Secrétaire de direction

Secrétaire de direction

CDD; CDI

Assister le Directeur des Soins et le Directeur des Ressources Humaines dans l'organisation de leur travail : programmation de rendez-vous et gestion d'agenda ;
Accueil physique et téléphonique et information des personnels se présentant à la DRH/DS ;
Traitement des messages électroniques du secrétariat ;
Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
Assurer les Comités de recrutement : gestion et suivi des offres d'emplois publiées et des candidatures reçues, organisation des entretiens ;
Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
Organisation de réunions : coordination, préparation, organisation logistique ;
Assurer en binôme le secrétariat des Instances propres au 2 directions : Commission des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT) et du Comité Social d'Etablissement : planification dans les délais impartis, préparation et transmission des documents et convocations, secrétariat de séance, réalisation et diffusion des procès-verbaux ;
Organisation et tenue des astreintes des Cadres de Santé
Suivi des grèves et des remontées statistiques au niveau régional et national

2. Les savoir-faire requis du métier
Accueillir et orienter ;
Assurer des transmissions d'informations pertinentes aux Directeurs Fonctionnels ;
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous ;
Maîtriser les outils bureautiques et l'orthographe
Avoir une capacité d'adaptation et être rigoureux
Avoir le sens de l'organisation et du classement
Savoir établir des priorités dans l'exécution des tâches et la transmission des informations
Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs
Respecter les consignes données par le supérieur hiérarchique
Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse
Travailler en équipe pluridisciplinaire.

3. Les savoir-être requis du métier
Sens de l'accueil et de la communication
Discrétion dans les transmissions d'informations dans le respect du secret professionnel
Sens du travail en équipe et en polyvalence
Capacité à gérer les priorités
Capacité rédactionnelle
Savoir être force de proposition
Autonomie et prise d'initiative dans le respect de sa délégation

II- CONTEXTE D'EXERCICE

1. Relations professionnelles
Liens hiérarchiques :
Directrice des Ressources Humaines ;
Directeur des soins ;
Attaché d'administration Hospitalière de la DRH.
Liens fonctionnels : agents de l'établissement, cadres des différents services, secrétariats des directions fonctionnelles et des directions déléguées des établissements de la Direction Commune.
2. Etudes préparant au métier et diplômes
BTS Assistant de direction ;
BTS Assistant de gestion PME-PMI.
Une expérience dans la fonction publique serait un plus.

3. Spécificités du poste et conditions d'exercice
Recrutement primaire en CDD renouvelable avec perspective de CDI
Disponibilité du poste : immédiate
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap

Hôpital Jacques Puel
Avenue de l'Hôpital
12027 Rodez

Voir la fiche de l’établissement