Responsable du service admissions-facturation

Responsable du service admissions-facturation

CDI

Descriptif
Le Centre Hospitalier de Firminy recrute un ou une Responsable du Service Admissions-Facturation en binômes avec un ou une 2ème responsable.

MISSIONS, ACTIVITES, RESPONSABILITES
Placé sous l'autorité du Directeur Adjoint chargé des affaires financières et du contrôle de gestion, et en binômes avec son collègue, le Responsable Admissions-Facturation pilote la chaine accueil - facturation- recouvrement (AFR) grâce à l'élaboration et la mise en uvre de procédures, au suivi d'indicateurs, au management et à la formation de l'encadrement et des agents, dans le respect des objectifs fixés par la Direction. Il cultive et diffuse l'expertise métier sur la facturation hospitalière, encadre et anime le service dans un esprit de transversalité et d'amélioration du parcours administratif du patient.

1. Missions générales
Optimise la chaîne de facturation (marche en avant, numérisation du dossier administratif, limitation du contentieux, suivi rapproché des restes à recouvrer avec la trésorerie, identifier les gains de recettes possibles pour le CH (chambres particulières, transports, réduction des contentieux), suivi facturation FIDES),

Assure, en lien avec le contrôle de gestion, les projections et le suivi des recettes de titre 2 (autres produits de l'activité hospitalière)

Référent de l'outil de Gestion administrative du patient PASTEL.

A ce titre, il conduit le paramétrage de l'outil et se tient au courant des évolutions de version, il paramètre les tarifs, les lettres clés, les comptes budgétaires et les UF dans le logiciel. Il est aussi un interlocuteur privilégié dans le cadre du déploiement du dossier patient informatisé.

Développe des outils de reporting et de pilotage de la chaine admission facturation (production et diffusion de tableaux de bord, analyse des taux de rejets)

Met en uvre les réformes relatives à la facturation hospitalière au niveau de l'établissement et organise une veille juridique,

Contribue sur le volet facturation au déploiement de la télésanté et assure une veille règlementaire spécifique sur ce sujet

Référent pour le développement d'outils de requêtes de contrôles et d'analyses sur le champ de la facturation, contrôle des requêtes PMSI

Formalise et met en uvre le contrôle interne dans le cadre de la certification des comptes sur le cycle recettes

Coordonne et vérifie l'envoi mensuel des fichiers générés en lien avec les données médico administratives du patient (RSF-ACE et VIDHOSP),

Développe une expertise sur la facturation médico-sociale (personnes âgées),

S'assure du bon fonctionnement des régies
Supervise le poste de l'état civil formalités liées aux décès

2. Management et animation d'équipe
En fonctionnement binômes le responsable manage une équipe d'environ 32 agents répartis sur plusieurs secteurs :
- Secteur urgences
- Secteur activité externe
- Secteur hospitalisation
- Activité libérale
- Secteur Longs Séjour
- Secteur accueil et standard

Assure l'encadrement de proximité (planification du travail et force de proposition pour des organisations efficientes, suivi des tâches et missions sur les différents secteurs, réalise les entretiens d'évaluation et de formation, participe aux recrutements, élabore le plan de formation du secteur en lien avec le directeur, accueil des stagiaires et nouveaux agents du service, conduite de réunion),

S'assure d'une continuité de service sur la fonction d'encadrement et sur les tâches relevant de l'encadrement

Anime les différents secteurs en organisant l'expression des agents dans un esprit collectif, de transversalité, de polyvalence et d'appartenance au service,

Participe à rendre visible la politique de facturation et sa diffusion dans l'établissement (cadres, personnel médical, AMA)

3. Mise en place de nouveaux outils relatifs à l'admission et à la facturation
Pilote la mise en place des outils relatifs au programme SIMPHONIE (ROC, FIDES séjours et urgences, DIAPASON, CDRI),

Crée et renforce la mise en place de guide de codage, de documents de contrôle (checklist), de procédures sur le secteur,

Pilote le déploiement des pré-admissions en ligne

Participe à la mise en uvre d'outils informatiques (GAP unique de territoire).

4. Amélioration du parcours administratif du patient
Contribue à la politique d'identitovigilance, notamment dans le cadre du territoire. A ce titre, il participe à la cellule d'identitovigilance locale et de territoire, et assure la formation et la sensibilisation des agents aux règles de l'identitovigilance (nouveaux arrivants / formation continue)

Est force de proposition pour améliorer, fluidifier le parcours administratif du patient (systématiser les préadmissions, favoriser le guichet unique, diversifier les modalités d'encaissement ),

Analyse les réclamations et contentieux des patients,

Contribue à améliorer la « relation client » et l'aspect qualitatif et différencié de l'accueil.

5. Autres missions
Crée les praticiens de l'établissement dans l'outil de GAP
Assure le suivi des conventions avec les mutuelles
Gère les cas particuliers pour la prise en charge des transports sanitaires et patients
Participe aux réunions institutionnelles et territoriales concernant la chaîne AFR et rencontre régulièrement les cadres de santé et autres cadres de l'établissement sur tous les sujets liés à l'admission ou au parcours du patient. Il contribue notamment à la diffusion de l'information au sein des services de soins.
Participe aux réunions CIV, GCL avec la CPAM, DIM.
Procéde à l'évaluation Evalue des risques et à l'analyse des événements indésirables de son secteur
Supervise les factures des examens réalisés par des prestataires externes et établissements hospitaliers ainsi que les factures des transporteurs sanitaires
Dans le cadre de la certification HAS, assure le pilotage de la démarche sur le secteur.

La fiche de poste pourra évoluer en fonction de l'évaluation faite à un et six mois des besoins au niveau territorial ou au niveau de l'établissement

III. POSITION DANS L'ÉTABLISSEMENT

1. Relations hiérarchiques
Placé sous l'autorité directe du directeur adjoint aux finances et du contrôle de gestion

2. Relations fonctionnelles
- Contrôle de gestion en charge des statistiques administratives
- Responsable budgétaire et financier
- DIM
- Coordinatrice AMA (agents médico-administratif)
- Cadres de santé et corps médical
- Autres responsables admission-facturation sur le GHT
- Ingénieur qualité gestion des risques

IV. FORMATION ET/OU EXPÉRIENCE REQUISE

Profil de poste recherché :
- expérience requise en gestion, admission des patients et Facturation
- adjoint des cadres

Formation bac+2 ou plus appréciée et expérience en milieu hospitalier recommandée

V. SAVOIRS, APTITUDES ET COMPETENCES REQUISES

Connaissances :
- Modalités de financement des établissements de santé et des financeurs
- Droits des usagers et des règles liées à la confidentialité des données
- Règles de facturation des soins et de leur application
- Composition du dossier administratif
- Règles d'identito-vigilance primaires

Maîtrise des outils de bureautique et notamment d'excel, de messagerie et d'Internet

Savoirs :
- Gestion des ressources humaines
- Management d'équipe (Animer, communiquer et motiver une ou plusieurs équipes).
- Gestion de projets (cadrage, diagnostic, plan d'action, gestion des risques, gestion des coûts...)
- Gestion des conflits
- Management du changement

Savoir-être :
- Culture de gestion de projet
- Aisance relationnelle et capacité à mobiliser les équipes, animation de groupe
- Loyauté, discrétion et capacité d'adaptation
- Connaissances en qualité gestion des risques, démarche processus
- Connaissances de l'environnement hospitalier
- Faire face à la nouveauté et au changement, adapter son comportement en fonction de la situation.

VI. CONDITIONS DE TRAVAIL :

- Poste à temps plein
- Nombre de jours de RTT annuel : selon les règles en vigueur dans l'établissement
- Télétravail : possible

Contrat(s) : CDD, CDI, Détachement Mutation
Prise de poste : Dès que possible

Centre hospitalier
2 Rue Robert Ploton BP 130
42704 Firminy

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