Secrétaire à l'Equipe mobile de soins palliatifs - H/F

Secrétaire à l'Equipe mobile de soins palliatifs - H/F

CDI; Mutation

Les Hospices Civils de Beaune (HCB) regroupent les Centres Hospitaliers de Beaune, d'Arnay le Duc, de Seurre et de Nuits Saint Georges, représentant un total de 988 lits et places.

Ils disposent d'un plateau technique complet (Bloc opératoire, lits de soins intensifs, IRM, scanner, maternité).

Les HCB sont également l'établissement support du GHT Sud Côte d'Or, avec les EHPAD de Bligny s/ Ouche, Nolay, Labergement les Seurre et Saint Jean de Losne, dont l'offre est diversifiée de spécialités et de proximité en MCO, SSR, HAD, EHPAD et USLD.

De par son histoire, les HCB disposent, également, d'un patrimoine riche et diversifié constitué d'un monument historique : le musée de l'Hôtel Dieu et d'un domaine viticole prestigieux constitué de legs et donations, dont la production est vendue tous les ans lors de la célèbre Vente des Vins des Hospices de Beaune qui se tient tous les ans au mois de novembre.

Description du poste
L'assistante médico-administrative de l'Equipe mobile de soins palliatifs assure un rôle polyvalent clef de coordination, d'organisation, de support administratif auprès des membres de l'équipe médicale et paramédicale. Elle facilite le bon
fonctionnement de l'équipe en prenant en charge la gestion des tâches administratives, en veillant à l'orientation et à la transmission d'informations auprès des patients et leurs familles.

Missions principales :
- Gestion administrative des dossiers patients : ouverture, mise à jour, classement et archivage
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs (rapports, comptes rendus, courriers)
- Organisation et coordination des rendez-vous, visites et interventions de l'équipe mobile
- Préparation des réunions d'équipe : dossiers patients, bilans, agenda
- Gestion du courrier, des e-mails et des appels téléphoniques liés à l'activité du service
- Organisation et suivi des réunions internes et externes (réunions de service, partenaires, etc.)
- Gestion des ressources nécessaires au fonctionnement de l'équipe (téléphonie, fournitures, salles, supports)
- Participation à la rédaction des rapports d'activité et au suivi des projets du service
Transmission des informations du service auprès de l'encadrement
- Organisation des journées de travail pluridisciplinaires (« journées blanches »)

Communication et coordination :
- Assurer la liaison entre l'équipe de soins palliatifs, les services hospitaliers, les médecins traitants et les partenaires extérieurs (EHPAD, structures médico-sociales, etc.)
- Informer et orienter les familles concernant le rôle de l'équipe mobile et les démarches administratives
- Assurer les relations administratives avec les partenaires extérieurs

Gestion de l'activité et des ressources :
- Élaboration et suivi du planning des interventions et des formations de l'équipe
- Veiller au respect des procédures administratives, de la confidentialité et de la gestion des dossiers patients
- Assurer une veille documentaire et réglementaire

Coordination de projets :
- Participer au suivi et au développement des projets du service (outils, logiciels, formations)
- Contribuer à l'élaboration d'outils, de procédures et à leur mise à jour
- Participer à la réflexion stratégique et à l'amélioration continue du service

Soutien au fonctionnement du service :
- Suivi des indicateurs d'activité et statistiques
- Préparation des réunions interdisciplinaires
- Participation aux réunions d'équipe et à la réflexion éthique
- Proposition d'axes d'amélioration et participation aux actions de communication et de partenariat

COMPETENCES SPECIFIQUES
Compétences administratives : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie, logiciels métier), gestion des plannings, prise en charge du courrier, préparation de rapports et de documents, qualités rédactionnelles.

Compétences organisationnelles : capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs dossiers en parallèle, avec un sens de l'anticipation.


Rigueur et confidentialité : respect strict des règles
de confidentialité, de déontologie et d'éthique.


SAVOIR-ÊTRE ET QUALITÉS REQUISES :
Communication : aisance à l'oral et à l'écrit, capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés (équipe médicale, patients, familles, partenaires), capacité à rédiger des documents clairs et concis.


Adaptabilité : capacité à travailler dans un environnement en constante évolution, à gérer des situations urgentes et parfois émotionnellement difficiles.
Polyvalence et autonomie : capacité à travailler de manière autonome tout en restant flexible et adaptable à un environnement en constante évolution.

Qualités : empathie, sens de l'écoute, discrétion, rigueur, raisonnement, réactivité

Diplômes requis :
- Minimum BAC+2 Administratifs / bureautique

Niveau d'expérience requis :
- EXPERIENCE APPRECIEE

Hospices Civils de Beaune MCO
Avenue Guigone de Salins BP 40104
21200 Beaune

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