Assistante de Direction Générale

Assistante de Direction Générale

CDD

CDD de remplacement

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :

Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers
Forfait jour
Poste rattaché à la Cheffe de l'établissement
Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME
Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)

MISSIONS DETAILLEES
1. Organisation et suivi des instances
Coordination des agendas en vue de la planification annuelle des instances et ajustements nécessaires en cours d'année
Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
Rédaction des comptes rendus et/ou procès-verbaux d'instances
Préparation des instances (Directoire et Conseil de Surveillance)
Mise en forme et envoi des convocations, ordres du jour et des documents dans les délais règlementaires
Pv
2. Gestion administrative et organisationnelle
Tenue de l'agenda de la cheffe d'établissement
Réservation des salles et organisation des visioconférences
Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports)
Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction
Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde
Participation à la gestion administrative des conventions
Etablissement et mis à jour des délégations de signature
Coordination des secrétariats Direction Générale, Direction des Ressources Humaines et Direction des soins : organisation de la continuité de service, participation aux recrutements, gestion des congés
Réception courrier
Classement et archivage des documents
3. Accueil et communication
Accueil physique et téléphonique
Réception des appels, transmission des informations
Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé
Disponibilité en fonction des instances et réunions sur l'amplitude 8h 18h
Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels
Activité nécessitant discrétion et confidentialité
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)
Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation
Capacités rédactionnelles avancées
CAPACITES REQUISES
Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité
Sens du travail en équipe
Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition
Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle
Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement

Centre hospitalier spécialisé Montperrin
109 Av du Petit Barthélemy
13617 Aix-en-Provence

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