Assistant- Assistante de direction

Assistant- Assistante de direction

CDD

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville est un établissement multi-sites, composé de : l'hôpital Mercy (Metz), l'hôpital Bel Air (Thionville), l'hôpital Femme Mère Enfant de Metz, l'hôpital Femme Mère Enfant de Thionville, l'hôpital d'Hayange, l'hôpital Félix Maréchal (Metz), l'EHPAD Saint Jean, l'EHPAD Le Parc, ainsi que de services partagés avec l'HIA Legouest.
Avec plus de 1 900 lits et près de 7 000 professionnels, le CHR Metz-Thionville est l'établissement de santé le plus important du territoire Nord lorrain couvrant un bassin de population de 880 000 personnes et un champ d'activités complet, grâce notamment à des plateaux techniques modernes et des équipements de pointe. Le CHR est aussi le 1er employeur de Moselle.
Pour en savoir plus : Chiffres-cles-2024.pdf
Devenir un agent du CHR, c'est bénéficier :
- d'une politique de recrutement et de rémunération attractive
- de la possibilité d'effectuer une carrière complète au CHR
- d'une offre de formation riche et personnalisée
- d'un accompagnement à la promotion professionnelle
- d'une politique QVT (Qualité de Vie au Travail) active et attractive. Exemple: une salle de sport accessible 24/7 sur le site de l'hôpital Bel-Air de Thionville
- de la possibilité d'adhésion au CGOS (Comité de Gestion des Oeuvres Sociales) proposant un vaste panel d'offres réservées : CESU, chèques-vacances, abonnement sport, tarifs préférentiels locations, aide aux prêts...
- de la prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
- d'un service de restauration type self sur les sites de Mercy et Bel-Air (repas complet à moins de 5 )
- d'un parking gratuit

LE POSTE :
Mission générale DOP RU
L'assistant(e) de direction organise pour la Directrice DOP RU, en coordination avec l'équipe de la direction Générale et l'équipe PARC DRCI, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Il est également chargé de la tenue de l'agenda, de l'organisation des réunions et de la gestion des déplacements professionnels de la Directrice DOP RU.
Il contribue tout particulièrement à la programmation et au suivi des groupes projets en lien avec les dossiers de la DOP RU, en articulation avec le chargé de projet DOP. Il contribue également à l'organisation et à la gestion des instances pilotées par la Directrice DOP RU, notamment le Comité de la recherche clinique en lien avec l'équipe PARC DRCI et assure un suivi des instances où la DOP RU siège comme représentante du CHR MT, et en particulier pour les instances liées à l'universitarisation dont les CAP COPIL universitarisation, l'HAD (CA et AG HAD) et le SAS (copil SAS), ainsi que les Groupes de Travail spécifiques en lien avec le dossier universitarisation (GT recherche / GT démographie, etc.).
Il met à jour les listes de diffusion mail relatives aux projets de la DOP RU, prépare et assure la diffusion des notes d'informations et procédures relatives à la DOP RU (en articulation avec l'équipe PARC DRCI pour les sujets recherche), contribue à l'élaboration et au suivi de conventions et assure toute autre mission qui pourrait lui être confiée. Des missions spécifiques en lien avec les instances liés à la gestion de projet au sein du CHR MT ou avec les procédures et outils déployés en gestion de projet pourront lui être confiés.
Activités précises
Accueil physique
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Organisation de réunions, visites, conférences, événements
Rédaction et mise en forme de notes, documents, rapports, notes de synthèse
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Prise de rendez-vous / gestion des agendas
Gestion des stocks de matériel
Secrétariat des instances : préparation de l'ordre du jour, rédaction et/ ou suivi des PV d'instances (hors CR2C)

PROFIL RECHERCHÉ :
Spécificités du poste
Types d'horaires : à affiner en fonction de l'organisation arbitrée, par défaut 9h-13h ou 13h-17h pour un mi temps.
Autres spécificités
Discrétion requises
Dates de congés à articuler (en fonction du binome s'il y en a un)
Compétences requises
Savoir-faire requis
Utiliser les outils bureautique et les technologies de la communication M
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés M
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics E
Savoir prendre des notes rapidement M
Savoir rédiger (respect de la syntaxe, de l'orthographe et de la grammaire) M
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire M
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites M
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel M
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures E
Travailler en équipe/ en réseau M
Techniques de secrétariat M
Techniques d'accueil physique et téléphonique E
Classement archivage E

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise Savoirs requis Bureautique M
Savoir-être requis
Très bonne présentation
Discrétion, loyauté
Sens de l'initiative
Réactivité
Disponibilité
Capacité à négocier, diplomatie
Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
Esprit d'équipe
Capacité de travail
Sens de l'anticipation
Sens de l'organisation, ordre et méthode. Esprit de synthèse
Formation et expérience professionnelle
Formation en secrétariat et gestion administrative
BTS assistante de direction
Expérience professionnelle similaire d'au moins 24 à 36 mois

Poste : à mi temps (50%)

Hôpital de Mercy
1, Allée du Château - 57530 Ars-Laquenexy 1, Allée du Château - CS 45001 - 57085 Metz Cedex 03
57038 Metz

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