1 poste d'Adjoint Administratif - Direction des Affaires Financières

1 poste d'Adjoint Administratif - Direction des Affaires Financières

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Poste proposé : Gestionnaire budgétaire et Financier

Métier : Gestionnaire budgétaire et Financier
Grade : Adjoint Administratif
Catégorie : C

Contrats; CDI; Détachement

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION

Intitulé de la direction : Direction des Affaires financières

Le périmètre de responsabilité de la Direction des Affaires financières et de la Coordination des Pôles couvre l'ensemble des domaines relatifs aux affaires financières, au contrôle de gestion, au pilotage des recettes et à la gestion administrative des AFT (Accueil Familiale Thérapeutique).

En lien avec les autres directions, ainsi qu'avec l'ensemble des structures d'activité médicale, la mission essentielle de Direction des Affaires financières et de la Coordination des Pôles est de piloter la démarche d'efficience et de conseiller la prise de décision en vue de l'amélioration de la performance.

Parmi les missions spécifiques de Direction des Affaires financières et de la Coordination des Pôles:

Préparer et mettre en uvre, sous la responsabilité du Directeur de l'Etablissement, la stratégie financière en conformité avec les orientations stratégiques de l'EPSMD de l'Aisne.
Piloter le processus budgétaire de l'établissement pour le budget principal (H) et les 3 budgets annexes : élaboration et suivi de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD, décisions modificatives, Rapports Infra-Annuels,) et du plan global de financement pluriannuel (PGFP, plan pluriannuel des investissements) en lien avec les directions gestionnaires de crédits et les autres secteurs de l'Etablissement.
Assurer le suivi et l'analyse de l'exécution budgétaire en exploitation et en investissement en lien avec les autres directions et élaborer les outils nécessaires (tableaux de bord).
Coordonner la revue de projet d'investissement (RPI)
Veiller au respect du calendrier budgétaire et de la transmission des documents réglementaires.
Assurer des liens réguliers et constructifs avec les interlocuteurs de l'ARS, de la Région et du Département.
Renseigner les enquêtes et coordonner leur remplissage.
Assurer la gestion de la dette et la gestion de la trésorerie.
Participer au processus comptable (préparation du Compte Financier, processus de clôture)
Assurer la production d'indicateurs fiables et opérationnels pour la prise de décision
Assurer une communication et une pédagogie relatives aux affaires financières auprès de l'ensemble des interlocuteurs (comité de direction, responsables de structures médicales, encadrement paramédical, instances représentatives du personnel, etc)

La Direction des Affaires financières et de la Coordination des Pôles est composée d'un responsable assisté d'une secrétaire et de trois gestionnaire

LES MISSIONS DU POSTE :
Gestion financière :
Liquidation et mandatement des factures
Saisie et mise à jour des fichiers structures (comptes, UF,)
Participer au processus comptable (préparation du Compte Financier, processus de clôture)
Participer au processus de traitement de la paye (correction comptable, déclaration sociales et mandatement
Saisie des créances et édition des factures et des titres de recettes
Gestion des immobilisations
Mise à jour des fiches d'amortissement
Suivi, édition de tableaux d'amortissement et d'actifs
Passation d'écriture de cession, de mutation et de réformes d'actifs
Les emprunts
Suivi des emprunts
Contrôle des ICNE
Missions spécifiques
Placements familiaux : calcul et préparation des états de paye mensuels
Honoraires : relevé des informations et déclaration annuelle
Tva : calcul et déclaration trimestrielle



PROFIL RECHERCHÉ :

DIPLÔME / BAC
Maitrise d'Excel (Pack Office)
Une expérience du milieu hospitalier et des logiciels de l'éditeur Numih est appréciée.
Savoir faire des requêtes BI souhaité


AVANTAGES

Travail en équipe
Diversités des missions
Évolution des missions


STRUCTURE

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION

Intitulé de la direction : Direction des Finances

Le périmètre de responsabilité de la direction des finances couvre l'ensemble des domaines relatifs aux affaires financières, au contrôle de gestion et au pilotage des recettes.

En lien avec les autres directions, ainsi qu'avec l'ensemble des structures d'activité médicale, la mission essentielle de la direction des finances est de piloter la démarche d'efficience et de conseiller la prise de décision en vue de l'amélioration de la performance.

Dans le contexte actuel, marqué d'une part par des réorganisations importantes à l'échelle de chaque équipe ou plus globalement au niveau des services, DMU, sites hospitaliers ou du groupe hospitalier dans son ensemble, et d'autre part par une contrainte économique forte, il est attendu de la direction des finances la production de tableaux de bord et d'analyses approfondies afin d'améliorer, de manière durable, la performance du Groupe Hospitalier Universitaire Paris Saclay.

Parmi les missions spécifiques de la direction des finances :

Préparer et mettre en uvre, sous la responsabilité du Directeur du groupe hospitalier, la stratégie financière en conformité avec les orientations stratégiques de l'AP-HP et du groupe hospitalier.
Assurer la production d'indicateurs fiables, réguliers et opérationnels pour la prise de décision
Proposer et accompagner la mise en uvre des actions engagées pour l'amélioration de la performance des organisations du groupe hospitalier conformément aux priorités stratégiques de l'AP-HP
Assurer une communication et une pédagogie relatives aux affaires financières auprès de l'ensemble des interlocuteurs (responsables de structures médicales, encadrement paramédical, instances représentatives du personnel, etc)
Coordonner et conduire le retour à l'équilibre du Groupe Hospitalier Universitaire Paris Saclay, conformément au PGFP 2020-2023 de l'APHP.

La direction des finances est composée d'une directrice des finances assisté de deux adjoints, qui supervisent chacun des départements de la DAF (description ci-dessous).



PRÉSENTATION DU SERVICE

La Direction des Finances du groupe hospitalier universitaire Paris Saclay est encadrée par une Directrice assistée de deux adjoints. Elle est composée de trois départements :

Le Département Budget, sous la supervision de la Directrice des finances, composé d'un attaché d'administration hospitalière, de deux adjoints au responsable du Budget et de cinq adjoints administratifs

Le Département Contrôle de gestion, sous la supervision d'une Directrice adjointe, composé d'un attaché d'administration hospitalière et de cinq contrôleurs de gestion.
Le Département Pilotage de la Facturation, supervisé par un Directeur adjoint et regroupant les secteurs :
o Facturation
o Service social
o Régie

Coordonner et conduire le retour à l'équilibre du Groupe Hospitalier Universitaire Paris Saclay, conformément au PGFP 2020-2023 de l'APHP.

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

Monsieur Benjamin Paulot, Responsable du Département du Budget du GHU Paris-Saclay

Liaisons fonctionnelles :

Le directeur adjoint du département du pilotage de la facturation
Les directions fonctionnelles du Groupe Hospitalo-Universitaire ;
Les directions fonctionnelles du siège de l'AP-HP ;
Le département d'information médicale du Groupe Hospitalo-Universitaire
Le responsable du département du contrôle de gestion
Les responsables du service Admissions Frais de Séjours Traitements Externes
Les exécutifs de Départements Médico-Universitaires (DMU)



ACTIVITÉS

Missions générales :

Gestion des conventions (occupation des locaux, activité libérale, laboratoires) en lien avec les directions fonctionnelles
Facturation des conventions
Écritures comptables des régies en dépenses et en recettes
Gestion et facturation du personnel logé en lien avec les directions concernées
Assurer le suivi des réclamations relatives à la facturation
Participation à la clôture de l'exercice (RAMR, PIE)
Relation avec le personel soignant ou les autres directions fonctionnelles en fonction des dossiers gérés
Extraction dans les logiciels métiers et mise à jour des suivis financiers

Missions spécifiques :

Participation au dialogue budgétaire
Participation à la réalisation d'études spécifiques



AVANTAGES

Travail en équipe
Diversités des missions
Interaction Hôpital - Siège - Directions
Évolution des missions



HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : 07h00 (contractuel) ; 07h36 (titulaire) du lundi au vendredi.

Quotité de temps : 100%



COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

Maitrise d'Excel (Pack Office)
Connaissance du logiciel SAP
Connaissance des règles de facturations des recettes diverses
Connaissance de Chorus

Formations et/ou qualifications requises :

Agent/Adjoint administratif par concours ou tableau d'avancement
BTS/DUT - Gestion



ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

Évolution des missions



GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ
Travail sur écran


MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES
Mobilier de bureau adapté
Télé travail possible


SURVEILLANCE MÉDICALE
Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.





MAGH2 / -Gestion financière : enregistrement, affectation des comptes, liquidation mandatement des factures
Saisie EPRD-BUDGET-FICOM
Ecritures de clôture
Traitement de la paye (correction comptable et mandatement)

-Nomenclature de base : Mise à jour des comptes, UF
Création fournisseurs

-Gestion des immobilisations : mise à jour des fiches, suivi, éditions de tableaux .


PASTEL / -Recettes diverses : Saisie créances
Facturation
Mise à jour débiteurs
Ecritures de clôture
-P503 : Recherche des informations, documents, affectation des comptes
Saisie créances
Facturation

Suivi de comptes / : emprunts
Conventions
Recettes diverses
Taxe apprentissage

Mise à jour tableaux de l'activité

Classement
Archivage

Placements familiaux : calcul et préparation des états de paye mensuels

Appartements thérapeutiques : suivi mensuel et facturation

Honoraires : relevé des informations et déclaration annuelle

Charges : Contrôle, calcul et télétransmission des déclarations mensuelles et annuelles

Tva : calcul et déclaration trimestrielle

Requêtes BI
WORD
EXCEL

Renseignement téléphoniques aux fournisseurs ou différentes administrations.
Recherche et pointage de données relatives à la gestion financières

PRESENTATION DU POLE BUDGETAIRE ET FINANCIER
Le pôle budgétaire et financier composé de six personnes assure les missions suivantes :
Piloter le processus budgétaire de l'établissement pour le budget principal (H) et les 8 budgets annexes :
élaboration et suivi de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD, décisions modificatives, Rapports
Infra-Annuels,) et du plan global de financement pluriannuel (PGFP, plan pluriannuel des investissements) en
lien avec les directions gestionnaires de crédits et les autres secteurs de la DFCG.
Assurer le suivi et l'analyse de l'exécution budgétaire en exploitation et en investissement en lien avec les
autres directions et élaborer les outils nécessaires (tableaux de bord).
Coordonner la revue de projet d'investissement (RPI) et le suivi des retours sur investissement (RSI) dans le
cadre du dossier suivi par le comité pour la performance et la modernisation de l'offre de soins (COPERMO).
Veiller au respect du calendrier budgétaire et de la transmission des documents réglementaires.
Assurer des liens réguliers et constructifs avec les interlocuteurs de l'ARS, de la Région et du Département.
Renseigner les enquêtes et coordonner leur remplissage.
Assurer la gestion de la dette et la gestion de la trésorerie.
Participer au processus comptable (préparation du Compte Financier, processus de clôture) et au pilotage de la
certification des comptes en lien avec la responsable comptable.
Développer la pédagogie sur les sujets financiers auprès des autres directions et des pôles.
En lien avec les autres secteurs de la DFCG, rechercher toutes les pistes pour améliorer la trajectoire financière
de l'établissement.
En lien avec la commission des directeurs financiers des CHU, réaliser les enquêtes, en assurer l'analyse et la
restitution dans le cadre de la convention de prestation de gestion de la base de données budgétaires et
financières (BDBF) des CHU qui lie le CHU de Rouen aux 31 autres CHU de France.
MISSIONS DU POSTE
Le gestionnaire budgétaire et financier sera amené, de manière polyvalente, à participer à l'ensemble des
missions du pôle budgétaire et financier.
Il se verra confier différents types de tâches de gestion et d'administration au sein de ce pôle, en fonction des
besoins du pôle et des échéances règlementaires, avec notamment la participation aux missions suivantes :
La préparation du processus budgétaire du budget principal (exploitation et investissement) et des
budgets annexes (EPRD, décisions modificatives, Rapports Infra-Annuels,).
Le suivi de l'exécution budgétaire (exploitation et investissement).
Le suivi des financements d'investissement.
Le respect du calendrier budgétaire et de la transmission des documents réglementaires.
Le remplissage des enquêtes lancées par l'ARS, la FHF et la Commission des DAF de CHU.
Le suivi de la dette et de la trésorerie.
Le processus comptable (préparation du Compte Financier, processus de clôture) et la certification des
comptes.
Les enquêtes de la base de données budgétaires et financières (BDBF) des CHU.
COMPETENCES REQUISES
- Formation et compétences
Niveau bac+ 2.
Formation en finances, comptabilité et gestion budgétaire. Expérience dans le domaine des finances et/ou
comptabilité requise.
Expérience dans le domaine hospitalier très appréciée.
Maîtrise des outils informatiques (outils bureautiques, B.O).
- Savoir-faire
Qualités relationnelles et travail en équipe.
Aptitude et goût pour la polyvalence
Capacité à s'adapter aux différentes missions confiées.
Sens de l'organisation et de la rigueur.
Savoir analyser, synthétiser, prioriser et reporter au responsable du pôle.

EPSMD de l'Aisne siège à Prémontré
Prémontré 2 avenue de l'hôpital
02320 Prémontré

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