Détails de l’offre
Poste proposé
Adjoint administratif (H/F) - 100% -Activité secrétariat - Pôle de Pharmacie-Pharmacologie
Descriptif
L'ÉTABLISSEMENT :Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.
LE POSTE :
Les missions en lien avec l'avis de vacance de poste concernent l'activité de secrétariat, qui comprend à la fois l'activité de secrétariat de site (Pôle Logistique, Nouvel Hôpital Civil), mais également le poste de secrétariat au chef de service et chef de pôle (Hautepierre).
SECRETARIAT DE SITE
· Accueil et orientation (téléphonique et physique) des visiteurs
· Gestion du courrier (réception, tri, distribution, expédition)
· Saisie des absences des internes en pharmacie
· Etablissement et gestion des plannings de gardes, astreintes et permanences des pharmaciens
· Rédaction et frappe de courrier, gestion documentaire
· Gestion des ordres de missions des pharmaciens et des cadres de santé
· Préparation des dossiers d'accueil et gestion des demandes de droits d'accès auprès de la DSIN pour les nouveaux agents
· Gestion de Pharmanet sur IntraHUS (mise à jour des notes d'information, tableaux récapitulatifs des retraits de lots, documents annexes)
· Organisation des réunions (matériels informatiques, gestion des salles, gestion des invitations)
· Gestion des présentations des fournisseurs et des formations en interne
· Gestion de la prise de rendez-vous des pharmaciens
· Gestion de la prise de rendez-vous des essais cliniques (monitoring)
· Recensement et suivi des signatures des prescripteurs
· Gestion de titres de recettes
· Participation à l'activité du secrétariat « qualité »
SECRETARIAT CHEF DE SERVICE / CHEF DE POLE
· Accueil et orientation (téléphonique et physique) des visiteurs pour le chef de service / chef de pôle
· Gestion du courrier du chef de service / chef de pôle (réception, ouverture, transmissions, expédition)
· Gestion des rendez-vous et de l'agenda du chef de service / chef de pôle
· Organisation des réunions initiées par le chef de service / chef de pôle (réunions physiques, téléphoniques, visioconférence) et relatives à la COMEDIMS
· Gestion documentaire (frappe, diffusion, archivage de courriers et documents)
· Organisation pratique des déplacements du chef de service / chef de pôle
· Planification du travail préparatoire hebdomadaire du chef de service / chef de pôle
· Gestion de l'archivage numérique du service
· Etablissement et suivi des plannings de stage pour les étudiants
· Etablissement des ordres de missions du chef de service / chef de pôle
· Saisie des absences du chef de service / chef de pôle, ainsi que des autres pharmaciens
MODELE JOURNALIER
· Du lundi au vendredi
· 7 heures 30 minutes par jour
PROFIL RECHERCHÉ :
QUALITES ET COMPETENCES REQUISES
· Rigueur
· Rapidité d'exécution
· Discrétion et respect de la confidentialité
· Capacité d'adaptation
· Esprit d'équipe et de coopération
· Sens des priorités, logique
· Disponibilité
· Bonnes capacités relationnelles
· Esprit d'initiative
· Analyse situationnelle
Personne à contacter
Mme Audrey RUMPLER
Etablissement
Hôpital de Hautepierre
1 Av Moliere
67098 Strasbourg
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