Assistant(e) de direction au sein de la Direction de la stratégie, des projets, des affaires juridiques et de la communication (DSIC)

Assistant(e) de direction au sein de la Direction de la stratégie, des projets, des affaires juridiques et de la communication (DSIC)

CDD; Détachement; Mutation

Le Centre Psychothérapique de Nancy recrute un.e Assistant.e de direction au sein de la Direction de la stratégie, des projets, des affaires juridiques et de la communication (DSIC).

Supérieur hiérarchique : Directrice de la DSIC

Relations fonctionnelles (les plus fréquentes) :
En interaction étroite avec l'équipe d'encadrement supérieur de la DSIC pour le compte de laquelle, il/elle assume aussi certaines tâches ou activités.

Ensemble des professionnels de la DSIC sachant que la direction est une direction bi-site dans le cadre de la direction commune (CPN/Ravenel).

Direction Générale, Présidence de CME, chefs de pôles et chefs de service, encadrement soignant ou professionnels des d'autres directions de la direction commune.

Partenaires de l'établissement (ARS, avocats, prestataires)

Missions :
L'assistant(e) de direction assure un rôle central dans le bon fonctionnement, l'organisation et la qualité et continuité de service de la DSIC. Sa mission principale est de faciliter et optimiser la gestion administrative de la Directrice et de ses proches collaboratrices et de les seconder dans leurs activités respectives. Il/elle contribue aussi au suivi des projets. Ce qui inclut notamment des activités de :
Gestion administrative :

Assurer la prise de rendez-vous, la gestion de l'agenda de la directrice, la préparation et l'organisation de réunions (réservation de salles, mise en place) ainsi que leur suivi,
Contribuer à la gestion des professionnels et à la continuité de service : organisation du suivi des congés de l'encadrement sur Chronos, gestion des ordres de mission, planification des entretiens, organisation de l'accueil des nouveaux arrivants (ex demande des accès informatiques, badges), gestion des présences DSIC aux réunions
Rédiger des comptes-rendus, mettre en forme des documents, organiser l'archivage, procéder à des mises à jour régulières
Préparer, participer (dont prise de notes) et assurer le suivi de différentes réunions et leurs échéances ;
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs ;
Gérer et traiter la boîte email ou le courrier de la direction ainsi que de l'espace numérique de partage des dossiers ;
Réceptionner, centraliser et diffuser les documents nécessaires au bon fonctionnement du service ;
Gérer les commandes de bureautique et de fournitures, gestion des demandes d'interventions techniques.

Appui à la gestion de projets et de dossiers :

En lien avec la Responsable Stratégie et Projets,
Gestion des Appels à projets (AAP)
Assurer une veille active sur les AAP institutionnels (ARS, État, collectivités, fondations).
Réaliser une analyse des attendus des cahiers des charges et en extraire les éléments clés afin de faciliter l'appropriation par les destinataires, leur permettre d'identifier rapidement les enjeux, l'intérêt potentiel et les conditions d'éligibilité. Puis, diffuser les AAP et organiser la collecte des contributions nécessaires au montage des dossiers.
Participer à la constitution des réponses : mise en forme, complétude des pièces, respect des attendus administratifs et effectuer le dépôt sur les plateformes dédiées dans les délais impartis.
Tenir à jour un tableau de bord de suivi des AAP (calendrier, décisions, financements, obligations de reporting).

Appui à la gestion de projets
Participer à l'organisation et au suivi des projets pilotés par la DSIC.
Préparer les réunions de pilotage : convocations, ordres du jour, supports, logistique.... Rédiger des comptes rendus, relevés de décisions et assurer leur diffusion auprès des acteurs.
Réaliser les relances pour garantir le respect des échéances et l'avancement des actions.
Contribuer à la mise à jour des outils de suivi : plannings, tableaux de bord, indicateurs simples.

Secrétariat de la communauté psychiatrique de territoire (CPT Sud Lorraine).
A ce titre, il/elle participe aux réunions, assure la prise de note, les comptes-rendus, le suivi des échéances et des engagements

D'autres missions pourront être confiées en fonction de l'actualité ou des nécessités qui s'imposent à l'établissement.

Qualités requises / exigences du poste :
Grande capacité d'organisation et de rigueur dans le suivi des dossiers et des échéances
Aptitude à gérer plusieurs activités en même temps
Esprit d'équipe
Discrétion, confidentialité
Aisance relationnelle, aptitude à la communication, diplomatie dans les relances et la coordination d'acteurs variés
Faculté d'adaptation
Esprit de synthèse
Sens aigu de la loyauté

Connaissances / compétences :
Maitrise des outils bureautiques (word, excel, power point et outlook)
Excellente pratique rédactionnelle, orthographe et connaissance des règles de correspondance administrative

Des connaissances sur la gestion de projets sont un plus

Expérience / formation ou grade :

Grade d'adjoint des cadres hospitalier
Niveau bac à bac +2 (assistanat de direction, gestion administrative, administration publique, gestion des organisations)
Une expérience dans le secteur public hospitalier, en assistanat de direction ou coordination administrative serait un atout.


Horaires / conditions du poste :

Poste temps plein
Décompte heures (7h36) ou forfait jour
Poste basé à Laxou (54) au CPN, des déplacements peuvent occasionnellement avoir lieu sur les sites extrahospitaliers du CPN ou au CH Ravenel.

Repos : Fixe le week-end

Centre Psychothérapique de Nancy Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
1 rue du Docteur Archambault BP : 11010
54521 Laxou

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