SECRETAIRE A LA DIRECTION GENERALE

SECRETAIRE A LA DIRECTION GENERALE

CDD; CDI; Détachement; Mutation

FICHE DE POSTE
Référence informatique n° : DGSECR_ASDI_001

Diplôme où niveau requis

Niveau bac+2, type BTS assistant de direction, assistant de gestion
Ou Bac en secrétariat avec expérience professionnelle


Positionnement dans l'organigramme


Autorités hiérarchiques :
N+1 : attachée d'administration hospitalière chargée des affaires médicales et générales
N+2: chef d'établissement


Liaisons fonctionnelles :

Chef d'établissement
Ensemble des directions fonctionnelles et des secrétariats médicaux
Président de la commission médicale d'établissement
Chefs de pôle
Responsables de structures, de services, d'unité fonctionnelles


Présentation de l'unité

Localisation :
Sur le site du Centre hospitalier
1er étage du bâtiment 10 sans accès par ascenseur ou monte-charge


Constitution de l'équipe du secrétariat de la direction générale :
2 secrétaires de direction


Conditions d'exercices et particularités du poste

Travail en journée, temps plein
Travail en équipe
Contraintes physiques : position assise quasi continue, travail sur écran
Travail avec partenaires extérieurs : Mairies, administrations, Agence régionale de santé (DT 03 et siège régional), autres établissements, etc.
Travail en direct avec un ou plusieurs responsables hiérarchiques

Technologies utilisées

Bureautique Téléphone

Missions principales

Secrétariat de la direction générale

Assurer les prises de rendez-vous du directeur et organiser son planning
Organiser et préparer administrativement et logistiquement les réunions ponctuelles et institutionnelles (CODIR, CODIR élargi, réunion des cadres, etc.)
Elaborer le calendrier des instances de l'établissement (Conseil de surveillance, Directoire, CME, CSE, F3SCT, CSIRMT, Commission de formation)
Indiquer dans les agendas des directeurs et personnes concernées le calendrier des instances du GHT, régionales et nationales (COSTRAT, FHF, CNDCH, ANFH, etc.)
Accueillir les agents et les personnes extérieures
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants
Traiter les informations (collecter, classer et mettre à jour)
Saisir et mettre en forme des documents (courriers, notes, comptes-rendus, etc.)
Remettre en forme les documents officiels (projet d'établissement, CPOM, etc.)
Réaliser la gestion administrative du courrier
Classer les documents, informations et fonds documentaires rattachés à la direction
Suivi des demandes d'interpretariat

Gestion des dossiers

Suivi des congés des directeurs
Etablir les dossiers du Conseil de surveillance
Suivi des recrutements et des mutations des directeurs
Suivi des délégations de signature
Organiser administrativement et logistiquement le Conseil de Surveillance en amont puis en assurer le suivi
Suivi des notes de frais du directeur

Autres

Remplacement de l'autre secrétaire de direction pendant les congés ou absences



Activités complémentaires et/ou transversales

Savoir-faire et savoir requis

Saisie des documents numériques
Méthode de classement et d'archivage
Modalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Techniques de numérisation
Utilisation d'outils collaboratifs (plateforme drive en ligne, planning partagé, web conférence, etc.)

Qualités requises

Discrétion, confidentialité
Rigueur
Bon relationnel
Disponibilité
Ponctualité

CENTRE HOSPITALIER JACQUES LACARIN
Boulevard Deniere BP 2757
03207 VICHY

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