Secrétaire service social

Secrétaire service social

CDI

La secrétaire du service social, est une professionnelle spécialisée dans la gestion administrative, la planification et l'accueil des patients dépendants du service social. Elle gère, saisie et classe les informations relatives au dossier patient. Elle organise l'activité du service social. Elle joue un rôle clé dans la coordination entre les patients, leur famille et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes à l'établissement.

Définition statutaire

Statut : Titulaire, CDI, CDD Catégorie : B

Organisation du travail :
- Poste à temps plein
- Horaires : 9h-17h
- Repos fixe
- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service

Lieu de travail : Service social Déplacements liés à la fonction : oui non

Suppléance (le cas échéant) : non

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

Coordonnateur général des soins.
Cadre socio-éducatif

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

- Equipe médicale, paramédicale et sociale du service et des services de l'établissements
- Prestataire interne à l'institution
- Prestataire externe à l'institution


Missions du service

Le service social, accueille, informe, oriente, aide les patients (consultants ou hospitalisés) et leur famille, et leur assure écoute et soutien, dans le respect du secret professionnel. Il intervient au sein des différents pôles d'activités de MCO dans le cadre du projet élaboré avec le patient en veillant à préserver son autonomie. Il travaille en liaison avec l'administration de l'hôpital et les institutions, services, associations, dans les domaines suivants :
Accès aux soins
Accès aux droits
Aide à la vie quotidienne
Organisation des sorties

Missions spécifiques du poste

Missions principales
o Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs
o Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers des patients
o Gérer les dossiers des patients
o Classer les divers documents
o Enregistrer les demandes de situations par les services de soins

Missions spécifiques en lien avec la qualité
o Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances
o S'impliquer dans les projets du service et de la direction
o Déclaration des EI

Autres missions spécifiques
o Collaborer avec les agents du P.A.E.
o Programmer les RDV
o Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus).

Fonction d'encadrement : Néant

Activités


Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites, conférences et événements...)
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, examens...)
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
Tenue à jour du dossier patient
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI.


Risques professionnels

Risques psychosociaux : stress lié à la charge de travail, et aux situations complexes de soins
Risques de troubles musculosquelettiques (TMS) : liés au travail sur les écrans et à l'archivage (port des dossiers de soins
Risque de troubles visuels






Compétences
(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

- Savoir faire
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

- Savoir être

Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison)
Savoir adapter son langage en fonction de l'interlocuteur
Avoir une facilité de mémorisation
Analyser les situations et l'urgence,
Avoir le sens des responsabilités
Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail
Avoir le sens de l'organisation
Etre rigoureux et dynamique
Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées
Comprendre et transmettre le message
Respecter le secret professionnel
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Avoir une bonne présentation
Etre courtois et diplomate
S'avoir s'exprimer, écouter, et rester discret
Etre disponible

Conditions d'accès au poste


Diplôme requis :
o BAC science médico-sociale
o BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine social ou du secrétariat


Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :
o Connaissance de la bureautique
o Connaissance de l'environnement médical

Centre hospitalier
216, avenue de Verdun BP 585
36019 CHATEAUROUX

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