ASSISTANTE Médico-Administrative-Secrétaire Médicale h/f

ASSISTANTE Médico-Administrative-Secrétaire Médicale h/f

CDD

PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT

L'établissement dessert 34 communes du département de la Seine-Saint-Denis. Son offre de soins est organisée selon un découpage territorial par secteur. Sur chaque secteur existe au moins une structure de consultations (centre médico-psychologique) et une structure alternative à l'hospitalisation temps complet qui peut-être un centre d'accueil thérapeutique à temps partiel et/ou un hôpital de jour. Pour la prise en charge des urgences, les patients sont orientés vers des centres d'accueil et de crise ou bien les services d'urgence des hôpitaux généraux. Pour les hospitalisations temps complet, l'établissement dispose de 4 sites. Enfin quelques secteurs proposent sur leurs territoires d'autres modes de prises en charge comme des appartements thérapeutiques, un centre de cure ambulatoire, des hospitalisations à domicile. L'établissement gère également une maison d'accueil spécialisée (M.A.S.) « le Mas de Lisle », structure médico-sociale pour adultes handicapés et deux écoles : un institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et une école de cadres de santé (IFCS).
PRESENTATION DU PÔLE OU DIRECTION
- Présentation du secteur 93G12
Le Pôle 93G12 dessert une population de 76 000 habitants environ, ressortissants des Communes de Bagnolet, Les Lilas et Le Pré Saint Gervais. Il correspond au 12ème Secteur de psychiatrie générale adulte de l'Hôpital de Ville Evrard en Seine-Saint-Denis.
Il dispose de : 1 U.H.T.P « Morvan » de 24 lits + 2 C.S.I, 1 U.H.T.P intersectorielle « Alizé » de 10 lits adultes pour patients résistants dépendants institutionnellement, 1 Hôpital de Jour, 1 CMP, 1 CATTP, 1 AFT (2 places), 2 Appartements Associatifs (4 places) et 1 Association « Les 3 Communes ».
Position dans la structure :

Autorité hiérarchique :

- Madame G. ZANTMANT, Directrice des Ressources Humaines

- Docteur S. RENER, Cheffe de Pôle


Autorité fonctionnelle :

- Docteur C. CELIS-GONZALEZ
Responsable Médicale du CMP

- Docteur N. ROUX
Responsable Médicale du CATTP

Liaisons fonctionnelles :

Interne au Pôle :

Médecins, Cadres de santé, infirmières, et équipe pluridisciplinaire pour échange d'informations pour organisation de la prise en charge du patient

Externe au Pôle :

DQRJU, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et généraux

Externe à l'établissement :

Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-A.R.S, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, Mairies, Commissariats, etc
Intitulé du poste :

Assistante Médico-Administrative
Structure : CMP et CATTP de BAGNOLET 59/61 Rue Victor Hugo 93170 Bagnolet (Service du Docteur S. RENER)

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Description synthétique du poste :

Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel

Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE

Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion)

Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver

Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO Vigilance

Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

Planifier et gérer les rendez-vous des patients

Transmissions et partages des informations inter-équipes

Gérer et planifier l'agenda électronique

Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus

Assurer le secrétariat du CMP (80 %) et du CATTP (20%)

Assurer le secrétariat de l'Association « Les 3 Communes »

Gérer la commande papeterie avec les Cadres du CMP et CATTP
Missions générales :

Accueillir et renseigner les patients. Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser

Missions principales :

Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)
Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés
Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)
Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux

Missions générales :

Accueillir et renseigner les patients. Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser

Missions principales :

Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)
Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés
Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)
Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux




Missions spécifiques :

Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs

Connaissances :

Savoir-faire requis :

Prendre des notes et les retranscrire
Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches.
Dynamisme
Esprit d'initiative
Esprit d'équipe et adaptabilité
Sens des responsabilités
Maîtrise de soi
Esprit d'ouverture et d'équité

Savoir être :

Discrétion professionnelle
Qualités relationnelles
Capacité de travailler en équipe

Connaissances requises :

Outils bureautiques (Cortexte, Word, Exel, Intranet/Internet)
Techniques de communication / accueil physique et téléphonique
Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier
Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement
Vocabulaire médical

Qualifications : Diplôme A.M.A Secrétariat médical

Particularité du poste :

Communiquer et échanger les informations avec ses collègues Secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence.
Une secrétaire toujours présente dans la structure extrahospitalière.

Horaires de travail :

38 heures hebdomadaires
80 % au CMP et 20 % au CATTP

Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard
202, avenue Jean Jaures
93332 Neuilly-sur-Marne

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