SECRETAIRE MEDICALE (F/H) service Neurologie

SECRETAIRE MEDICALE (F/H) service Neurologie

CDD

POLE MANAGEMENT RESSOURCES HUMAINES
Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales (SR/FP)



NOTE D'INFORMATION N° 2024-45


OBJET : VACANCE DE POSTE


J'informe l'ensemble du personnel administratif de la possibilité de mutation interne :



POSTE

TEMPS DE TRAVAIL


SECRETAIRE MEDICALE
SERVICE NEUROLOGIE


VOIR FICHE DE POSTE CI-JOINTE
REFERENCE INFORMATIQUE N° : NEUEEG_SEME_001



1 poste
100%



Les candidatures sont à transmettre à la DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES JUSQU'AU :


Vendredi 20 Septembre 2024 inclus


Fait à VICHY, le 02 Septembre 2024

P/Le Directeur,
La Directrice Adjointe
Chargée des Ressources Humaines
et Relations Sociales,



Sandy RIZZO

Diffusion Générale













FICHE DE POSTE

































CENTRE HOSPITALIER JACQUES LACARIN
Service Formation - GPMC

FICHE DE POSTE

Référence informatique n° : NEUEEG_SEME_001




Diplôme ou niveau requis

BAC avec formation qualifiante ou expérience professionnelle dans le domaine et/ou grade de secrétaire médicale ou d'adjoint administratif.

Positionnement dans l'organigramme


Autorité hiérarchique :
N+1 : Coordinatrice des secrétariats médicaux


Autorités fonctionnelles
N+1 Cadre de Santé du service
N + 2 Cadre Supérieur de santé du pôle
N+3 : Chef de Service



Liaisons fonctionnelles :

Secrétariats de l'ensemble des services du Centre hospitalier
Bureau des entrées
Imagerie Médicale
Archives
Secrétariat de Direction
DIM

Présentation de l'unité de Neurologie
Consultations externes/Hospitalisation/Explorations Fonctionnelles/Douleur/Mémoire/Sommeil.

Mission du service :
Diagnostiquer et traiter les principales pathologies : AVC, épilepsie, parkinson, sclérose en plaques, démences, méningites
Prise en charge globale des besoins altérés de la personne soignée par une équipe pluridisciplinaire
Maintenir ou restaurer le bon état physique des patients en vue de la rééducation en particulier
Assurer les traitements des patients atteints de SEP en hospitalisation de jour.
Diagnostiquer des pathologies du système nerveux central et périphérique.
Localisation

Hospitalisation (Neurologie/UNV/HDJ Douleur/Sommeil) :
4ème étage aile SUD BMC
25 lits répartis en 2 secteurs : Neurologie et Unité Neuro-Vasculaire
2 lits sommeil
2 chambres HDJ douleur

Consultations Externes et Explorations Fonctionnelles :
Secrétariat partagé avec une autre spécialité
Rez-de-chaussée Pôle Femme-Enfant

Constitution de l'équipe

1 Chef de Service référent Unité Neuro-Vasculaire
6 médecins neurologues :
2 médecins référents Unité Neuro-Vasculaire
1 médecin référent Neurologie Consultations Toxines / Mémoire
1 médecin référent Douleur
1 médecin référent Explorations Fonctionnelles du système nerveux
1 médecin référent Sommeil

1 cadre de santé

4,7 ETP secrétaires : 1 hospitalisation, 1 consultations externes, 1 consultation mémoire, 1 explorations fonctionnelles, et 0,7 douleur.

10 ETP IDE
15,2 ETP AS
2,5 ETP ASHQ
0,50 orthophoniste
0,70 kinésithérapeute
2 neuropsychologues
0,30 psychologue
0,30 assistante sociale
4 ETP IDE Explorations Fonctionnelles
1 ETP IDE Douleur
0,60 psychologue douleur
Conditions d'exercices et particularités du poste

Horaires de travail en journée : roulement sur 2 horaires différents
Localisation : 2 postes au 4ème étage (secrétariat partagé avec le service de Pneumologie Hospitalisation) du BMC et 3 postes au PFE (secrétariat partagé avec le service de Rhumatologie Consultation)
Polyvalence sur les 5 postes de travail du secrétariat
Postes de travail identifiés :
o 1 poste d'accueil 1 (accueil physique et téléphonique, gestion des mails)
o 1 poste d'accueil 2 (accueil téléphonique, frappe des courriers urgents, remplacement des postes en congés)
o 1 poste d'accueil 3 à 70% (préparation des consultations, archivage, gestion HDJ douleur)
o 1 poste gestion de l'hospitalisation (classement des dossiers, et frappe du courrier, archivage)
o 1 poste gestion des Explorations Fonctionnelles / Douleur (frappe, accueil téléphonique, gestion des rendez-vous, gestion mails douleurs).

Manutention des dossiers d'hospitalisation lors de l'archivage

Port de la blouse fermée obligatoire

Travail en équipe pluridisciplinaire

Travail avec des partenaires extérieurs : laboratoires et autres centres hospitaliers pour les prises de rendez-vous, sécurité sociale, taxi ambulance, médecins de ville et maisons de retraite

Bonne maitrise des règles grammaticales et orthographiques



Technologies utilisées

Matériel bureautique et informatique
Logiciels (EASILY, HEXTANT, ORBIS, MON SISRA, HPLANNER, TEMPO, QUALIOS, DIMO MAINT, GLPI, DICT'TRANSCRIPTEUR, WORD, EXCEL)


Missions principales

Accueil physique et téléphonique des patients en hospitalisation et consultation ainsi que des visiteurs:
o Informer et orienter les personnes
o Prendre les rendez-vous avec les médecins du service pour les consultations
o Dispatcher les appels téléphoniques au sein du service
o Organiser les rendez-vous pour les examens extérieurs des patients
o Gérer les rendez-vous en cas d'absence du médecin


Gestion des dossiers patients hospitalisés:

o Préparer, créer ou récupérer les dossiers de consultation et d'hospitalisation
o S'assurer de la codification des actes et des pathologies et alerter le médecin en cas de non conformité
o Frapper les courriers de sortie
o Compléter, classer puis archiver les dossiers
o Gestion des rendez-vous famille.
o Prise de rendez-vous pour les examens des patients


Secrétariat du service :
o Gérer les congés des médecins via CLEPSYDRE
o Temps médical
o Gestion du courrier externe/interne
o Scannage des documents patients
o Impression et diffusion des courriers
o

Missions spécifiques ou ponctuelles

Accueillir et former les stagiaires.
Participation aux réunions de service
Frappe des courriers urgents du service
Aide au pool de frappe quand possible
Réservations de salle
Passer les commandes de fournitures de bureau du service auprès du cadre de santé.
Fournir les dossiers des patients en cas d'enquêtes médicales.
Suivre les dossiers des patients ayant une pathologie particulière en vue d'étude.
Se former pour maintenir ses compétences

Activités complémentaires et/ou transversales

Lien avec le Répertoire des compétences.

CENTRE HOSPITALIER JACQUES LACARIN
Boulevard Deniere BP 2757
03207 VICHY

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