SECRÉTAIRE EN CHARGE DE L’ACCUEIL DE LA DIRECTION DES SOINS INFIRMIERS ET MEDICO- TECHNIQUES

SECRÉTAIRE EN CHARGE DE L’ACCUEIL DE LA DIRECTION DES SOINS INFIRMIERS ET MEDICO- TECHNIQUES

CDD; CDI; Détachement; Mutation

1. LIAISONS HIERARCHIQUES
Le secrétaire est placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Soins et Coordonnateur Général des soins.

2. LIAISONS FONCTIONNELLES

2.1 Internes à la Direction des Soins
Assistant de direction de la direction des soins
Cadres supérieurs de pôle et cadres de santé

2.2 Internes au C.H.U
Agents des services de soins
Cadres de santé
Directions Fonctionnelles
Représentants du personnel

2.3 Externes au C.H.U
Agence Régionale de Santé
Etablissements de santé publics et privés du territoire et toutes structures partenaires du CHU
Ecoles et instituts de formation

3. MISSIONS
Secrétariat général :
o Accueillir et renseigner les agents se présentant à l'accueil
o Réceptionner, référencer et trier les courriers entrants
o Recevoir et orienter les appels téléphoniques
En lien avec l'assistant de direction, suivre les boites mails partagées
o Enregistrer, trier, diffuser, classer les documents divers
Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus dans le respect de la charte graphique de l'institution
Assurer le suivi des stocks et la gestion des commandes de petit matériel et fournitures de bureau
Réceptionner les candidatures et les classer
Participer à la planification et organisation logistique des réunions, évènements et déplacements afférents à la vie des directions
Rédiger des projets de réponse aux sollicitations d'agents
Participer au secrétariat de la Commission des Soins Infirmiers, rééducation et médico-techniques, espaces d'échanges interprofessionnels

4. EXIGENCES DU POSTE

4.1 Formation et expérience requise
Expérience en secrétariat administratif et fonctions d'accueil

4.2 Grade
Agent administratif de catégorie C
Ou tout agent répondant aux exigences de la fiche de poste.

4.3 Compétences et qualités requises
Avoir une bonne maitrise de la langue française (écrite et parlée), aisance rédactionnelle et orthographique
Connaître le fonctionnement général de l'établissement et ses principales instances
Maîtriser la frappe et la prise de notes
Maîtriser les fondamentaux des outils informatiques : suite Office, Word, Excel
Rigueur et sens de l'organisation
Autonomie
Discrétion
Empathie
Assiduité
Qualités relationnelles avec le public
Ecoute
Respect du secret professionnel
Patience

4.4 Possibilités d'évolution professionnelle
Assistant de direction de la DSI

5. CONDITIONS DE TRAVAIL

5.1 Environnement de travail
Accueil de la Direction des soins

5.2 Risques professionnels
Troubles musculo-squelettiques liés à la position assise
Fatigue visuelle liée au travail sur écran

5.3 Horaires
Poste à temps plein du lundi au vendredi, horaires à définir en lien avec l'assistant de direction permettant d'assurer une continuité de l'accueil de 7h à 16h

5.4 Matériel à disposition
Outils bureautiques

5.5 Autres
Port du badge obligatoire

Centre Hospitalier Universitaire de la Guadeloupe
Route de Chauvel
97159 Pointe-à-Pitre

Voir la fiche de l’établissement