CS 90006
62022 Arras

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