SECRETAIRE A LA DIRECTION TRAVAUX ACHATS LOGISTIQUE

SECRETAIRE A LA DIRECTION TRAVAUX ACHATS LOGISTIQUE

CDD; CDI; Détachement; Mutation

FICHE DE POSTE

Référence informatique n° : POLTAL_SECR_001


Diplôme ou niveau requis
Niveau bac+2 type BTS minimum

Positionnement dans l'organigramme

Autorités hiérarchiques
Le gestionnaire est placé sous l'autorité du responsable du Département Equipements Achats (DEA).et du directeur du pôle Travaux Achats Logistique (PTAL).
N+1 : Attaché d'administration hospitalière - DEA
N+2 : Directeur adjoint Chef du PTAL

Liaisons fonctionnelles
Ensemble des départements du Pôle Travaux Achats - Logistique
Ensemble des Directions fonctionnelles et leur secrétariat
Ensemble des cadres et responsables médicaux de service ou d'unité

Présentation de l'unité

Mission du service
Le Département Equipements Achats (DEA) coordonne l'ensemble des achats effectués au sein de l'établissement, conformément à la politique d'achat définie par le Groupement Hospitalier de Territoires.

Le Département Equipements Achats assure :
le pilotage des Plans d'Equipements non médicaux;
le suivi du Patrimoine
le suivi administratif et financier des dépenses liés aux achats de l'établissement (en exploitation, comme en investissement, à l'exception du suivi financier de la pharmacie et du laboratoire) ;
la réalisation des achats de l'établissement (hors produits magasin, pharmacie, laboratoire) : de la formalisation du cadre administratif de l'achat (marché, contrat, centrale d'achat) à la liquidation de factures et/ou la gestion des litiges en passant par l'engagement de la ou des commande(s) (et son report éventuel) ;
la formalisation du cadre juridique de l'achat pour les achats de produits
l'accompagnement méthodologique et juridique des secteurs d'achat non rattachés au pôle Travaux Achats Logistique, dans le processus achat


Localisation
Sur le site du Centre Hospitalier
Les équipes du département Equipements Achats sont localisées au bâtiment 12, 1er étage / sans accès par ascenseur ou monte-charge.


Constitution de l'équipe
8 personnes sur deux secteurs (marchés et budget)

Conditions d'exercices et particularités du poste

Travail en journée à temps plein
Contraintes physiques : position assise continue, travail sur écran

Relations professionnelles extra-hospitalières
Groupement Hospitalier de Territoire
Collectivités
Cabinet notarial et syndicats de copropriétés


Missions

- Accueil des personnes
- Organisation de réunions, événements, commissions
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Reproduction de documents ou dossiers, diffusion
- Rédaction de note d'information, courriers
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Suivi temps de travail des ingénieurs dans outil de gestion du temps de travail
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
- Gestion (déclaration et suivi) des sinistres auprès des assurances : dommage aux biens, responsabilité civile, assurance automobile
- Suivi des recours devant les juridictions administratives
- Participation à la gestion du patrimoine (relations syndicats de copropriétés et notaire)
- Gestion des conventions
- Distribution et suivi des jetons de stationnement et gestion des contraventions
- Suivi et recensement des abonnements à des revues ou presse
- Gestion des stocks de matériels de bureau
- Vente de matériels du domaine public



Technologies utilisées

Outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Hexagone


Informations complémentaires

Grade : Adjoint Administratif

Qualités recherchées

Rigueur, Autonomie, Ponctualité, Ecoute et vigilance

Savoir-faire :

- Accueillir, accompagner et orienter les personnes
- Définir un plan de classement et d'archivage
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
- Organiser et classer des données, des informations
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents
- S'exprimer de façon claire auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en réseau
- Utiliser les outils bureautiques






Connaissances

Description Niveau de connaissance
Accueil téléphonique Connaissances générales
Bureautique Connaissances opérationnelles
Classement Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Secrétariat Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles

CENTRE HOSPITALIER JACQUES LACARIN
Boulevard Deniere BP 2757
03207 VICHY

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