Assistante de Direction

Assistante de Direction

CDD

Poste à pourvoir au Centre Collaborateur de l'OMS (CCOMS) situé à Hellemmes.
Idéalement situé à 5 minutes de Lille en voiture, 10 minutes en vélo, et accessible en transports
(métro « Mairie d'Hellemmes »).
Description du contexte / environnement du poste
Le Centre collaborateur de l'OMS pour la recherche et la formation en santé mentale (CCOMS), service de l'EPSM Lille-Métropole (établissement support du GHT de psychiatrie du Nord-Pas-de- Calais), est mandaté par l'Organisation Mondiale de la Santé pour mettre en uvre un programme d'actions structuré autour de quatre thèmes : soutenir les activités de l'OMS visant à mettre en uvre le programme QualityRights ; aider l'OMS à promouvoir et à documenter les meilleures pratiques en matière de services de santé mentale communautaires ; aider l'OMS à promouvoir la gouvernance
participative et la mise en uvre du soutien professionnel par les pairs ; contribuer aux travaux de l'OMS pour le développement et la connaissance de l'approche de santé mentale publique en matière de santé mentale des enfants et des adolescents. Pour mettre en place ce programme, le CCOMS s'appuie sur une équipe d'une trentaine de collaborateurs et un réseau d'actions et de compétences.
Le CCOMS est l'un des 46 centres collaborateurs de l'OMS spécialisés en santé mentale dans le monde.
C'est le seul en France sur ce thème. Il anime et coordonne un Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) pour la recherche et la formation en santé mentale, regroupant 29 établissements, qui prolonge son action sur le territoire national.
Missions générales
L'assistant(e) de direction assure le bon fonctionnement administratif, organisationnel et logistique du
CCOMS. Il/elle est un appui clé à la direction et contribue à la coordination des activités de l'équipe.
1/ Assistance auprès de la Direction du CCOMS
Gérer et coordonner les agendas
Organiser les réunions et déplacements
Anticiper, prioriser et coordonner le suivi des dossiers : échéances, relances, préparation des
éléments nécessaires
2/ Assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel du CCOMS
Accueil et interface avec les interlocuteurs du CCOMS
- Assurer l'accueil physique : ouverture des locaux, accueil des partenaires, prestataires
et rendez-vous institutionnels impliquant la direction
- Gérer le standard téléphonique et la boîte mail générique du CCOMS
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, distribution, ouverture des courriers
institutionnels)
Coordination de la vie d'équipe
- Être le/la référent(e) pour l'équipe sur les questions organisationnelles et
administratives transversales
- Centraliser les demandes et orienter les membres de l'équipe
- Assurer la diffusion de l'information interne
- Contribuer à la coordination de la vie d'équipe : suivi des congés, planification des
entretiens d'évaluation, recensement des besoins en formation, intégration des
nouveaux arrivants etc.
Organisation et coordination des activités
- Organiser les réunions internes et institutionnelles : planification (réservation de salles,
envoi des invitations), préparation logistique en amont (mise en place des salles,
préparation des équipements, connexion des outils de visioconférence), préparation
des ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes rendus
- Coordonner l'élaboration de supports transversaux : création de trames, suivi des
contributions, relances
- Assurer le suivi administratif des dossiers : classement, archivage, mise à jour des outils
et procédures internes
Gestion logistique du bâtiment
- Assurer un rôle de référent(e) logistique du bâtiment
- Gérer les commandes de consommables, fournitures et équipements en lien avec les
services supports.
3/ Missions transversales et spécifiques :
Assurer la coordination administrative de la formation DIU « Santé Mentale dans la communauté » : interface entre les
étudiants et les services administratifs de l'Université de Lille
Conditions d'exercice
- Prise de poste : Avril 2026
- CDD de remplacement, 3 mois renouvelable, temps plein
- Lieu de travail : Hellemmes-Lille
Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
Ces missions s'exercent sous la supervision de la Directrice du CCOMS, en collaboration étroite avec l'ensemble des chargés de mission de l'équipe et directeurs de programme.
L'assistant(e) de direction travaille également en lien direct avec la responsable de la coordination administrative, financière et RH du Centre, ainsi qu'avec les différentes fonctions supports de l'EPSM Lille Métropole.
Compétences attendues et souhaitées
Diplôme/Expérience
Formation de niveau Bac +2 minimum
Expérience souhaitée en assistanat de direction
La connaissance de la fonction publique hospitalière et du fonctionnement d'un établissement de santé constitue un atout
Compétences générales requises
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Compétences en coordination et suivi de projet
Profil / Qualités requises
Excellentes qualités relationnelles et capacité d'adaptation à des interlocuteurs variés
Sens de l'organisation et aptitude à gérer les priorités
Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve de réactivité
Esprit d'initiative
Rigueur et sens de la confidentialité
Capacité de communication écrite et orale
Sens du collectif et aptitude à travailler en équipe et en réseau

Etablissement Public de Santé Mentale Lille-Métropole EPSM Lille-Métropole
Rue du Général Leclerc BP 10
59487 Armentières

Voir la fiche de l’établissement