ASSISTANT(E) DE DIRECTION DEPARTEMENTALE (H/F) -Poste situé à Lille

ASSISTANT(E) DE DIRECTION DEPARTEMENTALE (H/F) -Poste situé à Lille

CDI

L'agence régionale de santé Hauts-de-France a pour mission de mettre en uvre la politique nationale de santé de la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétence sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins, à l'accompagnement médico-social et à la santé environnementale. Son organisation s'appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l'ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

La délégation départementale du Nord est chargée de piloter la déclinaison opérationnelle de cette stratégie régionale sur son territoire. Le travail avec les acteurs et opérateurs du territoires (élus, professionnels de santé, structures, associations, citoyens) doit pouvoir se concevoir et se mettre en uvre en dépassant les éventuelles contradictions entre les nécessités de répondre aux grands objectifs portés par le niveau national ou régional et la prise en compte des besoins et des pratiques qui sont à l'uvre sur les territoires infrarégionaux (départements ou infra départementaux).

L'objectif des ARS consiste bien à mettre en uvre ses objectifs stratégiques et opérationnels en prenant en compte le spécificités départementales et/ou infra départementales sans se départir des objectifs régionaux, et en veillant à ce que l'ARS parle d'une seule voix.

La délégation départementale est composée de :
- Une direction (directeur, directeur adjoint)
- 5 départements métiers (affaires transfrontalières, autonomie, offre de soins, santé environnementale, animation territoriale et prévention)

Le conseiller défense, placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service zonal de défense et de sécurité, est en lien fonctionnel avec le directeur de la délégation départementale.

Rattaché(e) au Directeur départemental du Nord, l'Assistant(e) de Direction départementale est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : ASSURER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE
Réceptionner et orienter les appels
Mettre à jour les fichiers de contacts de la direction

MISSION 2 : ASSURER L'ORGANISATION DES REUNIONS
Gestion de la logistique liée aux réunions (création de liens de visioconférence, gestion des salles de réunion, gestion des listings de présence et lien avec l'accueil, gestion des places de parking)
Lancement des réunions en visioconférence, accueil des participants sur site
Gestion et suivi des déplacements en lien avec le chauffeur

MISSION 3 : GERER LES AGENDAS DU DIRECTEUR ET DU DIRECTEUR ADJOINT
Prise de rendez-vous, mise à jour des outils partagés, suivi du protocole pour les inaugurations (carton d'invitation, déroulé)
Préparer et organiser les rendez-vous de l'agenda : demande et suivi des éléments de langage pour la préparation des dossiers

MISSION 4 : GERER LE COURRIER ET LES MESSAGERIES FONCTIONNELLES
Gestion du courrier entrant (vérification et ventilation) et du sortant
Gestion des boîtes fonctionnelles
Gestion des parapheurs issus des départements (suivi, enregistrement, modifications éventuelles)
MISSION 5 : CONTRIBUER A LA GESTION DES AFFAIRES SIGNALEES
Assurer, via les outils dédiés, le suivi des affaires signalées (corrections éventuelles des courriers avant envoi) et le respect des délais

MISSION 6 : PARTICIPER A LA CONTINUITE DE SERVICE ENTRE ASSISTANTE DE DIRECTION AU SEIN DE LA DELEGATION DEPARTEMENTALE EN FONCTION NOTAMMENT DES URGENCES

Partenaires internes :
- Toutes les directions de l'agence

Partenaires externes :
- Ministères, préfectures, directions d'établissements, collectivités territoriales

Spécificités liées au poste :
-Poste à temps plein
-Amplitude et permanences en concertation avec les agents en poste (horaires tardifs possibles)
-Télétravail possible une journée par semaine après une période de formation
-Poste soumis à la Déclaration Publique d'intérêts

Profil recherché : Bac + 2 secrétariat

Qualités requises : discrétion, rigueur, réactivité, capacités de rédaction (niveau d'orthographe confirmé), autonomie et disponibilité, savoir-être envers les partenaires extérieurs.

Qualité de vie à l'ARS:
-Accompagnement à la prise de poste
-Télétravail : 1 j./sem après une période de formation
-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)
-Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service
-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
-Prestations comité d'agence

NIVEAUX STATUTAIRES DU POSTE :

--> Fonctionnaire titulaire :
- Secrétaire Administratif(ve) Groupe RIFSEEP II : maintien garanti de la rémunération ad minima (hors primes spéciales)
-Recrutement par mutation selon la Fonction publique d'appartenance

-->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale :
-Niveau d'entrée : 4B : Règle des 105% (points d'expérience conservés).
-Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi.

-->Pour les autres candidats, un CDD d'un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible.
Rémunération entre 22 et 27 KE Bruts annuels selon l'expérience du candidat.

La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet :
https://www.hauts-de-france.ars.sante.fr/lars-hauts-de-france-recrute

ARS Hauts-de-France
556 avenue Willy Brandt
59777 Euralille