GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES ET DE L'ABSENTEISME

GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES ET DE L'ABSENTEISME

Mutation; Détachement; CDI

L'ÉTABLISSEMENT :
Implanté dans la commune de Caudan à quelques kilomètres de Lorient sur un domaine de 35 hectares, l'Etablissement Public de Santé Mentale Sud Bretagne étend son action sur la partie Ouest du Morbihan (communes de Lorient, Lanester, Hennebont, Ploemeur, Guidel, Plouay).
L'établissement compte 206 lits d'hospitalisation, 50 lits d'USLD, 183 places d'ambulatoire, 24 lieux de prise en charge ainsi que deux EHPAD en direction commune.
Doté d'un nouveau projet d'établissement 2025-2030, l'EPSM est organisé en 3 pôles cliniques : 1 pôle enfants et adolescents, 1 pôle adulte, 1 pôle sujet âgé et 1 pole médicotechnique.
L'établissement, spécialisé en psychiatrie, a au fil du temps diversifié ses interventions qui vont de l'hospitalisation complète à l'hospitalisation temps partiel, des alternatives à l'hospitalisation telles que appartements associatifs et thérapeutiques intra et extra hospitaliers, accueil familial thérapeutique. L'établissement assure aussi des consultations, visites à domicile ou en institution.
Acteur de la santé, acteur social, l'EPSM Sud Bretagne est aussi un acteur important de la vie locale avec près de 920 salariés (dont une 40aine de médecins - l'effectif médical étant quasiment complet) et un budget annuel de 61 M.

LE POSTE :
G estion administrative du personnel médical :
- Recrutement et intégration,
- Constitution du dossier administratif et vérification des documents en fonction des statuts,
- Rédaction des contrats et conventions,
- Recrutement et accompagnement des médecins étrangers,
- Préparation des arrivées des internes et suivi des agréments.
Gestion des carrières et paye des médecins :
- Établissement des courriers, attestations,
- Changements de grades et d'échelon,
- Gestion des positions statutaires : congés, maladie, accident de travail, maternité, disponibilité, détachement, mise à disposition, paternité, temps partiel, congés parentaux, ...
- Gestion des changements d'affectation et incidences sur la rémunération,
- Contrôle et saisie des tableaux de service et variables de paie (déplacements, garde et astreintes),
- Gestion de la paie des médecins,
- Etablissement des titres de recettes, attestations de salaires.
Suivi du temps de travail médical :
- Suivi des congés, récupérations et absences : congés annuels, RTT, récupérations d'astreintes, congés maladies, compte épargne temps, etc..,
- Suivi des mouvements (quotité de temps de travail, changements affectations),
- Gestion des tableaux de gardes et astreintes et suivi des changements (logiciel LIFEN)
- Participation à la Commission de la Permanence des Soins,
- Préparation et suivi des élections de la Commission Médicale d'Etablissement.
Formation médicale continue :
-Constitution des dossiers de remboursement des frais de formation continue du personnel médical,
-Réception des demandes de formation, vérification de leur conformité, enregistrement, traitement et suivi budgétaire,
-Elaboration du plan de formation et suivi des missions de formation et du DPC.
Administration générale et suivi documentaire :
- Rédaction de courriers administratifs,
- Gestion des conventions relatives au personnel médical (activité d'intérêt général, mise à disposition),
- Élaboration des titres de recettes pour les demandes de remboursements AIG et mise à disposition des praticiens auprès d'autres établissements,
- Gestion des tableaux de bord RH médicaux et suivi des CET,
- Suivi des demandes de remboursements et ordres de mission.
Gestion de l'absentéisme et Maintien dans l'emploi :
Absentéisme :
- Saisie et suivi des arrêts maladie des agents titulaires et contractuels,
- Gestion des congés maternité et paternité,
- Saisie des arrêts sur site Internet Net-Entreprises et demandes de subrogation pour les agents contractuels,
- Calcul et saisie des IJSS dans le logiciel de paie,
- Gestion des relations avec la CPAM (agents contractuels),
- Instruction et suivi des dossiers d'accident de travail,
- Gestion des dossiers d'accidents du travail (accidents de service, accidents de trajet, maladies professionnelles),
- Déclarations auprès des assurances et organismes compétents (AT-MP,
- Suivi des soins, des prolongations d'arrêt de travail, des certificats de consolidation, de la reprise des fonctions,
- Constitution et suivi des dossiers liés à l'état de santé de l'agent (longue maladie, longue durée, grave maladie, maladie professionnelle, disponibilité d'office pour raison de santé, temps partiel thérapeutique,
- Préparation des expertises médicales et constitution de dossiers particulier,
- Constitution et transmission des dossiers au conseil médical départemental 56,
- Assurer le lien avec le CGOS pour les prestations maladie (demi-traitements).
Maintien dans l'emploi :
- Identification des agents en risque d'inaptitude, d'usure professionnelle ou d'absentéisme prolongé,
- Informer les 2 collègues gestionnaires carrière,
- Préparation et suivi des Commissions de Maintien dans l'emploi,
- Coordination des aménagements de poste si nécessaire,
- Saisie des changements d'affectation,
- Reclassement statutaire,
- Programmation des actions QVT au sein de l'EPSM SB
Activités annexes :
Liquidation des factures de la DRH (y compris sous CHORUS pour les factures dématérialisées),
Vérification, préparation et liquidation de la paye (en lien avec la responsable paye et les deux gestionnaires carrière).

PROFIL RECHERCHÉ :
NIVEAU DE FORMATION OU DE QUALIFICATION REQUIS :
- Bac à bac + 3 dans le domaine administratif,
- Connaissance de l'administration publique et du fonctionnement d'un hôpital si possible.
- Expérience en gestion des affaires médicales ou ressources humaines souhaitée,
- Connaissance des statuts des personnels médicaux et connaissance des principes de la paie serait un plus.
SAVOIR-FAIRE TECHNIQUE REQUIS :
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Messagerie) et Internet pour la gestion administrative,
- Maîtriser les logiciels de gestion des affaires médicales et des ressources humaines (dossiers médecins, paie, plannings, absences),
- Gérer les priorités et hiérarchiser les activités pour respecter les délais (paie, contrats, permanences de soins),
- Analyser de manière critique les informations et les données transmises,
- Collaborer avec le service de la paie et les autres collègues de la DRH pour garantir la cohérence et l'exactitude des dossiers,
- Suivre les procédures internes,
- Classer et organiser les documents pour assurer la continuité de l'information selon les méthodes internes,
- Suivre quotidiennement les dossiers en instance et adapter les procédures selon les exigences hiérarchiques
SAVOIR-ETRE
- Qualités relationnelles : Travail en équipe, écoute active, bienveillance
- Comportements professionnels : Fiabilité, rigueur, autonomie, discrétion et respect de la confidentialité
-Capacité à anticiper, à analyser, à alerter et à être force de propositions
Expérience à un poste similaire souhaitée
Rémunération entre 1790 et 2230 nets mensuel selon profil et expérience sur la base de la grille de la Fonction Publique Hospitalière.
Contraintes du poste
HORAIRES DE TRAVAIL :
Amplitude horaire de 07h32 par jour, du lundi au vendredi
CONDITIONS DE TRAVAIL :
Travail sur des délais stricts (paie, contrats, permanence de soins).
Respect du secret professionnel
Liaison hiérarchiques / fonctionnelles
La responsable des Ressources Humaines (R.R.H)
Le Directeur Des Ressources Humaines (D.R.H)
NOTES : MUTATION/DETACHEMENT

EPSM Sud Bretagne - Centre hospitalier Charcot
Le Trescoët BP 47
56854 Caudan

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