Adjoint(e) Administratif EHPAD - H/F

Adjoint(e) Administratif EHPAD - H/F

CDI

Descriptif du poste :

Poste Proposé : 
Adjoint(e) Administratif EHPAD
Centre Hospitalier de Chalon-sur-Saône


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MISSIONS
Assurer des fonctions administratives (accueil et facturation des frais de séjours) et de secrétariat médical sur l'EHPAD / USLD
Participer au fonctionnement global du service administratif de l'EHPAD / USLD


ACTIVITES PRINCIPALES :
/! La liste des missions ci-dessous n'est pas exhaustive.


ACCUEIL :
Accueil, renseignements du public physique et téléphonique avec réorientation vers les services ou les professionnels concernés
Gestion du courrier interne, externe et des boîtes mails de chaque site (réception, tri, diffusion, organisation des bannettes)
Diffusion des informations aux familles (ex : courriers, mailings)
Réservation des salles et des véhicules
Gestion de divers stocks (ex : fournitures de bureau, informatiques)
Suivi et mise à jour de l'affichage :
Informations destinées aux familles et aux visiteurs
Gestion des plaques de portes / bureaux
Affichage des notes de service dans les unités de soins (salles de transmissions)
Affichage des menus
Plannings médicaux et d'astreintes
Saisie, mise à jour et sauvegarde de données d'informations (ex : annuaire interne, tableaux de coordonnées des familles)
Réalisation et mise en forme de certains documents administratifs non spécifiques (ex : courriers, prise de notes, comptes-rendus, attestation de résidence)


GESTION ADMINISTRATIVE DU RESIDENT :
Gestion des mouvements sous CPagei (admissions, sorties, mutations)
Réalisation des admissions et préadmissions sous Cpagei
Préparation des documents d'admission (remise du livret d'accueil, etc.)
Entretiens avec les familles
Edition des bulletins de situation sous CPagei
Gestion des sorties décès
Préparation des demandes d'aide sociale et suivi
Facturation pour les payants et pour l'aide sociale d'hébergement
Lien avec le service social, les partenaires externes (Conseil Départemental, Trésorerie, CAF)
Gestion des outils de suivi de l'activité (entrées/sorties)
Classement de documents


SECRETARIAT MEDICAL (en cas d'indisponibilité de l'adjoint administratif en charge du secrétariat médical) :
Réalisation, après accord du médecin, des bons de transports pour certains RDV médicaux programmés au bénéfice des usagers de l'EHPAD / USLD
Sur demande du médecin, prise de RDV pour les usagers de l'EHPAD / USLD avec commande du transport et mise à jour de l'agenda, pour les différentes unités, dans le logiciel métier « Easily »
Gestion des RDV des familles avec les médecins
Affichage des plannings médicaux hebdomadaires et des plannings d'astreinte dans les unités d'hébergement et à l'administration

Profil recherché :

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES :


SAVOIR FAIRE
Capacité d'organisation et de rigueur
Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
 
SAVOIR ETRE
Curiosité professionnelle
Esprit d'équipe et aptitudes relationnelles
Autonomie dans l'organisation
Capacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents
Capacité d'analyse et de discernement
Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité
Sens du service public hospitalier


COMPETENCES TECHNIQUES LIEES AU POSTE
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)
Connaissances d'applications métiers : CPAGE, ViaTrajectoire (liste non exhaustive)
Connaissances de la règlementation en comptabilité publique (ex : M21) et Code de la sécurité sociale


PROFIL
Diplômes : BAC professionnel comptabilité ou Licence administration économique et sociale
Expériences similaires souhaitées en EHPAD ou en établissement public de santé.
 
RELATIONS LES PLUS FREQUENTES :
Directions et services de l'établissement
Trésorerie
Résidents, familles, mandataires judiciaires
Conseil Départemental, caisses de retraite, CAF


CONDITIONS D'EXERCICE :
Poste à temps plein
Résidence administrative fixée sur les 2 sites de l'EHPAD (sites « Bois de Menuse » 0 Chalon-sur-Saône et site « Terres de Diane » à Saint-Rémy), pas de frais de déplacements pris en charge
Alternance entre le poste d'accueil et un bureau partagé
Travail sur écran
Horaires : du lundi au vendredi, poste en 7h30 à réaliser entre 9h00 et 17h00
Temps de déjeuner : 30 mn ; possibilité d'apporter un repas et de le chauffer
Congés pris en concertation avec les autres agents de l'équipe administrative afin d'assurer la permanence du service


DATE LIMITE DES CANDIDATURES : 27 SEPTEMBRE 2024 INCLUS

Centre hospitalier
4 Rue Capitaine Drillien CS 80120
71321 CHALON-SUR-SAONE

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