Assistant(e) médico-administratif(ve) en Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) et Hôpital de Jour

Assistant(e) médico-administratif(ve) en Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) et Hôpital de Jour

CDD; Détachement; Mutation

Présentation du service
Le service de Soins Médicaux et de Réadaptation compte 50 lits permettant la prise en soin des patients en hospitalisation complète pour convalescence et réadaptation fonctionnelle suite à une hospitalisation en médecine ou chirurgie, par transfert interne ou inter-établissement, mais pouvant également venir du domicile directement.

L'HDJ propose des soins de réadaptation et se déroule sur 6 demi-journées par semaine, les lundis, mardis, jeudis et vendredis par groupes de 4 patients pour des sessions de 6 semaines. Les activités se pratiquent en ateliers ou en individuel : kinésithérapie, enseignement en activité physique adaptée, ergothérapie, séances bien-être, activités loisirs (jeux, cuisine, lecture du journal).

Liens hiérarchiques :
Encadrant des secrétariats médicaux, Direction des Ressources Humaines, Cadre de Santé du SMR.

Liens fonctionnels :
Chef de service Médecins - IDE/AS Assistantes Sociales Professionnels de l'équipe Kiné - Assistant médico-administratif des autres services Bureau des Admissions DIM - Archives CPTS Sud28 Assurance Maladie (PRADO)
Missions principales
Prendre connaissance des sorties et consultations du jour.
Gestion des sorties des patients : En collaboration avec les médecins, préparation de la Lettre de Liaison (Mise en forme), des ordonnances, de la prescription médicale de transport et selon les informations des IDE et assistante sociale (kiné, matériel médical, soins IDE, PRADO)
Préparation des consultations externes à l'hôpital : convocation, courrier, impression liste du traitement, bilan biologique afin que le patient parte avec le maximum d'information. Dans un second temps, récupération CR de la consultation pour suivi patient.
Collaboration avec IDE coordinatrice de l'HDJ SMR pour concertation et décision de programmation des patients.
Programmation sur Doctolib des patients pour l'HDJ SMR suite à hospitalisation, en demandes externes avec visite de préadmission au préalable. Transmission éventuelle des convocations par mails. Edition convocation + bon de transport. Transmission des informations au bureau des admissions.
Accueil physique et téléphonique : Rendez-vous médecins pour les familles de patients ; Accueil des familles pour le service social ; Autres renseignements.
Accueil hebdomadaire agent caisse d'assurance maladie pour patients pris en charge PRADO (renseignements administratifs) et échange téléphonique ou mail selon besoin hors de son passage pour suivi
Gestion du dossier patient : Tenue, classement. Classement de documents aux archives. Numérisation de documents externes.
Etude du dossier des patients venant d'établissements extérieurs : notification du K opératoire dans ORBIS PMSI ; RV à venir ; classement des pièces fournis (documents à insérer dans DPP et documents à rendre au patient)
Récupération des Résumés Hebdomadaires Standards remplis le WE par les AS ; vérification et transmission au DIM
Gestion du courrier
Commandes de papeterie
Tenue du planning médical sur Clepsydre en binôme avec le secrétariat de MGA
Remplacement du secrétariat de Médecine Gériatrique Aiguë

Aptitudes requises pour exercer le poste
Diplômes/certificats : Etre titulaire d'un diplôme de niveau Bac (Bac technologique, professionnel, ...) à Bac + 2 en secrétariat ou sciences médico-sociales
Formation/s attendues: Avoir suivi une formation de secrétaire médicale complétée par une expérience professionnelle dans le secteur médical.
Expériences à valoriser : Avoir une expérience professionnelle dans le secrétariat médical
Compétences et aptitudes professionnelles associées au poste
Connaissances :
Théories solides en terminologie médicale.
Règles de l'hygiène hospitalière
Méthodes et moyens pédagogiques pour l'accompagnement des nouveaux professionnels et stagiaires.
Savoir-faire :
Analyser, synthétiser des informations permettant la prise en charge de la personne soignée et la continuité des soins.
Identifier les situations d'urgence ou de crise et y faire face par des actions adaptées.
Planifier et organiser son travail au sein d'une équipe pluri-professionnelle.
Travailler en équipe pluri-professionnelle.
Maîtrise dans l'utilisation des logiciels (recherche d'informations administratives-HEXTANT® ; Dossier patients-DX CARE® ; Gestion documentaire ENNOV® ; Logiciel de rendez-vous Doctolib® ; Logiciel de gestion des archives Archive-it® ; Logiciel de traitement de texte - Word®)
Savoir-être : Ex :
Sérieux et ponctualité.
Langage discret et respectueux.
Capacités relationnelles, d'écoute, de patience, d'humanité, d'empathie, de diplomatie, de tolérance et d'ouverture d'esprit.
Respect envers la personne soignée, ses proches, ses collègues, les partenaires de soins
Disponibilité, esprit d'équipe et de souci de l'autre.
Discrétion et retenue.
Adaptation et autonomie face aux changements liés aux remplacements ponctuels, multiples, et aux évolutions du service.
Engagement et implication dans les missions attribuées.
Faire preuve d'initiatives.
Sens de l'éthique et respect des règles déontologiques et plus particulièrement les règles d'hygiènes hospitalière.
Honnêteté intellectuelle et capacité à se remettre en question.
Spécificités du poste : conditions et environnement de travail
Horaires de travail et gestion du temps de travail :
Du lundi au vendredi de 9h 17h
Roulement établi sur le logiciel Clepsydre® transmis au plus tard le 15 du mois précédant.
Participation institutionnelles et de services:
Attentes principales institutionnelles vis-à-vis du professionnel :
Accueillir des stagiaires secrétaires médicales
Concourir à l'amélioration continue de la qualité de l'accueil et de la prise en soins des usagers. Il s'inscrit notamment dans les groupes de travail institutionnels et participe aux réunions du service.
Attentes principales du service vis-à-vis du professionnel :
Participer aux réunions de service.
S'inscrire dans la dynamique des référents institutionnels.
Activités spécifiques au service

Accueillir et réaliser un encadrement pédagogique des stagiaires secrétaires
Contribuer à l'amélioration de la qualité des soins par la déclaration et analyse des évènements indésirables.
Risques professionnels principaux et moyens de prévention EPI

Risques identifiés et Moyens de prévention

Risques musculo-squelettiques :
Mobilier et matériel d'ergonomie, formation gestes et postures

Risques liés aux agents biologiques :
Implantation de distributeurs de produit hydro-alcoolique, information et formation des agents à l'hygiène des mains, campagne de vaccination antigrippe et anti COVID 19

Confidentialité, éthique et respect des règles professionnelles
Se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement.
Garantir la protection et l'intégrité des données en conservant ses identifiants et mots de passe « intransmissibles » et « secrets » en permanence.
Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité, dignité.
Respecter les valeurs, laïcité, neutralité, confidentialité.
Obligations à l'égard des tiers : impartialité, probité, réserve, secret professionnel.
Exigence de continuité des soins.
Porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail et de respecter les règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.

Centre hospitalier - EHPAD Rue Fédé - EHPAD Route de Jallans -USLD -
Route de Jallans
28205 Chateaudun

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