COORDONNATEUR ou COORDONNATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX

COORDONNATEUR ou COORDONNATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX

Détachement; Mutation

1. LIAISONS HIERARCHIQUES

Le Coordonnateur des secrétariats médicaux est sous l'autorité hiérarchique de la DRH.
Il est le responsable hiérarchique des référents bâtiments et de l'ensemble des secrétaires médicales.


2. LIAISONS FONCTIONNELLES

2.1 Internes au C.H.U

La CME
La direction des soins
Les Direction Fonctionnelles
Le Bureau des entrées
Le DIM
Le Service des archives
La DQRU

2.2 Externes au C.H.U

Toutes les structures et tous les professionnels concourant à la prise en charge sanitaire médico-sociale du patient
Les patients et futurs patients
Les sociétés de transport (VSL, taxis conventionnés)
Les familles d'accueil, aidants, associations
Les autres partenaires de santé (pharmacie, laboratoires, H.A.D, soins infirmiers à domiciles etc)
La Caisse Générale de Sécurité Sociale


3. MISSIONS

Assurer le pilotage stratégique l'activité des secrétariats médicaux
Garantir la fluidité de l'articulation entre les secrétariats médicaux et les médecins, les patients, les services de l'établissement ainsi que les partenaires extérieurs du CHU
Optimiser les organisations, veiller au respect des procédure et à l'homogénéité des pratiques
Être moteur dans le déploiement d'outils de travail innovants et contribuant à la qualité
Animer l'équipe de secrétaires médicales référentes de chaque bâtiment

2. ACTIVITES
2.1 Coordination de l'équipe :
Manager les secrétaires médicales référentes de chaque bâtiment, assurer une répartition équitable de leurs tâches, apporter un soutien méthodologique
Evaluer régulièrement et accompagner la montée en compétences managériales des référents de chaque bâtiment
Piloter les référents de chaque bâtiment pour le recueil des besoins de formation des secrétaires médicales et veiller à la bonne mise en uvre du plan de formation qui en découle en lien avec l'IFC
Intervenir en second recours en cas de conflits ou dysfonctionnement au sein des équipes
2.2 Organisation des services de secrétariats :
Optimiser les processus administratifs et les organisations des secrétariats médicaux dans un objectif d'amélioration de l'efficacité et de la qualité du service rendu
Piloter la politique de gestion des plannings et des absences
Appuyer la politique institutionnelle de numérisation des dossiers patients
2.3 Relations interservices :
Veiller à la bonne communication entre les secrétariats médicaux et les différents services de l'hôpital et intervenir en cas de difficulté
Travailler en étroite collaboration avec la CME et la direction des soins pour la mise en place d'organisations fluides dans les services de soins
Représenter le service des secrétariats médicaux auprès de la direction et dans le cadre des réunions institutionnelles
2.4 Amélioration continue et gestion des projets :
Proposer des actions d'amélioration continue pour optimiser la qualité du service rendu auprès des usagers et dans la gestion des dossiers patients notamment
Piloter et suivre des projets transversaux au sein du service, notamment concernant la mise en place de nouveaux outils
Veiller à l'adaptation des secrétariats aux évolutions réglementaires et aux innovations technologiques.
Déployer une politique de gestion des données personnelles contribuant à un meilleur respect de la confidentialité des données médicales
5. Gestion RH et budgétaire :
Piloter la gestion budgétaire du service des secrétariats médicaux (suivi des dépenses, gestion des ressources matérielles).
Piloter la gestion des ressources humaines du service (dont entretiens de recrutement)

5. EXIGENCES DU POSTE

5.1 Formation et expériences requises

Baccalauréat complété par une certification dans le domaine du secrétariat médical
Au moins 10 ans d'expérience à un ou plusieurs postes de secrétaire médicale

5.2 Conditions de recrutement

Agents de la filière administrative répondant aux exigences de la fiche de poste

5.3 Compétences
Compétences managériales :
Expérience avérée en management d'équipe et gestion de projet
Leadership et capacité à fédérer une équipe autour de projets communs.
Excellentes compétences en communication interpersonnelle.
Compétences techniques :
Connaissance approfondie des missions des secrétaires médicaux et des services hospitaliers.
Maîtrise des logiciels de gestion de dossiers patients (DPI).
Connaissance des réglementations liées à la confidentialité des données médicales.
Compétences organisationnelles :
Ingénierie organisationnelle et capacité de priorisation.
Capacité à anticiper et à gérer les imprévus.
Rigueur dans la gestion des dossiers et des processus administratifs.

6. CONDITIONS DE TRAVAIL

6.1 Environnement de travail

Ensemble du CHU, interventions multi sites possibles
Poste à responsabilité et forte autonomie

6.2 Risques professionnels

Troubles musculo-squelettiques liés à la position assise
Fatigue visuelle liée au travail sur écran

6.3 Horaires

Forfait cadre

6.4 Matériel à disposition

Outils bureautiques

6.5 Autres

Port du badge et de la blouse obligatoire

Centre Hospitalier Universitaire de la Guadeloupe
Route de Chauvel
97159 Pointe-à-Pitre

Voir la fiche de l’établissement