Assistant de direction F/H

Assistant de direction F/H

CDI

Missions générales :
Assistance opérationnelle à la Direction projet (organisation, coordination, suivi administratif)
Mise en forme de documents stratégiques
Appui à la communication interne et externe
1. Avant l'ouverture de l'Institut (jusqu'en 2027) :
Assistanat de direction : gestion d'agendas, organisation de réunions, rédaction de notes et supports
Gestion documentaire : classement, archivage, diffusion et mise à jour
Interface avec les partenaires internes et externes
Organisation des déplacements et des événements (ateliers, comités, visites)
Support administratif (signatures, conformité des documents)
Optimisation des process et organisation
Contribution à la communication : rédaction de contenus, mise à jour des supports, publication web
Mission 2026 : rédaction des contenus du site internet
2. Après l'ouverture (à partir de 2027) :
Pilotage du secrétariat de direction et gestion des priorités
Organisation des instances du GIP et gestion du back-office
Suivi administratif des activités et événements
Mise à jour des documents institutionnels
Coordination avec les équipes et gestion des espaces documentaires
Appui aux visites et relations partenaires
Communication et coordination :
Rédaction de contenus et mise en forme des supports
Valorisation des activités de l'Institut
Appui au bon fonctionnement quotidien
(liste non exhaustive)
Qualités professionnelles requises
.Organisation et rigueur - Capacité à gérer plusieurs agendas, priorités et dossiers simultanément avec précision.
.Proactivité et anticipation - Savoir identifier les besoins de la direction et agir avant que les problèmes n'apparaissent.
.Excellente communication écrite et orale - Rédaction claire, mise en forme professionnelle des documents.
.Discrétion et confidentialité - Respect absolu des informations sensibles et des échanges internes.
.Esprit d'équipe et coordination - Capacité à collaborer efficacement avec l'ensemble des équipes.

Connaissances associées
.Maîtrise des outils bureautiques et de présentation - Word, Excel, PowerPoint, et outils collaboratifs (Teams, Onedrive).
.Principes de communication interne et externe - Rédaction de supports, structuration de messages, mise en forme cohérente avec la charte graphique.
.Techniques d'organisation et gestion administrative - Gestion d'agendas complexes, suivi des réunions,
archivage et classement documentaire.
PRE-REQUIS
Formation : Bac+2 à Bac+5 en assistanat de direction, communication, secrétariat ou gestion administrative. Expérience : 2 à 5 ans minimum sur un poste similaire d'assistanat de direction, idéalement avec un volet communication ou coordination de projet.
Compétences techniques : maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Teams, OneDrive).
Compétences linguistiques : très bonne maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance de l'anglais est un plus.
(liste non exhaustive)

POUR CANDIDATER :
MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS

Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)
3, avenue Victoria
75184 Paris