Assistant(e) de direction – Assistante Président de la CME/Chefs de pôle

Assistant(e) de direction – Assistante Président de la CME/Chefs de pôle

CDI

Le Centre Hospitalier du Tonnerrois, situé au cur de la région de Bourgogne, est un établissement de santé disposant de plusieurs services :

Urgences 24h/24h
Médecine polyvalente et gériatrique
Soins de suites et de réadaptation (orthopédique, neurologique et gériatrique)
Imagerie médicale (scanner, échographies, mammographie)
EHPAD
Foyer de vie
Service de soins infirmiers à domicile

Engagé dans une démarche d'excellence, notre établissement offre une gamme complète de services médicaux, soutenus par une équipe de professionnels passionnés et dévoués. Grâce à notre approche centrée sur le patient, nous nous engageons à offrir des soins de qualité, tout en cultivant un environnement de travail stimulant et collaboratif. 

En tant qu'assistant (e) de direction vous accompagnerez la responsable ressources humaines, le président de la CME et les chefs de pôles afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leurs activités. En étroite collaboration, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités.

Vous assurez le secrétariat de direction, partagé entre :

· 50 % : secrétariat du Président de la CME et des Chefs de pôle,

· 50 % : secrétariat des Ressources Humaines,

Et contribuer à la continuité de service de la Direction en lien avec l'autre assistante de direction.

Missions : 

Secrétariat du Président de la CME et des Chefs de pôle : 

Gérer les agendas, rendez-vous et priorités du Président de la CME et des Chefs de pôle

Organiser les réunions (CME, réunions médicales, groupes de travail)

Préparer les dossiers, convocations, ordres du jour et supports

Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus le cas échéant

Assurer le suivi administratif des décisions et actions

Gérer les courriers, notes et documents médicaux institutionnels

Secrétariat des Ressources Humaines :

 Assurer le secrétariat du service des Ressources Humaines
Assurer un appui administratif au service des RH
Rédiger et mettre en forme courriers, notes, attestations, documents RH
 Participer à l'organisation des instances (CAPL, commissions, dialogue social)
Contribuer à la gestion administrative du personnel (suivi de dossiers, tableaux de bord, indicateurs)
Assurer la transmission et la diffusion d'informations RH en lien avec le service de la communication
Participer à la logistique des recrutements, concours (convocations, dossiers, suivi)

Continuité de service de la Direction : 

Assurer la continuité du secrétariat de direction en cas d'absence de l'autre assistante

Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes

Filtrer les appels téléphoniques et les sollicitations

 Gérer le courrier entrant et sortant de la Direction

Activités ponctuelles :

Classement, archivage et gestion documentaire
Mise à jour de documents institutionnels
Suivi de tableaux de bord et d'indicateurs
Contribution à l'organisation d'événements institutionnels
Interface administrative entre Direction, pôles et services

Amplitude horaire : Forfait : 39h00 

Compétences requises :

Niveau bac+2 obligatoire
Capacités rédactionnelles solides
Organisation, gestion des priorités, autonomie
Connaissance du fonctionnement hospitalier appréciée
Discrétion et respect strict de la confidentialité
Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités
Polyvalence et adaptabilité
Esprit d'équipe et sens du service public
Capacité à travailler avec différents types d'interlocuteurs

Centre hospitalier
Chemin des Jumeriaux
89700 Tonnerre

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