Secrétaire de coordination des stages

Secrétaire de coordination des stages

L'ÉTABLISSEMENT :
Centre Hospitalier Intercommunal Robert Ballanger (CHIRB) situé en Seine-Saint-Denis,
Médecine (addictologie, dermatologie, cardiologie, douleur, endocrinologie-diabétologie, gastroentérologie, HDJ médecine, HDJ oncologie, médecine interne et maladies infectieuses, pneumologie, rhumatologie, réanimation-USC, soins palliatifs, Soins de Suite et Réadaptation (SSR) polyvalent et locomoteur et neurologique),
Chirurgie (ambulatoire, viscérale, thoracique et endocrinienne, maxillo-faciale, plastique et esthétique, ophtalmologie, ORL, orthopédie, urologie, bariatrique).
Secteur Femme-Enfant : maternité de niveau 2B (3 500 accouchements par an),service de gynécologie-grossesse à haut risque, planning familial, services de pédiatrie comportant des lits de soins continus, néonatologie, chirurgie pédiatrique orthopédique, viscérale, les spécialités d'ophtalmologie, d'otorhino-laryngologie (ORL), stomatologie, urologique, et un service de pédopsychiatrie.
70 000 passages aux urgences

LE POSTE :
Le/la secrétaire de coordination des stages assure le secrétariat de la formation clinique des trois filières des Instituts du CH R. Ballanger, ainsi que la gestion et le suivi des demandes de stages extérieures pour 11 filières, en lien avec le CHI Robert Ballanger, les partenaires et centres de formation. Il/elle intervient de la recherche de terrains de stage à l'attribution des places et à l'établissement des conventions, par délégation de la coordinatrice des stages.
Gestion administrative :
Participation à la recherche de stages et à la coordination territoriale, élaboration et mise à jour des fichiers, tableaux de bord et affectations, rédaction des courriers, préparation des conventions et documents de stage (évaluations, présentéisme), suivi des demandes extérieures et relations partenaires. Mise à jour du logiciel de scolarité et des bases de données, préparation des bilans (questionnaires, statistiques), convocations, prise de rendez-vous, gestion des indemnités et remboursements, numérisation, comptes rendus, publipostage, classement, archivage et procédures ERASMUS+.
Accueil et communication :
Accueil physique et téléphonique des étudiants et intervenants, gestion des mails, badges, rendez-vous, reprographie. Participation aux réunions, journées portes ouvertes, évènements et diplomations, ainsi qu'aux procédures de sécurité.
Relations avec les tutelles :
Participation à l'organisation des instances de gouvernance et commissions (rapports, comptes rendus), enquêtes ministérielles et régionales, recueil de données pour l'ARS, contribution aux dossiers d'autorisation et de certification.
Missions complémentaires :
Organisation des épreuves d'admission et de sélection (convocations, jurys, dossiers), gestion du courrier, appui budgétaire, taxe d'apprentissage, participation aux réunions du Conseil Régional et des tuteurs de stage.

PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir-être :
· Bienveillance et bientraitance d'autrui
· Respect des usagers, des intervenants, des collaborateurs
· Qualités relationnelles et esprit d'équipe développé
· Relations de confiance, confidentialité et loyauté
· Capacité à répondre à de nombreux interlocuteurs
· Gestion adaptée des émotions
· Distance relationnelle et posture professionnelle adaptées avec les apprenants et candidats
Savoir-faire :
· Maîtriser l'expression écrite et orale : grammaire, orthographe et syntaxe, vocabulaire professionnel
· Savoir rédiger un courrier, un compte-rendu, une convention
· Respecter la continuité de service : polyvalence et adaptabilité aux changements et évolutions
· Capacité à s'impliquer, coordonner ses activités, anticiper
· Travailler en autonomie et avoir le sens des priorités
· Organiser et gérer un système de classement
· Maîtriser les outils de bureautique courants (Excel, Word, PPT)
· Utiliser les logiciels de scolarité (Winifsi, PlanWin, ...)

Centre hospitalier Intercommunal
Boulevard Robert Ballanger
93602 Aulnay-sous-Bois

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