Secrétaire Médicale service HDJ

Secrétaire Médicale service HDJ

CDD; Mutation

PRESENTATION DU SERVICE

Le plateau d'Hôpital de jour (HDJ) Douleur assure la prise en charge programmée de patients présentant des douleurs aiguës ou chroniques complexes nécessitant une évaluation spécialisée et une prise en charge pluridisciplinaire.

Le secrétariat comprend trois secrétaires médicales (bureau partagé)

RELATIONS HIERARCHIQUES

Coordinatrice des secrétariats médicaux ([email protected])
Directrice parcours patient

RELATIONS FONCTIONNELLES

Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical
La Cadre sup de pôle
Le personnel paramédical et médico-technique
L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux
Les services administratifs
Le Département d'information médicale

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion médico-administrative des patients pris en charge en hôpital de jour Douleur, en
garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.
Lundi, mardi et mercredi : en support au niveau des consultations et de l'endoscopie.
HDJ Douleur : deux fois par semaine, jeudi et vendredi.

ACTIVITES PRINCIPALES

A. Accueil, gestion administrative et dossier patient
Accueil physique et téléphonique
Gestion prise de rendez-vous
Gestion de la boite mail du service
Vérification rigoureuse de l'identité (identitovigilance)
Constitution du dossier complet avant venue en hdj. (La création du dossier DxCare est faite
par les admissions).
Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques)
Information claire du patient sur son parcours
Mise en forme et correction des comptes rendus de consultations
Envoi des examens réalisés lors des HDJ

B. Programmation et planification des HDJ
Gestion des plannings HDJ (consultations, bilans )
Programmation des endoscopies
Coordination avec :
Médecins
IDE HDJ
Anesthésie si nécessaire
Pharmacie, anapath, labo
Admissions
Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins)
Gestion des annulations et reprogrammations

C. Gestion du DPI DX CARE
Programmation des venues en HDJ dans DxCare
Saisie et mies en forme des comptes-rendus
Vérification de la complétude des dossiers médicaux
Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN)
Archivage numérique conforme aux règles RGPD

D. Coordination du parcours douleur
Gestion de patients souvent chroniques et fragiles
Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres
spécialités.
Organisation des consultations pluridisciplinaires

E. Qualité et gestion des risques
Application des procédures institutionnelles
Participation aux audits internes
Signalement des événements indésirables
Contribution à la démarche qualité du plateau HDJ

MISSIONS SECONDAIRES
Commande des fournitures
Tenue du dossier médical papier quand il existe encore

MISSIONS EXCEPTIONNELLES liées ou non à la spécialité
Remplacement ou renfort sur le secteur

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL

Type de contrat : CDD Stagiairisions Mutation Détachement
Conformément à la chartre de travail du GHNE : 35h
Amplitude horaire d'ouverture du secrétariat de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi

COMPETENCES ATTENDUES

Savoirs
Organisation d'un HDJ
Terminologie liée à la prise en charge de la douleur
Maîtrise de DxCare
DOCTOLIB

Savoir-faire
Organisation de plannings
Gestion des patients chroniques
Coordination pluridisciplinaire

Savoir-être
Empathie (patients douloureux chroniques)
Discrétion
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à travailler en collaboration
Capacité à gérer les situations d'urgence
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Ponctualité

CARACTERISTIQUES DU PROFIL

Diplôme d'Assistante Médico-Administrative
Baccalauréat F8 ou ST2S
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

CAPACITES REQUISES

Capacité à travailler en collaboration
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à gérer les situations d'urgence
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Ponctualité

Vous bénéficierez :

D'un accompagnement à votre arrivée
De formation
D'évolutions professionnelles (commissions, concours)
Parking gratuit
Crèche hospitalière sur site
Une cafétéria, un self

Moyens de transport
Bus
Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026
Co-voiturage

Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience
professionnelle, rejoignez-nous

Les candidatures (lettre de motivation et C.V.) seront adressées à Mme MAISON Sylvie
[email protected] ou à Mme Emmeline JOLY [email protected]

Hôpital Paris-Saclay
1, parvis de l'Hôpital
91400 ORSAY

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