Agent Administratif

Agent Administratif

CDD; CDI; Détachement; Emploi aidé; Mutation; Stage; Vacation

- DESCRIPTION DU MÉTIER

1. Définition

Accueillir les patients, recueillir et traiter les données nécessaires à son identification et à la facturation de l'activité Selon le répertoire des Métiers de la Fonction Publique Hospitalière
Famille : Management, gestion et aide à la décision Sous-famille : Finances, comptabilité
Code métier : 45I70
2. Spécificités dans le métier Conditions d'exercice :
Amplitude horaire de 7h45 à 18h00
Poste : 38 h semaine
Durée journalière de travail (exemple) :
7,60 sur 5 jours ou 7,80 sur 4 jours et 6,80 sur 1 jour (temps plein)
7,60 sur 4 jours ou 7,85 sur 3 jours et 6,85 sur 1 jour (temps partiel à 80 %) Poste essentiellement en front office
Possibilité de télétravail en fonction du poste occupé
Exigences physiques :
Maintenir une position assise. Adaptabilité aux pics d'activité.
Exigences psychologiques :
Gestion du stress
Autres exigences :
Autonomie et rigueur dans l'exécution du travail ; Ponctualité ;
Disponibilité ;
Le port d'une blouse blanche est recommandé dans les services de soins ;
Le port du badge avec l'identité et le service d'affectation doit être permanent ;
Respect du secret professionnel, de la confidentialité et des droits des patients.

3. Autres appellations courantes

Gestionnaire des entrées - Gestionnaire du bureau des entrées - Admissioniste
4. Les activités du métier

Accueillir, informer et orienter les usagers (agents, patients, ambulancier, etc.) dans son domaine ; Accueil téléphonique des patients, des usagers, du personnel soignant etc ;
Création ou mise à jour de l'identité du patient dans le respect des règles de l'identito-vigilance ; Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients (identification des débiteurs, recueil des pièces justificatives, lecture CV etc) dans le respect des règles de facturation dans le logiciel métier ; Saisir ou vérifier les informations administratives nécessaires pour le dossier médical (médecin traitant, personnes à prévenir, etc.) ;
Régularisation des dossiers des patients admis au service d'accueil d'urgence ;
Identitovigilance : détection des doublons identités et de séjours, fusion des doublons d'identités ;
Réception et traitement du courrier, emails, fax ;
Délivrer des bulletins de situations aux patients, ambulanciers et assistantes sociales ; Utilisation du CDR et du CDRi ; du logiciel de téléphonie ;
Contrôle et saisie des prises en charges pour les dossiers d'hospitalisation ;

Modification du mouvement en cas de demande de chambre particulière ; Demandes de prises en charges mutuelle via la plateforme 4 AXES ou par fax ; Scanner des documents patients dans la GED ;
Création des dossiers en préadmissions (séjour et externe) dans son domaine ;
Encaissement dans le logiciel de régie (frais de séjours, soins externes, frais accompagnants, téléphone, wifi, activité libéral, etc.) ;
Autres tâches ponctuelles administratives en fonction des nécessités de service et du rythme de facturation ; Maitriser les logiciels métiers (Pastel, Infortel, Gestionnaire de la CPS, LCVitale, Démat BE, )
Utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, BO) ; Règlementation de la facturation.
Participation à la continuité de service du service public ;
5. Les savoir-faire requis du métier

Accueillir et orienter les usagers, ambulanciers, etc. ;
Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations ;
Intégrer les informations patient en temps réel pour les traduire en facturation (facturation au fil de l'eau) ; Identifier et analyser les anomalies des dossiers avant facturation ;
Savoir identifier et gérer un dossier à traiter en redressement ; Travailler en équipe/en réseau ;
Utiliser une procédure, une réglementation spécifique à son domaine ;
Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques ; Classer les données et documents dans la Démat BE.
6. Connaissances associées

Gestion de l'agressivité de patient ; Les différents circuits patients ; Droit hospitalier.

II- CONTEXTE D'EXERCICE

1. Relation professionnelles les plus fréquentes

Interne au service : adjoints administratif et adjoint des cadres
Pour la gestion des dossiers des patients : assistantes médicaux administratives, service social, médecins Organismes payeur (caisses d'assurance maladie, organismes complémentaires)
Trésor public pour les échanges d'informations
2. Lien hiérarchique

Exerce son activité sous la responsabilité hiérarchique de l'adjoint des cadres responsable du service et du directeur(rice) de la direction des Finances.
3. Etudes préparant au métier et diplômes

Aucun
4. Correspondances statutaires éventuelles

Adjoint administratif hospitalier Adjoint des cadres hospitaliers
5. Passerelles

Gestionnaire comptable et achat Gestionnaire finances Gestionnaire DRH

Hôpital Jacques Puel
Avenue de l'Hôpital
12027 Rodez

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