ASSISTANT (H/F) DU COORDINATEUR DES STAGES - IFSI/IFAS - SAINTE ANNE

ASSISTANT (H/F) DU COORDINATEUR DES STAGES - IFSI/IFAS - SAINTE ANNE

CDD; Détachement; Mutation

Temps de travail : 100%
Grade : Adjoint des cadres hospitaliers par voie de mutation ou en contrat
Intitulé du poste : Assistant (H/F) du coordinateur des stages et des relations internationales

Lieux de travail : Direction des instituts de formation paramédicaux
Service : IFSI/IFAS Virginie Olivier du site Sainte-Anne
Accès par :
- Métro ligne 6, station Glacière
- Bus n°21, 62, 88
- RER B station Denfert Rochereau

Horaires : Sur la base légale du temps de travail à temps plein du lundi au vendredi

Spécificités liées à la fonction : 28 Congés annuels, 19 RTT
A savoir que les Instituts sont fermés 1 semaine sur les vacances de printemps, 2 semaines au mois d'août, et 2 semaines pour la fin de l'année, aussi des congés doivent être pris impérativement sur cette période.

Poste à pourvoir Immédiatement


VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées

Rejoindre le GHU Paris, c'est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.





DESCRIPTION DE LA DIRECTION

Liaisons hiérarchiques :
- Coordonnatrice générale des Instituts du GHU (IFSI/IFAS site Sainte Anne, IFCS site Sainte Anne),
- Adjointe de la directrice, cadre supérieure de santé

Liaisons fonctionnelles en interne :
- Coordinatrice pédagogique, cadre supérieur de santé
- Coordinateur des stages et des relations internationales, cadre supérieur de santé
- Equipe pédagogique de l'institut
- Equipe administrative et logistique de l'institut

Liaisons fonctionnelles en externe :
- Gestionnaires DRH en charge des stages
- Service communication du GHU
- Services support du GHU : communication, informatique
- Secrétariat des coordinateurs de stage des IFSI régionaux
- Cadres supérieurs et cadres de santé du GHU
- Correspondants internationaux, de l'agence ERASMUS, de l'organisme ENM
- Lieux d'accueil de étudiants en mobilité


PRESENTATION MISSIONS DE L'INSTITUT ET DE L'EQUIPE

Missions IFSI/IFAS :
- Formation initiale des infirmiers et aides-soignants
- Activités de formation continue
- Erasmus, ENM

Quota IFSI : 148 / promotion
Quota IFAS : 50

Equipe constituée de 3 cadres supérieurs de santé (adjointe de la directrice, coordinatrice pédagogique, coordinateur des stages et des relations internationales), de 2 adjointes des cadres, de 18 cadres de santé formateurs, de 3 assistantes administratives, et de 2 agents d'entretien, dirigée par une directrice des soins




MISSIONS

DEFINITION DE LA FONCTION

Sous la responsabilité du coordinateur des stages et des relations internationales :

- Assister le coordinateur des stages et des relations internationales à la gestion des stages IFSI/IFAS
- Participer au maintien du développement de la politique de stage européenne et internationale de l'institut
- Participer à l'axe communication de l'institut en interne et en externe



Activités permanentes :

Axe administratif : IFSI IFAS

Sous la responsabilité du coordinateur des stages :
- Renseignement des fiches stages (lieu, coordonnées de contact, référent de stage)
- Elaboration des tableaux de préparation de mise en stage des différentes promotions et suivi
- Préparation et suivi des conventions de stage
- Rédaction et envoi des courriers de mise en stage
- Affectation des étudiants et élèves en stage (entrée dans le logiciel, édition des feuilles de stage, planning élèves et étudiants, envoi des courriers) après avis du coordinateur
- Préparation des documents étudiants
- Préparation et suivi des documents - indemnités de stage et frais de déplacement pour les étudiants infirmiers en lien avec le service DRH
- Collaboration avec l'assistante administrative de la formation AS et de la formation continue sur ces activités.

Axe relations internationales/Suivi du programme ENM/Suivi du programme Erasmus +
- Suivi charte et conventions
- Participation à l'écriture des projets
- Participation à la gestion du budget
- Rédaction des conventions entrants/sortants
- Recueil des documents post mobilité (étudiants, formateurs, soignants...)

Axe communication :
- Organisation de réunions de travail (partenaires de stage) et d'évènements (job dating, JPO, Erasmus Day)
- Accueil des étudiants, élèves et des partenaires européens et internationaux
- Participation aux réunions institutionnelles du secrétariat



Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) :
- Accueil physique et téléphonique
- Déclaration accident de travail
- Travail en collaboration avec le secrétariat de l'IFSI/IFAS pour aide et/ou remplacement ponctuel si besoin en fonction de l'activité de l'institut
- Participation à la démarche Qualité
- Participation aux réunions institutionnelles




PROFIL

Qualités / contraintes du poste :

- Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint logiciel de gestion de scolarité
- Bureau seul.

Formations, Diplômes et/ou qualifications requises :

- BTS-DUT
- Assistante de direction
- Expérience en communication souhaitée


Savoir-faire :

- Rigueur, sens de l'anticipation, de l'organisation et de la planification du travail
- Capacité de priorisation
- Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Compte-rendu et mise en forme de documents administratifs.


Savoir être :

- Dynamisme, esprit d'initiative et d'innovation. Créativité. Sens de l'accueil. Capacité d'adaptation.
- Capacités relationnelles et communicationnelles, sens de la concertation


Obligations professionnelles :

- Obligations à l'égard de l'administration hospitalière publique : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité.
- Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
- Obligations à l'égard des tiers et usagers : impartialité et probité, secret professionnel.
- Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement (tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, respect des règles d'hygiène en vigueur)


RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE
- Vision sur écran informatique


EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE
- Attaché d'administration hospitalière (cadre A)

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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