ADJOINT ADMINISTRATIF CONSULTATION OBSTETRIQUE 60% / STAFF MEDICO PSYCHO SOCIAL 40%-Hôpital Femme Mère Enfant-Groupement Hospitalier Est

ADJOINT ADMINISTRATIF CONSULTATION OBSTETRIQUE 60% / STAFF MEDICO PSYCHO SOCIAL 40%-Hôpital Femme Mère Enfant-Groupement Hospitalier Est

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et assure des prises en charge spécialisées et de recours. Il abrite notamment 56 centres de référence et de compétence dédiés aux maladies rares, un centre d'investigation clinique, une maternité de niveau III, un centre de radiothérapie, des plateaux techniques de pointe, et un service d'accueil des urgences pédiatriques.

LE POSTE :
Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Héma
Le service de consultation d'obstétrique comprend :
- Une maternité de type 3 qui prend en charge les grossesses de déroulement normal et les grossesses pathologiques, les grossesses gémellaires, ainsi que celles marquées par un petit poids ftal. La maternité dispose d'une unité de consultation avec un centre spécialisé dans le suivi des grossesses gémellaires et un centre de diagnostic prénatal, de 3 unités d'hospitalisation (hospitalisation conventionnelle et de jour pour les grossesses à haut risque, suites de naissances), ainsi qu'une cellule des transferts périnatals régionale. Elle travaille en collaboration étroite avec le service de néonatalogie et l'ensemble des services de pédiatrie du site, qui prennent en charge les enfants naissant avec des pathologies.
- Une unité d'accueil des urgences gynécologiques et obstétricales 24h/24h
L'adjoint administratif travaille en liaison étroite avec l'ensemble des praticiens.
Il collabore avec l'ensemble des Assistantes Médico-Administratives du service pour le maintien d'une activité soutenue et la performance des prestations.
Il assure le secrétariat administratif du service des consultations obstétrique en lien avec les aides-soignantes du service.
Lien hiérarchique :
- Cadre Administratif du Pôle
- Coordinatrice des secrétariats médicaux
Liens fonctionnels :
- Sage-femme Coordinatrice du secteur
- Chef de Service
- Chef de Service Adjoint
Secrétariat de consultations obstétriques :
Gestion des agendas (easily + Outlook) : donner les rendez vous nécessaire au suivi des patientes (consultations et/ou échographies)
Réception, traitement et orientations des appels et messages téléphoniques
Réception et traitement des mails
Gestion du courrier (réception, tri, distribution)
Archivage numérique (scannage) ou papier des examens pour les patientes après leur consultation ainsi que pour les examens triés par les sages-femmes la veille
En soutien, accueil de patientes ayant rendez vous sur le secteur des consultations
Gestion des demandes d'interprète nécessaire au fonctionnement du service
Demande de prise en charge par des spécialistes (endocrinologue, cardio...) pour les patientes suivies
Envoi d'ordonnances
Fournir les attestations de présence en consultation si nécessaire

Secrétariat du staff médico psycho-social :
Récupérer les fiches de repérages dans les différents services et traitement de la boite mail du staff MPS
Mise à jour des dossiers administratifs et médicaux des patientes et récupération des documents médicaux
Vérification du suivi des patientes (RDV honorés ou non) avec appel patientes et re-programmation de RDV
Organisation, préparation et participation aux staffs hebdomadaires MPS (ordre du jour, feuilles de présence, lien visio, CR,...)
Mise à jour des indicateurs du tableau de suivi ARS en lien avec la sage-femme référente du staff et la sage-femme Coordinatrice
Soutien de la sage-femme référente dans la mise en uvre des décisions prises en staff (RDV patientes, appels patientes, lien avec les professionnels du service,...)

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive et doit s'adapter à toute modification d'organisation

PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences souhaitées:
Très bonne orthographe et maitrise parfaite du français (orthographe, grammaire, syntaxe, ponctuation)
Rapidité de frappe
Maîtrise de la terminologie médicale (des connaissances en gynéco obstétriques seraient un atout)
Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook)
Connaissance appréciée des logiciels institutionnels (EASILY, WEB100T, GTMED)
Qualités requises :
Autonome avec un esprit d'initiative et le sens des responsabilités
Flexibilité et sens des priorités
Esprit d'équipe, disponibilité, capacités à travailler en équipe
Tact, discrétion, respect des règles de confidentialité, capacités à traiter des situations conflictuelles
Dynamisme professionnel, ouverture d'esprit, discernement
Adaptabilité, rigueur, organisation, discrétion
CONDTIONS CONTRACTUELLES
Filière : Secrétariat médical
Etablissement : Hôpital Femme Mère Enfant
Service / Spécialité : OBSTETRIQUE
Nature du contrat : CDD
Quotité de temps de travail : 100%
Modèle Horaires : 8h30 - 16h20
Nature du poste : Remplacement
Catégorie Emploi : Catégorie C
Date de recrutement souhaitée : 02/02/2026

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

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