Secrétaire médicale CMPEA et CMPA La Ferté Macé

Secrétaire médicale CMPEA et CMPA La Ferté Macé

CDD; Mutation

Etablissement public de prise en charge psychiatrique dans le département de l'Orne, le Centre Psychothérapique de l'Orne - CPO - met à la disposition de la population de son territoire une palette de services et d'accompagnements diversifiée, des structures de soins adaptées et une équipe pluridisciplinaire qualifiée, au plus près du lieu de vie et de l'environnement du patient. L'objectif est d'assurer le meilleur suivi possible de la population en matière de santé mentale et permettre à chacun de retrouver un état de bien-être. Le réseau hospitalier du CPO compte pour ce faire une organisation en Pôles de Psychiatrie Adultes et un Pôle de Psychiatrie Infanto/Juvénile appuyés par un Pôle transversal. Ces pôles de psychiatrie couvrent, pour les enfants et ados l'ensemble du département de l'Orne ; et pour les adultes le département de l'Orne excepté le secteur de Flers. Le maillage territorial des sites d'accueil et/ou de consultation externe permet un suivi au plus proche dans cette dynamique « d'aller vers » qui anime l'établissement.
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La/Le secrétaire médicale accueille, renseigne les personnes ainsi que les familles ou les représentants légaux. Elle/Il planifie les activités (agendas des consultations, admissions, rendez-vous ). Elle/Il gère, saisit et classe les informations relatives au dossier informatisé. Elle/Il traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives de la personne.
Ses missions sont au cur de l'activité quotidienne du service. Son rôle se situe à l'interface des personnes et de leur famille, des professionnels de santé et des partenaires en amont et en aval du soin. Elle/Il travaille en étroite collaboration avec les médecins et l'ensemble des membres de l'équipe.
La/Le secrétaire médicale en ambulatoire est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du
Directeur, et par délégation sous la responsabilité hiérarchique directe de l'encadrement
supérieur et de proximité.
La/Le secrétaire médicale en ambulatoire est amené(e) à collaborer avec l'ensemble des professionnels et acteurs de l'équipe pluriprofessionnelle (médecins, cadres, soignants, sociaux éducatifs, administratifs, techniques, logistiques ). Elle/Il est amené(e) à travailler en lien avec des partenaires externes, les familles. Elle/Il peut également être amené(e) à travailler avec des bénévoles et des associations d'usagers.

Horaires fixes selon planning et roulement, conformément à la règlementation et à
l'organisation du service de rattachement.

Le Centre Psychothérapique de l'Orne (C.P.O.) étant un établissement répondant à
l'obligation de continuité de service, la/le secrétaire médicale en ambulatoire participe
obligatoirement à la continuité de service en assurant le relais auprès de ses collègues.

MISSIONS
ACCUEIL
Accueil physique et téléphonique du public (patients, familles, professionnels du
réseau) : réception, traitement, orientation
Recueil documents administratifs patient,
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre
de l'identitovigilance.
Renseignement et orientation des patients et familles dans leurs démarches et
suivi de leur dossier administratif, orientation vers la bonne structure et le bon
professionnel.
Réponse téléphonique aux appels entrants internes et externes (prise de RDV
par téléphone et autres demandes).
Accueil et gestion des demandes diverses des médecins et personnels du service.
Prises et gestion des RDV.
Gestion des agendas des professionnels de santé et de leurs rendez-vous.
GESTION DU DOSSIER PATIENT
Création de dossiers, récupération de dossier, rangement et recherche de
dossiers, classement de documents à l'intérieur du dossier.
Renseignements administratifs du dossier patient (personne à prévenir,
personne de confiance, médecin traitant)
Mise à jour et tenue du dossier administratif patient au regard des bonnes
pratiques de tenue du dossier.
Numérisation de documents dans le dossier patient informatisé (courrier
médecin traitant, certificats).
Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux.
BUREAUTIQUE
Gestion et traitement des données/informations (recherche, recueil, analyse,
priorisation, diffusion, classement, suivi).
Recensement/enregistrement des données/des informations.
Traitement des courriers (réception, prises de note, frappe et envoi).
Organisation, participation et retranscription des réunions pluriprofessionnelle
: prise de notes, frappe et mise en forme des documents :
convocations, prise de notes.
Saisie, mise à jour et /ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux.
Reproduction de documents (photocopies, mise en forme de dossiers).
Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports.
AUTRES ACTIVITES
Réservation de salle et occupation des bureaux polyvalents.
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine
(enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
Contrôle de la cohérence des données/informations dans son domaine
d'activité.
Organisation et réservation des transports au choix des patients.
Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations.
Participation à la gestion des commandes de consommables, gestion des
fournitures du service et matériels de bureau.
Dépannage de premier niveau des matériels de bureau.
Mise en oeuvre de procédures, protocoles...
Participation et mise en oeuvre de la démarche qualité et sécurité des soins.
Engagement dans des formations pour renforcer ses compétences.
Participation à des groupes de travail au niveau institutionnel ou des instances
(Qualité, CDU, Comité d'éthique, COGRV, Projet d'établissement, Comité
consultatif de pôle).
Encadrement et tutorat des étudiants en secrétariat.

Gestion des consultations (prise, report, annulation de RDV).
Gestion et organisation des bureaux de consultations en lien avec le cadre de la
structure.
En centre médico psychologique /CATTP Adultes
Suivi des certificats médicaux, en lien avec le bureau des Entrées pour les
structures adultes : Gestion des programmes de soins, préparation des
certificats, rédaction des certificats en coordination avec le médecin, envoi au
bureau des entrées.
Remplacement en intra au Pôle EST.
En centre médico psychologique /CATTP Enfants et Adolescents
Transmissions des IP/Signalements suivant procédure du PIJ.
Recueil documents administratifs patient, notamment le recueil des
autorisations parentales.
Assure la permanence des secrétariats pendant les congés des autres secrétaires
du territoire.

QUALITES PROFESSIONNELLES
Sens des responsabilités.
Conscience de son positionnement professionnel.
Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue).
Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture
d'esprit, curiosité intellectuelle, respect, honnêteté.
Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion.
Dynamisme et sens du travail en équipe.
Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre
sécurisé de compétences et à en rendre compte.
Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de
discrétion et du secret professionnel.
Organisation, méthode et rigueur.
Appétence au travail relationnel et au travail en psychiatrie.
Avoir un esprit d'analyse, de synthèse.
Aptitude à travailler de façon autonome, en équipe et avec les partenaires
extérieurs avec responsabilité, disponibilité et adaptabilité.

Diplôme en secrétariat médical souhaité ou expérience en milieu hospitalier
Connaissance du droit des patients et identitovigilance

Centre Psychothérapique de l'Orne
31 rue Anne Marie Javouhey B.P 358
61014 Alençon

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