Assistant(e) de Direction – Direction Générale

Assistant(e) de Direction – Direction Générale

CDD; Détachement; Mutation

Vous souhaitez occuper un poste central, au plus près des instances de décision du plus grand établissement public de santé de la région ?
Ce poste est fait pour vous.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction au sein de la Direction Générale de l'Assistance publique Hôpitaux de Marseille

La Direction Générale a pour missions la stratégie, le pilotage et le contrôle, l'expertise et l'appui, ainsi que le développement des ressources humaines de l'AP-HM.
Elle conserve les missions de gestion nécessitant un suivi centralisé du fait de leur nature ou de leur caractère réglementaire (par exemple les commissions administratives paritaires).
Le pilotage de l'institution est assuré, sous l'autorité du Directeur Général, par un comité de direction resserré.

L'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)

Engagée dans un projet de modernisation ambitieux « Cap 2030 », l'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est, avec ses 4 sites hospitaliers, sa plateforme logistique et ses 12 instituts de formation, le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur.
Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l'éducation à la santé.
L'AP-HM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l'hôpital d'instruction des armées Laveran.

Vos missions principales

Vous intégrez une équipe d'assistant(e)s de direction. Ce fonctionnement collectif permet d'assurer la répartition et la continuité des missions, de favoriser la circulation des informations.
Chaque assistant(e) relève d'un membre de la direction générale et l'assiste dans l'ensemble de ses missions.

Vous réceptionnez et dirigez les appels téléphoniques destinés à la direction générale.
Vous êtes garant(e) de la bonne organisation du temps des membres de la direction générale
Vous veillez à la constitution des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts, notamment :
- Gestion des agendas et des contacts (mise à jour des listings)
- Organisation de réunions (en présentiel, audio ou visioconférences) : convocations, suivi des retours, gestion logistique (salle, matériel, places de stationnement) ;
- Suivi des décisions des réunions ;
- Relations avec le service communication sur les sujets concernant la vie interne de l'APHM en lien avec le cabinet ;
- Constitution des dossiers (papiers et/ou dématérialisés) en relation avec les directions : demande de note, planification du retour des éléments demandés, vérification du contenu, mise en forme, impression de documents ;
- Gestion des déplacements : commande de billets, suivi des frais de mission.
Vous participez au suivi de la gestion de l'équipe de direction, en relation étroite avec le cabinet de la direction générale.
Vous suivez et traitez les archives de la Direction Générale

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Baccalauréat
Vous disposez de préférence d'une première expérience d'assistanat de direction

Vos compétences
Interlocuteur(trice) privilégié(e) des différentes directions en interne et de l'ensemble des partenaires externes, vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et d'expression (écrite et orale).
Organisé(e), méthodique et rigoureux(se), vous avez un fort sens des responsabilités et assurez vos missions dans le respect strict des procédures.
Autonome dans l'organisation de votre travail, vous savez faire preuve d'initiative, d'anticipation et de discernement dans la gestion des priorités.
Vous aimez travailler en équipe dans une dynamique d'amélioration continue.
Disponible, vous savez vous adapter facilement aux imprévus et aux changements d'horaires en fonction des impératifs de la direction.
Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion en toutes circonstances.
Vous maitrisez le Pack Office et les outils de visioconférence (Teams, Zoom, Skype)

Ce que nous vous proposons

Statut : Adjoint des cadres ou équivalent
Poste à temps complet : 39h par semaine avec 19 RTT par an
28 jours de congés annuels par an

Vos avantages

Un CE/CGOS attractif
Une facilité d'accès à des places en crèches
Un dispositif d'aide au logement
Pour vos déplacements : un forfait mobilité durable ou une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (dans la limite du plafond fixé par la loi)
L'accès aux restaurants du personnels des différents sites à un tarif avantageux

Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)
80, rue Brochier
13354 Marseille

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