Secrétaire Médicale HDJ MEDECINE ET ONCOLOGIE

Secrétaire Médicale HDJ MEDECINE ET ONCOLOGIE

CDD; Détachement; Mutation

SECRETARIAT MEDICAL HDJ MEDECINE ET ONCOLOGIE

PRESENTATION DU SERVICE
Le service d'HDJ Médecine et Oncologie est composé des services suivants :

- HDJ Médecine

- HDJ Oncologie

- RCP

- Consultations : Oncologie (3) Hématologie (2) Radiothérapie (1)

Bureau : partagé


DESCRIPTION DU SERVICE ET DE L'ORGANISATION

Le secrétariat se situe au 1er étage EST à droite des ascenseurs.

L'équipe se compose de 3 secrétaires médicales qui gèrent les programmations en hôpital de jour avec différentes spécialités : hématologie, oncologie, rhumatologie, cardiologie, pneumologie, gériatrie, infectiologie.

Le secrétariat est ouvert de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. (Possibilité de modification, car certains patients sont programmés à 8h15 et arrivent dès 8h).

2 secrétaires dédiées en HDJ Médecine et 1 secrétaire dédiée en HDJ Oncologie, afin d'assurer la continuité de service. Pour les remplacements ponctuels (congés, arrêts maladie, etc), les secrétaires peuvent mutuellement se remplacer => polyvalence.

RELATIONS HIERARCHIQUES

Coordinatrice des secrétariats médicaux ([email protected])
Directrice parcours patient

RELATIONS FONCTIONNELLES

Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical
La Cadre sup de pôle
Le personnel paramédical et médico-technique
L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux
Les services administratifs
Le Département d'information médicale

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.

ACTIVITES PRINCIPALES

A. Accueil, gestion administrative et dossier patient

· Accueil physique et téléphonique
· Gestion prise de rendez-vous
· Gestion de la boite mail du service
· Vérification rigoureuse de l'identité (identitovigilance)
· Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques)
· Information claire du patient sur son parcours
· Mise en forme et correction des LDL en HDJ
· Envoi des examens réalisés lors des HDJ

B. Programmation et planification
· Gestion des plannings DOCTOLIB (consultations, bilans )

· Coordination avec :
Médecins
IDE HDJ
Anesthésie si nécessaire
Pharmacie, anapath, labo
Admissions

·Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins)
· Gestion des annulations et reprogrammations

C. Gestion du DPI DX CARE

· Programmation des venues en HDJ dans DOCTOLIB
· Saisie et mise en forme des lettres de liaison
· Vérification de la complétude des dossiers médicaux
· Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN)
· Archivage numérique conforme aux règles RGPD

D. Coordination du parcours

· Gestion de patients
· Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres spécialités.


E. Qualité et gestion des risques

· Application des procédures institutionnelles
· Signalement des événements indésirables
· Contribution à la démarche qualité

MISSIONS SECONDAIRES
Commande des fournitures
Tenue du dossier médical papier quand il existe encore (HDJ oui : chimio, transfu etc)

MISSIONS EXCEPTIONNELLES liées ou non à la spécialité
Remplacement ou renfort au sein du secrétariat

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL
Type de contrat : CDD Stagiairisation Mutation Détachement - Titularisation
Conformément à la chartre de travail du GHNE : 37 h 30 /semaine selon la règlementation en vigueur
7 h 40 / jour en journée continue du lundi au vendredi


COMPETENCES ATTENDUE

Savoirs

· Organisation d'un HDJ
· Terminologie liée à la spécialité
· Maîtrise de DxCare / OUTLOOK
· DOCTOLIB / LIFEN
· Secret médical et discrétion professionnelle

Savoir-faire

· Organisation de plannings
· Gestion des patients chroniques
· Coordination pluridisciplinaire

Savoir-être

· Empathie (patients douloureux chroniques)
· Discrétion
· Rigueur et sens de l'organisation
· Capacité à travailler en collaboration
· Capacité à gérer les situations d'urgence
· Capacité d'écoute
· Sens des responsabilités
· Ponctualité

CARACTERISTIQUES DU PROFIL

Diplôme d'Assistante Médico-Administrative
Baccalauréat F8 ou ST2S
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

CAPACITES REQUISES

Capacité à travailler en collaboration => esprit d'équipe
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à gérer les situations d'urgence
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Ponctualité

Vous bénéficierez :

D'un accompagnement à votre arrivée De formation D'évolutions professionnelles (commissions ? concours)
Parking gratuit Crèche hospitalière sur site
Une cafétéria, un self

Moyens de transport
Bus ; Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026 ; Co-voiturage

Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience professionnelle, rejoignez-nous.

Hôpital Paris-Saclay
1, parvis de l'Hôpital
91400 ORSAY

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