Secrétaire - CDD à temps plein ou à 80% - MAS du Coudray

Secrétaire - CDD à temps plein ou à 80% - MAS du Coudray

L'ÉTABLISSEMENT :
Fondé en 1886 et membre du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique, l 'Etablissement Public de Santé Mentale Morbihan a pour mission les soins en psychiatrie pour enfants, adolescents et adultes.
Il regroupe des structures sanitaires et médico-sociales de consultations, soins et hébergement réparties sur le territoire de santé n°4. Ces structures sont regroupées par pôles. Les pôles de Psychiatrie Adulte regroupent différents intersecteurs (urgences,addictologie, gérontopsychiatrie et réhabilitation psychosociale).
Au titre du secteur médico-social (personnes âgées et handicaps psychiques), l'EPSM gère :
la Résidence Arc-en-Ciel EHPAD / USLD / UHR (98 résidents)
deux Maisons d'Accueil Spécialisé, à Sarzeau et à la Chapelle-Caro
deux Foyers d'Accueil Médicalisé, à Monterblanc et à Bignan
La prise en charge des urgences psychiatriques est réalisée à partir d'une Unité Médico-Psychologique au sein du Service des Urgences du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique.
L'EPSM comptabilise une file active totale d'environ 18 285 patients (données 2019) dont 15 367 adultes et 2 971 enfants. L'établissement a une capacité totale d'accueil de 616 lits en hospitalisation complète, 333 places en Hôpital de Jour et 7 places d'accueil de jour MAS-FAM. (données au 01/01/2020).
L'établissement dispose pour cela d'un budget de 88 millions d'euros et d'un effectif de 1 400 professionnels dont 50 praticiens hospitaliers et contractuels.

LE POSTE :
L'EPSM Morbihan recrute dès que possible jusque mi-juin en CDD, un(e) secrétaire (adjoint administratif) à temps plein ou à 80%.
Présentation de l'unité :
MAS : Etablissement qui accueille des résidents adultes handicapés psychiques souffrant également souvent d'un handicap psychique (43 places + 3 accueils de jour + 1 accueil temporaire).
Mission générale :
Le secrétariat de la MAS est chargé d'une fonction générale de secrétariat et de gestion administrative déclinée à travers les missions spécifiques détaillées ci-dessous. Il contribue à la circulation de l'information et aux tâches administratives et de coordination nécessaires au bon fonctionnement de la MAS. Cette mission générale s'exerce sous la coordination de l'Adjoint des Cadres de la Direction des EMS, sous l'autorité du Directeur des Etablissements Médico-Sociaux par délégation du Directeur Général de l'EPSM Morbihan, et en liens étroits et réguliers avec les cadres de proximité de l'établissement.
Missions spécifiques : Accueil et standard téléphonique
- Accueil physique et téléphonique lors des présences sur site,
- Accueil et renseignements auprès des représentants légaux, familles et visiteurs,
- Gestion des renvois d'appels téléphoniques.
Gestion du courrier
- Réception du courrier interne et externe, tri, distribution aux professionnels concernés et aux résidents,
- Frappe du courrier du Directeur des EMS et tenue du chrono papier et informatique,
- Frappe de courriers et/ou autres documents pour le cadre de proximité en tant que de besoin.
Tenue du dossier administratif du résident
- Recensement, classement et suivi des pièces constituant le dossier administratif du résident
(Etat-civil ; assurance-maladie ; assurances RC, courriers tuteur ; etc.),
- Suivi et actualisation des contrats de séjour,
- Tenue du dossier administratif informatique du résident dans les logiciels Pastel-convergence et Sillage,
- Suivi du tableau de bord des Fiches Résidents,
- Renouvellement ALD, mutuelles ou CPAM C2S pour le forfait journalier en début d'année, renouvellement des notifications de décision de la MDA, suivi des modifications de coordonnées,
- Mise à jour des documents institutionnels lors d'une admission (tableaux, trombinoscope,...).
Gestion des admissions
- Enregistrement et suivi régulier de l'instruction des demandes d'admission
(Cf procédure ; Mise à jour régulière du tableau de suivi ; courriers),
- Convocation et secrétariat (PV) de la Commission d'Admission,
- Gestion du volet administratif de la préparation et de la gestion des admissions en lien étroit avec le cadre de proximité,
- Suivi des dossiers résidents sur la plateforme Viatrajectoire (MDA-MDPH).
Gestion des instances
- Conseil de Vie Sociale :
Préparation et envoi de la convocation ; préparation des dossiers à l'ordre du jour,
Présence au CVS (Secrétariat de séance)
Frappe, envoi et classement du procès-verbal.
- Conseil de Service :
Préparation et envoi de la convocation ; préparation des dossiers à l'ordre du jour,
Présence au Conseil de Service,
Préparation du relevé de conclusions et envoi.
Gestion des régies
- Contribution au fonctionnement de la régie d'avances (Budget Loisirs)
- Suivi des sorties/séjours : gestion des ordres de mission, envoi courrier aux familles, suivi du règlement.
Suivi de facturation mensuelle :
- Vérification des mouvements (sorties hospitalisations) des résidents (en lien avec les agents dans les unités et le service infirmier) afin de les enregistrer dans le logiciel CONVERGENCE et tableaux excel.
- Vérification des dates de fin de prise en charge des différents débiteurs et les éventuelles modifications de coordonnées.
- Planification de la date de validation des créances et de la facturation en lien avec l'adjoint des cadres de la Direction de l'Offre de Soins et la secrétaire de la MAS de Kerblay.
- Demandes de Prise En Charge (PEC) auprès des mutuelles pour certains résidents.
- Suivi du contentieux (télétransmission CPAM).
- Suivi des tableaux de facturation (effectifs).
- Attestations trimestrielles de présence en famille des résidents pour les tuteurs.
- Attestations : Forfait Journalier deux fois par an et attestation de présence mensuelle, à la CAF du Morbihan.
Tâches diverses de secrétariat et de gestion
- Commande des fournitures de bureau et informatiques,
- Suivi des agendas partagés via Outlook,
- Réalisations de travaux bureautiques à la demande pour les professionnels de la MAS,
- Assistance à la mise en page des Projets d'Accompagnement Personnalisé et à leur transmission,
- Gestion de l'archivage des documents administratifs de la MAS (classement physique et informatique),
- Tenue du registre des entrées et sorties,
- Invitation des familles et représentants légaux aux fêtes et manifestations diverses de la MAS,
- Préparation du rapport annuel d'activité en lien avec les cadres de la MAS et la direction des EMS,
- Assistance à la réalisation des supports de communication de la MAS,
Poste à temps plein (37H30) Horaires variables du lundi au vendredi, en lien avec le référentiel du temps de travail
Renseignements auprès de Madame Sandrine STORM, Cadre supérieure de santé, au 02.97.74.94..94 (poste 1502)

PROFIL RECHERCHÉ :
Diplômes et formations exigés :
Assistante de direction
Connaissance et utilisation des outils informatiques et notamment bureautiques
Qualités et compétences professionnelles souhaitées :
Capacité d'organisation et de rigueur,
Capacité à prioriser les actions,
Capacités relationnelles et disponibilité,
Capacité à prendre des initiatives mais aussi à rendre compte,
Capacité à travailler en équipe.
Candidature : Lettre de motivation, CV, copie de la carte nationale d'identité recto/verso avant le 13/05/2026
RÉMUNÉRATION brut : 2176.95 / mois

Maison d'Accueil Spécialisée du Coudray
Le Clos Joubaud BP 13
56460 La Chapelle Caro

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