Adjoint des cadres à la Gestion Administrative des Patients

Adjoint des cadres à la Gestion Administrative des Patients

CDD

Les Hôpitaux Drôme Nord (HDN) recherche leur futur(e) Adjoint des cadres à la Gestion Administrative des Patients.

Missions principales : Assurer l'encadrement des agents de la chaine Accueil Facturation Recouvrement en binôme (18 agents sur le site de Romans et 5 agents sur le site de Saint Vallier).

La Gestion Administrative du Patient aux Hôpitaux Drôme Nord est organisée en deux bureaux centralisés : l'un sur le site de Romans et l'autre sur le site de Saint Vallier.

Le ou l'adjoint(e) encadrera aussi bien les agents du site de Romans que du site de Saint-Vallier.
Deux adjoints des Cadres sont en poste à la GAP. Le travail en binôme est particulièrement prégnant sur cette fonction. Par ailleurs, le poste intègre des missions transversales entre les deux sites.

En quelques chiffres, la cellule accueil facturation recouvrement des HDN, c'est 27 agents, 195 000 venues en externe et 35 000 séjours. Le poste s'exerce dans un établissement à taille humaine et en pleine mutation. Un projet ambitieux de modernisation de l'infrastructure, validé dans le cadre du Ségur de la Santé, est en cours de finalisation.

Missions générales, permanentes et spécifiques


Organisation de l'activité de son secteur
- Superviser au quotidien l'organisation du travail en situation normale et dégradée (accueil, gestion des pré- admissions, reprise des dossiers incomplets, saisie du courrier),
- S'assurer de la bonne application des procédures de gestion administrative et des règles de facturation,
- Superviser la complétude des dossiers et les délais de mise en facturation
- Veiller à l'acquisition et à l'actualisation des connaissances techniques des agents (rédaction de procédures),
- Traiter et suivre les dossiers d'admissions complexes (absence de couverture sociale, payants en totalité programmés avec élaboration de devis),
- Gérer le contentieux avec les caisses d'assurance maladie, les mutuelles et les particuliers,
- Suivre les dossiers non facturés ainsi que le recouvrement en collaboration avec le Centre des Finances Publiques,
- Mise à jour informatique des données de facturation et du suivi d'activité.


Encadrement et animation des agents de la Gestion Administrative des Patients en lien avec l'Attaché d'Administration
- Gérer les plannings et les affectations,
- Répartir la charge de travail entre les agents,
- Décliner les objectifs du service en objectifs individuels,
- Conduire les entretiens d'évaluation,
- Proposer les formations ou accompagnements nécessaires à l'atteinte de ces objectifs,
- Contribuer à l'intégration des nouveaux arrivants.

Gestion d'une régie de recettes
- Contrôler des éléments en lien avec l'encaissement des recettes,
- Réaliser les opérations d'encaissement,
- Suivre la comptabilité par l'intermédiaire du compte DFT en coordination avec la Trésorerie,
- Effectuer les opérations de remise d'espèces auprès de la Banque Postale et de chèques auprès du centre d'encaissement de Créteil.
- Assurer le suivi de l'activité libérale des Praticiens Hospitaliers.

Gestion de la cellule « contentieux »

- Contrôle de l'activité de la cellule,
- Répartition des dossiers à traiter entre les agents de la cellule,
- Mise à jour des procédures et des règles de facturation,
- Suivi des restes à recouvrer.

Contribution à la facturation des prestations délivrées au sein des EHPAD des HDN, activité du site de Saint-Vallier
- Suivre la bonne facturation mensuelle des prestations délivrées en lien avec l'ensemble des agents du site de Saint Vallier et l'agent dédié pour les EHPAD du site de Romans
- Gérer les dossiers d'hébergement « aide sociale » :
o Accueil des familles pour constitution dossier demande « aide sociale »,
o Admission et suivi du dossier,
o Oppositions sur pensions (envoi des courriers + suivi) (actuellement fait par les agents),
o Provisions pour hébergement.
- Réaliser un état mensuel des entrées/sorties sur la Plateforme CPAM
- Recenser les GIR des EHPAD pour calibrage de la dotation globale annuelle
- Traiter les indus CPAM forfaits soins (contrôle annuel)
- Suivre le dispositif de chèques « Energie » en lien avec la Trésorerie
- Suivre les paiements et les restes à recouvrer.

Traitement des dossiers de médicaments, saisie, facturation, contrôle CPAM, activité du site de Saint Vallier
Paramétrage des applicatifs et suivi des indicateurs d'activité en collaboration avec l'Attaché d'Administration
- Mise à jour du logiciel HEXAGONE : tarifs, prestations, motifs de venue,
- Suivi des indicateurs de l'activité : facturation, contentieux, performance des agents, délais d'attente.




Missions spécifiques
- Suivre des tableaux de bord spécifiques à son domaine d'activité en lien avec l'Attaché d'Administration,
- Suivre l'exécution des projets en lien avec la GAP, ROC, facturation des EHPAD à terme à échoir, bornes automatiques
- Veille réglementaire,
- Remplacer du deuxième adjoint des cadres et de l'Attaché d'Administration en cas de besoin.


Position dans la structure

- Liaisons hiérarchiques : placé(e) sous l'autorité hiérarchique de l'Attaché d'Administration responsable de la chaîne Accueil Facturation Recouvrement,

- Liaisons fonctionnelles : avec les directions fonctionnelles, les équipes des Pôles d'activité, la Direction financière et le Département d'Information Médicale.



Profil attendu


- Sens managérial : animation d'équipe, arbitrage, pédagogie, planification et gestion des priorités,
- Sens des responsabilités,
- Esprit d'initiative et d'anticipation, force de propositions,
- Dynamisme,
- Autonomie et sens de l'organisation,
- Polyvalence et capacité d'adaptation,
- Maitrise des outils de bureautique et aisances informatiques

Une connaissance des règles de facturation est souhaitable.


Autres informations

Le poste à pourvoir est basé sur le site de Romans. Toutefois des déplacements fréquents sur le site de Saint-Vallier sont à prévoir. Un véhicule de service sur site pourra être utilisé.

Le poste est à pourvoir à 100% sur un grade Adjoint des Cadres Hospitaliers du lundi au vendredi. Il est ouvert aux titulaires et aux contractuels de la Fonction Publique Hospitalière.

HOPITAUX Drôme Nord - site de Romans
607 av. Geneviève De Gaulle Anthonioz BP 1002
26102 Romans

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