Assistant(e) MEDICO-administratif H/F Assistant(e) MEDICO-administratif H/F

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CDD

PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT

L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé).

PRÉSENTATION

LE POLE PEA 93I05 :
Le pôle de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent 93I05 recouvre le 5ème secteur PEA de la Seine-Saint-Denis qui dessert la population 0-18 ans des 13 communes du Sud-Est du 93 (Bondy, Clichy-sous-Bois, Coubron, Gagny, Gournay-sur-Marne, Le Raincy, Les Pavillons sous-bois, Montfermeil, Neuilly-Plaisance, Neuilly-sur-Marne, Noisy-le-Grand, Rosny-sous-Bois, Villemomble) soit près de 110 000 enfants.
Organisé en 4 services et 22 Dispositifs de soins :
Service Médico-Psychologique Enfants Nord 93I05 : 4 centres médico-psychologiques (CMP) et 3 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Bondy, Montfermeil, Rosny-sous-Bois, et Villemomble.
Service Médico-Psychologique Enfants Sud 93I05 : 2 centres médico-psychologiques (CMP) et 2 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Neuilly-Plaisance et de Noisy-le-Grand.
Service des Troubles du Développement 93I05 : L'hôpital de jour les Hirondelles, pour les troubles du spectre de l'autisme (Neuilly-sur-Marne) et L'UNIDEP : Centre Diagnostique Départemental des Troubles du Spectre de l'Autisme (Bondy) ;
Service Parcours Adolescents et Liaison 93I05 : 2 unités de pédopsychiatrie de liaison, au sein des CHI Le Raincy-Montfermeil et CHU Jean Verdier (AP-HP). L'UFITAA, unité inter-hospitalière départementale pour la prise en charge des TCA avec le service de Jean Verdier (Bondy). L'Unité d'Accueil Crise Adolescents au sein de Jean Verdier (Bondy). Le CMP/ CATTP Adolescents de Bondy.
L'UMPPB, unité de psychiatrie périnatale intervenant au CHI Le Raincy-Montfermeil.
Le Centre Salvador, Centre départemental d'Appui et de Ressource aux familles concernées par la pédopsychiatrie (Bondy).
L'EMICSS, équipe mobile d'intervention en milieu scolaire (Neuilly-sur-Marne).

Assistante du chef de pôle :
- Hadamou SIDIBE 06 71 49 25 55- [email protected]
- Médecin chef du pôle: Dr Noël POMMEPUY

IDENTIFICATION DU POSTE

POSITION DANS LA STRUCTURE

- Au niveau institutionnel :
Directeur de l'EPS Ville Evrard
Direction des Ressources Humaines

- Autorité fonctionnelle :
Chef de pôle
Les praticiens hospitaliers RUF
Cadre supérieur de pôle
Cadre de santé

- Interne au pôle :
Equipe pluri-professionnelle des différentes UF du pôle

- Externe au pôle :
DRH, Formation professionnelle, Médecine du travail,
pôles support

- Externe à l'établissement :
écoles, partenaires médico-sociaux, familles, partenaires extérieures

EVOLUTION PROFESSIONNELLE
Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer en fonction des missions et des besoins du service.


DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE


ETP 100%
- 38h/semaine
- du lundi au mercredi de 9h à 17h.
- du jeudi au vendredi de 9h à 16h.
- repos hebdomadaire : samedi et dimanche.
- Congés annuels et RTT pris obligatoirement pendant les congés scolaires de la zone C en fonction des nécessités de service.
- Participation aux permanences secrétaires du service en jours et horaires ouvrés.
CDD d'un an avec perspectives de CDI.
Lieu : Hôpital de Jour "Les Hirondelles"

MISSIONS et COMPETENCES REQUISES

Missions générales au sein de l'HDJ :
Missions principales partagées par les trois secrétaires :

Accueil téléphonique et physique de l'ensemble des familles, transporteurs,
livraisons et visiteurs
o Gestion des commandes interprètes ISM et des RDV
o Organisation de la permanence du portier de l'HDJ
o Transmission des informations aux agents de l'HDJ
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
o Archivage des dossiers médicaux (papier à scanner et informatique)
o Participation à la formation des stagiaires AMA
o Accueil des nouveaux professionnels
o Gestion des courriers pour les CMP + fiches de paie par agent
o Participation aux réunions institutionnelles (RI, Kermesse)

- Missions spécifiques :
o Gestion de l'UEE Ecole Les Fleurs (ambulances, courrier, saisie Cortexte)
o Aide au PECS
o Participation à la commission de formation du pôle I05.

Missions au sein de l'unité « USI bleue » :
o Accueil téléphonique et physique des familles
o Traitement des courriers, des dossiers, des documents médicaux et des
réunions d'équipe (enregistrement, tri, diffusion) de l'unité
o Saisie et mise en forme de documents, rapports, synthèse d'équipe, PPS,
comptes-rendus, courriers des médecins et équipes de l'unité dans le logiciel
CORTEXTE +/- compléments PDF
o Planification des rendez-vous des familles, gestion des agendas des médecins de l'unité.
o Participation aux synthèses cliniques de l'unité, aux réunions
médecin/cadres de l'unité
o Suivi de l'activité et soutien à la saisie (Cortexte)
o Diffusion de l'information au sein de l'équipe (changements EF et
synthèses)
o Gestion des prescriptions médicales de transports des enfants et vérification des relevés.
o Organisation des transports des patients en coordination avec le cadre de
santé de l'unité
o Gestion des documents administratifs lors de l'admission : création du séjour Cortexte ; vérification des documents administratifs (CNI, attestation de sécurité sociale) ; courrier d'admission.
o Faire le lien avec l'équipe pluri-professionnelle, le cadre et le médecin de
l'unité
o Assurer la traçabilité et la conservation des données : Numériser, classer,
archiver.
o Gestion du Sharepoint de l'unité
o Travail en collaboration avec le cadre de santé de l'unité
o Admission des enfants : recueil des documents administratifs et médicaux
prévus dans la procédure et participation à l'organisation du protocole
d'intégration des enfants et des familles en lien avec le cadre de l'unité
o Saisie des admissions, actes et RDV dans le logiciel CORTEXTE.

Missions au sein des groupes soins de suite :
o Accueil téléphonique et physique des familles.
o Traitement des courriers, des dossiers, des documents médicaux et des
réunions d'équipe (enregistrement, tri, diffusion) de l'unité.
o Saisie et mise en forme de documents, rapports, PPS, comptes-rendus,
courriers des médecins et équipes de l'unité dans le logiciel CORTEXTE +/-
compléments PDF.
o Planification des rendez-vous des familles, gestion des agendas des médecins de l'unité.
o Participation aux réunions des groupes
o Suivi de l'activité et soutien à la saisie (Cortexte)
o Diffusion de l'information au sein de l'équipe (changements EF)
o Gestion des prescriptions médicales de transports des enfants et vérification des relevés.
o Organisation des transports des patients en coordination avec le cadre de
santé de l'unité.
o Gestion des documents administratifs lors de l'admission : création du séjour Cortexte ; vérification des documents administratifs (CNI, attestation de sécurité sociale) ; courrier d'admission.
o Faire le lien avec l'équipe pluri-professionnelle, le cadre et le médecin de
l'unité.
o Assurer la traçabilité et la conservation des données : Numériser, classer,
archiver.
o Travail en collaboration ave le cadre de santé de l'unité.
o Admission des enfants : recueil des documents administratifs et médicaux
prévus dans la procédure et participation à l'organisation du protocole
d'intégration des enfants et des familles en lien avec le cadre de l'unité.
o Saisie des admissions, actes et RDV dans le logiciel CORTEXTE

Missions générales au sein du pôle :
o Réalisation de permanences téléphoniques avec les autres AMA du pôle
pendant les vacances scolaires.
o Participer aux remplacements d'AMA au sein du pôle.
o Participation au collège des AMA du pôle.
o Participation au séminaire du pôle.

Qualifications :
Diplômes : Baccalauréat ST2S ou Science médico-social Concours AMA.
Connaissances approfondies :
o Maitrise des outils bureautique (Word Excel Powerpoint Outlook) et de
communication (internet/intranet/Sharepoint)
o Maitrise des logiciels métiers (Cortexte)
Connaissances détaillées :
o Connaissance de l'établissement Ville-Evrard
o Expertise secrétariat médical

Savoirs faire :
o Vocabulaire Médical.
o Connaissance de la structure et de son fonctionnement.
o Recevoir et transmettre les informations.
o S'adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication.
o Communiquer en respectant la confidentialité.
o Qualité rédactionnelle.

Savoir être :
o Travail en coordination et liaison avec les différents membres de l'équipe
institutionnelle
o Savoir organiser son travail et gérer les priorités
o Capacité d'analyse et réactivité
o Dynamisme ; Rigueur
o S'impliquer dans le travail en réseau
o Capacité d'adaptation à des situations et personnes en difficultés
o Aptitude d'écoute
o Ponctualité

LES CONTACTS :

- Chef de Pôle : Noël POMMEPUY.
Mail : [email protected]
- FF Cadre supérieure de pôle : Hadamou SIDIBE
Mail : [email protected] / Tel :01 43 09 32 40
- Médecin Responsable du CMP / CATTP : Anne MENVIELLE.
Mail : [email protected]

- Médecin responsable de l'unité USI bleue
Carole TAN : [email protected]

- Médecin responsable du groupe Soins de suite Ecole :
Hélène DROULIN : [email protected]

- Médecin responsable du groupe Soins de suite Autonomie
Pierre LECARPENTIER : [email protected]

- Médecin responsable du groupe Soins de suite Sensoriel
Carole TAN : [email protected]
- Secrétaire de pôle
Jessie TRIOCHE : j.trioche @epsve.fr
01 43 09 32 37
- Direction des ressources humaines secrétariat :
[email protected]
01 43 09 32 61-33 53

Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard
202, avenue Jean Jaures
93332 Neuilly-sur-Marne

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