Assistant(e) de Direction H/F

Assistant(e) de Direction H/F

CDI; Détachement; Mutation

Le Centre Hospitalier Simone Veil de Beauvais recherche un(e) assistant(e) de direction pour rejoindre l'équipe de la Direction Générale ainsi que la Direction en charge du secrétariat général, de la qualité, de la gestion des risques et de la relation avec les usagers.

* Description générale du poste :
L'assistant(e) de direction accompagne la Direction générale ainsi que la Direction en charge du secrétariat général, de la qualité, de la gestion des risques et de la relation avec les usagers.
Sa mission principale est de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leurs activités.
Il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi des actions engagées : gestion des agendas, préparation et suivi des dossiers organisation des déplacements.
Il/elle veille également au bon fonctionnement quotidien de la direction en garantissant le traitement, la circulation et la fiabilité des informations, documents et communications liées au service ou aux dossiers pilotés par la Direction.

Missions (objectif principal du poste) :
- Assurer, au nom du Directeur, et en lien avec les autres directions de l'établissement et du territoire, le suivi de dossiers stratégiques : autorisations, projets institutionnels, démarche qualité, gestion des risques.
- Organiser les instances du Centre Hospitalier de Beauvais (Directoire, Conseil de surveillance) ainsi que celles du GHT.
- Garantir la fiabilité, la qualité et la bonne circulation des informations nécessaires à l'activité des Directeurs.

Activités (liste des activités et tâches afférentes au poste) :
Pilotage et organisation des instances :
- Organisation des réunions institutionnelles (Conseil de Surveillance, Directoire) : préparation de l'ordre du jour, envois des convocations, suivi du quorum, gestion logistique et réalisation des procès-verbaux
- Gestion des réunions du GHT (Comité stratégique, etc.), préparation des supports, finalisation des procès-verbaux
Gestion administrative et coordination :
- Gestion des enquêtes institutionnelles ou réglementaires
- Suivi des échéances, avancement et évolution des dossiers confiés
- Veille et suivi des mises à jour du règlement intérieur,
- Accueil physique et téléphonique, en coordination avec la seconde assistante de direction
Evènements institutionnels :
- Organisation de réunions, points presse, inaugurations, discours en lien avec le service communication
- Participation à la préparation et à l'organisation d'évènements institutionnels ou territoriaux (certification, inspection, semaine de la sécurité, etc.)
- Elaboration du calendrier annuel et des macro-planning
- Organisation logistique : réservation des salles, commandes des pauses/repas, mise à disposition du matériel
Relations avec les usagers :
- Gestion et traitement des réclamations et des demandes de réquisition conformément à la procédure institutionnelle : analyse, alerte, recueil d'informations auprès des rédactions des réponses
- Organisation des médiations
- Organisation des commissions des usagers
- Enregistrement et suivi des réclamations et remerciement
- Gestion des accusés de réception.

* Les domaines de compétence :
Les savoirs (ensemble des connaissances générales ou spécialisées qu'il importe de posséder) :
- Connaissances sur le fonctionnement interne de l'établissement (instances, fonctionnement d'un service de soins, et sur les grands enjeux du système sanitaire,
- Connaissances du territoire (GHT et territoire OISE) et des partenaires (CRF, EHPAD, etc),
- Connaissances sur le rôle des tutelles (Agence régionale en Santé, Conseil départemental) ainsi que les acteurs/partenaires du Centre Hospitalier (Mairie, Préfecture par exemple),

Les savoir-faire (maîtrise de méthodes et d'outils dont l'utilisation est nécessaire pour la bonne tenue du poste) :
- Gestion des priorités,
- Connaissance des interlocuteurs du directeur pour l'accompagner dans le suivi des dossiers spécifiques,
- Rédaction des comptes rendus,
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint).

Les savoirs être (attitudes et comportements des personnes au travail) :
- Discrétion et secret professionnel,
- Dynamique,
- A l'écoute,
- Rigoureux,
- Organisé,
- Disponible.

* Les niveaux requis :
Formation initiale : Diplôme / école : Bac +2 (BTS Assistant de direction souhaité)
Exigences particulières : bonne connaissance des instances hospitalières

* Horaires
- Durée moyenne hebdomadaire de référence : 39 heures
- Nature des horaires : fixe
- Détail des horaires : 9h00-17h30
- Amplitude horaire : 8h30-18h00 avec débordements possibles pour la gestion des urgences et de dossiers spécifiques (enquêtes).
- Repos hebdomadaires : fixe
- Astreintes et/ou permanences : non

* Observations :
Il peut exceptionnellement être demandé à l'assistante de direction de renseigner, le week-end, des enquêtes adressées par l'ARS.
Disponibilité également lors des périodes de déclenchement du plan blanc.
Le travail en temps partiel est peu compatible avec la fonction.
Télétravail possible dans les conditions et modalités du protocole de l'établissement

Centre hospitalier Général Beauvais
Avenue Leon Blum BP 40319
60021 Beauvais

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