Adjoint administratif au bureau des entrées - H/F

Adjoint administratif au bureau des entrées - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Intitulé du poste
Adjoint administratif PÔLE FEMME/ENFANT (bureau des entrées)
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Agent de catégorie C / Filière Administrative
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Adjoint Administratif
Unité Fonctionnelle
Pôle
4300
Médico-Economique
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
Service Pôle Femme / Enfant (PFE) situé au 1 er Etage Bureau des Entrées
Présentation du service d'affectation
Le pôle Femme-Enfant est un pôle qui comprend les services de gynécologie, maternité, néonatalogie, pédiatrie. Ce service est sous la responsabilité du Directeur du pôle économique, de l'Attaché d'administration hospitalière et de l'Adjoint des Cadres référent hospitalisation du Bureau des entrées.
Description synthétique du poste
Accueil administratif des patients du service du Pôle Femme-Enfant (PFE). Activité assurée du lundi au vendredi, hors jours fériés et week-ends. Le service compte 3 agents fixes.
· Amplitude horaire en semaine (du lundi au vendredi) : 08h00 -17h00
Ø 08h00-15h40
Ø 08h30-16h10
Ø 09h20-17h00
Missions principales
1. Accueil et orientation :
Accueil physique et téléphonique des patients, familles, assistantes médico-administratives et personnel soignant, lien avec les Cadres de santé, la cadre Sage-femme.
Orientation des patients au sein du pôle Femme-Enfant.
Recueil des informations administratives et explication des démarches auprès de l'état civil (déclarations de naissance).
Repérage des patients en situation de précarité et mise en relation avec la PASS, le service social ou les cadres de santé.
Informations relatives au contentieux externe et à l'hospitalisation.
2. Gestion des dossiers administratifs :
Suivi des dossiers administratifs externes :
Dossiers administratifs suivants : Urgences pédiatriques, pédiatrie, urgences gynécologiques, UAPED, consultations diététiciennes, vaccination, contrôles BB (H48 et J15), diabète gestationnel, Vénofer, Rhophylac, acupuncture, échographie cardiaque, haptonomie, EEG.
Suivi des dossiers administratifs des patients hospitalisés :
Dossiers administratifs des patients hospitalisés suivants: maternité, gynécologie médicale et chirurgicale, pédiatrie, néonatologie, chirurgie ambulatoire gynécologique et pédiatrique, IVG, Maison des femmes, HDJ pédiatrie.
Rattrapage des dossiers créés la nuit par les sages-femmes (débiteurs, identité)
Suivi des mouvements des patients
3. Facturation et valorisation :
Valorisation et redressement des dossiers de patients hospitalisés.
Connaissance des règles de facturation des séjours en médecine obstétrique, chirurgie et des situations particulières (morts ftales, secret médical).
Devis et facturation pour accouchements sous le secret.
Demandes de prise en charge auprès des assurances privées étrangères et suivi du 100 % maternité. Demandes d'immatriculation des nourrissons (néonatologie, carte européenne, mamans seules).
Missions annexes
Requêtes et suivi administratif :
Gestion requêtes spécifiques (Facturations Externes et Hospitalisation).
Vérification des listes Guitry.
Gestion des Restes à Recouvrer (RAR).
-Participation au roulement de garde le week-end Accueil Central et/ou Urgences
Liaisons fonctionnelles
Relations internes et externes :
Agents / Cadres de santé : Pédiatres, chirurgiens, urgentistes, pédopsychiatres, IDE/IPDE, sages-femmes, Assistance sociale, diététicienne, Services des Bureaux des entrées
Liens hiérarchiques
Sous l'autorité de la Direction du Pôle Finances, Admissions, Contrôle de gestion et Systèmes d'information. Sous la responsabilité du Responsable du bureau des entrées et de l'Adjoint des Cadres en charge de la facturation des patients hospitalisés.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
Intitulé
Niveau recherché
S
A
M
E
CONNAISSANCES
Logiciel CPAGEI (Création de dossier Patients)
X
Logiciel HM
X
CDRI consultation des droits des patients en ligne et ROC (Mutuelle)
X
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
X
Connaissance des règles de facturation et de prise en charge par l'assurance maladie
X
SAVOIR FAIRE
Etre polyvalent
X
Accueillir et orienter des personnes
X
Savoir écouter et reformuler les demandes
X
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
X
Rigueur dans l'application des procédures
X
Transmission de l'information, communication, organisation
X
Savoir prendre des initiatives
X
SAVOIR ETRE
Savoir accueillir le public
X
Très bonne gestion du stress
X
Etre ponctuel
X
Etre diplomate
X
Etre à l'écoute
X
Etre disponible
X
Travailler en équipe avec l'ensemble du service et du Pôle Médical PFE
X
Savoir transmettre son savoir-faire et ses connaissances aux nouveaux arrivants
X
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil
Pré requis souhaités :
Maîtrise des outils informatiques et logiciels hospitaliers (Pack Office : Word, Excel ; CPAGEI, HM, etc.).
Sens de l'organisation et rigueur dans le traitement des dossiers.
Qualités relationnelles pour l'accueil et le suivi des patients.
Connaissance de la réglementation hospitalière, des règles de facturation et de prise en charge par l'assurance maladie
Conditions d'exercice
Rythme de travail : Horaire fixe du lundi au vendredi
Contribution aux bonnes pratiques du développement durable :
Les bonnes pratiques communes : le bon usage des mails, favorisation escaliers
- Gestion raisonnée de l'utilisation du mail
- Recyclage du papier et limiter les impressions et privilégier les éditions R/V
Autres renseignements
Visa de l'autorité hiérarchique
Stéphane HAFFEN
Directeur Adjoint
Responsable du pôle médico-Economique
Contacts
Service demandeur
Gestionnaire
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail
M. Stéphane HAFFEN
Directeur du Pôle Médico-Economique
04 68 24 20 50
[email protected]
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail
Mme Emmanuelle PROT
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
04 68 24 20 36
[email protected]

Profil recherché :

Pré requis souhaités :
Maîtrise des outils informatiques et logiciels hospitaliers (Pack Office : Word, Excel ; CPAGEI, HM, etc.).
Sens de l'organisation et rigueur dans le traitement des dossiers.
Qualités relationnelles pour l'accueil et le suivi des patients.
Connaissance de la réglementation hospitalière, des règles de facturation et de prise en charge par l'assurance maladie

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

Voir la fiche de l’établissement