Agent expérimenté technico administratif Cellule Achats DFTT

Agent expérimenté technico administratif Cellule Achats DFTT

CDI

Le Centre Hospitalier de Libourne est un Etablissement Public de Santé (EPS) regroupant environ 3 000 agents ; il est en direction commune avec les Centres Hospitaliers de Blaye et Sainte Foy la Grande et l'EHPAD de Coutras ; il a regroupé ses achats au sein d'un groupement hospitalier de territoire regroupant 9 EPS de Gironde (GHT alliance 33) dont l'établissement support est le CHU de Bordeaux.

Dans ce cadre, le CH de Libourne recrute au 2 octobre 2024 un agent technico-administratif en CDI ou par mutation statutaire de la fonction publique hospitalière, spécialisés et expérimentés dans les procédures d'achat de travaux, de fournitures d'ateliers et de gestion des marchés d'énergies et de contrats de maintenance technique.

DEFINITION
Agents techniques et/ou administratifs, acheteurs et gestionnaires du service des achats des fonctions Techniques, Energies et Travaux
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
Responsable du service des achats
Direction des Fonctions Techniques et Travaux (DFTT)
Est susceptible d'être mis à disposition partiellement (10%) de l'établissement support de la GHT33, le CHU de Bordeaux
CONTEXTE :
La DFTT assure la conception, la prescription, le suivi des travaux de construction d'une part, la maintenance et l'exploitation des bâtiments et installations techniques d'autre part.
Les opérations de travaux sont de différentes natures (constructions neuves ou rénovation)
L'ensemble des missions doivent être réalisées dans des conditions rigoureuses en respectant les programmes, coûts et délais fixés.
Il rassemble pour assurer ces missions des ingénieurs et techniciens hospitaliers dont certains spécialisés dans les filières techniques essentielles, des acheteurs-comptables, des projeteurs dessinateurs ou des conducteurs de travaux
La Direction des Fonctions Techniques et Travaux regroupent les secteurs ou services suivants :
Le secteur Travaux, regroupant quatre conducteurs de Travaux, et un dessinateur
Le service Maintenance et Exploitation, regroupant les secteurs Bâtiment, Fluides et Electricité
Le service de Sécurité Accessibilité et le service Sureté
Le service des Achats, investissement, travaux, exploitation maintenances techniques, énergie des fonctions Techniques-Energies et Travaux

ACTIVITES PRINCIPALES DE LA CELLULE DES ACHATS TECHNIQUES- ENERGIES-TRAVAUX

La DFTT exerce les missions de Maîtrise d'ouvrage et/ou Maîtrise d'uvre des projets de construction ou de rénovation depuis la définition des besoins jusqu'à l'année de parfait achèvement
Dans ce cadre, le service des achats des Fonctions Techniques, Energies et Travaux est constituée de quatre agents technico-administratifs et a pour mission :
1- L'élaboration, les consultations et la gestion des marchés de la DFTT
2- La gestion des achats et des facturations de la DFTT
3- La gestion des dépenses d'énergies, d'eaux et de Télécoms, la gestion des contrats de maintenance technique
4- Le suivi des instructions réglementaires, permis et autorisations, associés aux missions de la DFTT
5- La coordination des achats avec les acteurs de la GHT Alliance33 et de la Direction commune Nord Gironde
6- Le suivi administratif de la DFTT
Elle accompagne la Directrice des Fonctions Techniques et Travaux et les responsables de secteur ou service sur le suivi et le respect des comptes budgétaires d'investissements et d'exploitation (Classes 2 et 6). Elle assure une veille technique et réglementaire dans ses domaines et apporte conseil et formation à l'ensemble des acteurs de l'établissement selon leurs besoins.

- 1 - Elaboration, consultation et gestion des marchés
o Supervise ou élabore la rédaction des pièces administratives écrites des marchés des services des fournitures, des prestations intellectuelles et des Travaux associées aux projets (AE, CCAP, RC) en s'appuyant sur la plateforme MARCO
o Anime les procédures de consultations jusqu'à la signature des marchés, avenants et ordres de service (publicité, ouverture des plis, rapports d'analyse des candidatures et des offres, négociations si besoin, commission locale des marchés et avenants, Réponse aux candidats ou offres non retenues, notification et ordre de service des marchés)
o Gère les agréments de sous-traitance et la cotraitance des groupements d'entreprises
o Elabore les procès-verbaux de réception de travaux et de levée des réserves
o Etablit les décomptes finaux, DGD et soldes de tout compte des marchés

- 2 - Achats et Facturations : principales missions de l'agent recruté
o Gère la plateforme d'achat dématérialisé (AWS) dans ses domaines
o Elabore les commandes d'achat hors marchés, sur accord cadre ou marchés à bons de commande.
o Crée les commandes d'achat sur le logiciel CPAGE et tient à jour le tableau des commandes d'achat en cours
o Réceptionne les factures et situations de paiements et contrôle :
le respect des délais des paiements
les avances forfaitaires et leur remboursement
les retenues de garantie, les cautions et les garanties à première demande
les révisions et actualisations des paiements
le paiement direct des sous-traitants
la gestion des TVA
o Dans le cadre de la dématérialisation des pièces comptables :
Supervise le contrôle du service fait sur les factures auprès des chargés d'affaire des différents secteurs de la DFTT
Liquide, enregistre les mandatements des factures
o Accompagne sa Direction dans la gestion des provisions, des immobilisations et des amortissements dans ses domaines en coordination avec la DAF et le CAC.
o Suit hebdomadairement les facturations sur le logiciel CHORUS (TP)
o Suit et gère les clôtures d'exercice comptable en coordination avec la DAF (Classe 2 et 6) ainsi que les charges rattachées
o Archive, numérise et tient à jour les bons de commande
o Participe à la préparation et au suivi des réunions budgétaires avec la DAF (classe 2 et classe 6)

- 3 Energies, Eaux et Télécoms Maintenance techniques
o Suit périodiquement les évolutions des consommations, des tarifications et des dépenses d'énergies et eaux en coordination avec les managers d'énergie dans le cadre des objectifs définis par la loi ELAN et le décret tertiaire associé
o Gère les commandes et facturation des concessionnaires (fournisseurs et transporteurs d'énergies, eaux et télécoms) et des entreprises de maintenance
o Gère les créations et renouvellement des marchés de fournitures d'énergies, eaux et Télécoms et les marchés de maintenance technique
o Se coordonne avec la cellule experte Energies de l'UNIHA et avec les acteurs de la GHT33

- 4 - Suivi des instructions réglementaires
o Accompagne l'élaboration et l'instruction des dossiers réglementaires associés à ces projets (permis d'urbanisme, instruction ICPE, etc.). Dépose et archive les récépissés de dépôt d'instruction
o Réalise les déclarations de d'ouverture et de fin de chantiers (DROC, DACT) auprès des services d'urbanisme (Mairie et préfecture) et de la DGFIP
o Réalise les déclarations préalables auprès de l'inspection du travail (DIRRECT) et des organismes conseil (CARSAT, OPPBTP)
o Archive et numérise les dossiers d'instruction et d'autorisations (PC, AT, PA, PD, dossier de déclaration, d'enregistrement ou d'autorisation ICPE)

- 5 Coordination avec la GHT33 et les établissements de la direction commune Nord Gironde
o Participe et/ou anime les réunions périodiques de la filière Bâti des achats de la GHT 33.
o Accompagne les établissements de la direction commune dans le recensement des besoins et des procédures d'achat, peut les représenter auprès du CHU de Bordeaux
o Accompagne les pilotes de la filière
o Participe et contribue aux respects des procédures d'achat de la filière (fiche opération, fiche contrat, délégation de signature et mise à disposition)

- 6 Tâches administratives
o Réceptionne, date et distribue le courrier en arrivée, envoie le courrier en départ en particulier le courrier en RAR
o Accompagne les rapports d'évaluations et les demandes annuelles de formation individuels des agents de la DFTT supervisés par les responsables de secteur.
o Accompagne les commandes defourniture de bureau ainsi que la maintenance du photocopieur

CADRE REGLEMENTAIRE :
Code de la commande publique
Loi ELAN et décret tertiaire
Loi MOP
CCAG Travaux, FCS et PI
Réglementation de sécurité incendie dans les ERP
Code de l'urbanisme et Code de l'environnement
Code du travail, Loi Handicap
Règlement intérieur de la GHT Alliance 33
Dématérialisation des pièces comptables
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
Direction des Services Economiques et Logistique,
Direction des Services informatiques
Direction des Affaires Financières, Commissaire aux comptes
SDIS et CDSA, DDTM, DREAL, Mairie
CECOMA et filière bâti de la GHT Alliance 33
Trésor Public.
Expérience confirmée dans les achats publics associés aux services techniques et travaux
Expérience confirmée dans la gestion comptable publique, en milieu hospitalier de préférence
Rompu aux méthodes de gestion rigoureuse assurant respect des coûts et des délais
Pratique des outils informatiques (CPAGE, AWS, MARCO, CHORUS, )
FORMATION INITIALE SOUHAITEE
Bac+2 en comptabilité et/ou achat public avec spécialisation en marché public de travaux
QUALITES REQUISES
Sens de l'initiative et autonomie, Sens de l'organisation, Rigueur et Méthodologie
Accueil et Convivialité, Travail en équipe, Innovation, Création et Disponibilité
Informe et rend compte périodiquement, Forme et se forme
CORRESPONDANCES STATUTAIRES A DISCUTER ENSEMBLE
Adjoints administratifs ou Technicien supérieur hospitalier

CENTRE HOSPITALIER Robert Boulin
112, rue de la MARNE BP 199
33505 Libourne

Voir la fiche de l’établissement