ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE MEDICALE

ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE MEDICALE

CDD

Le centre Hospitalier Intercommunal de Brignoles-le Luc recherche, pour son service de Médecine C, un(e) secrétaire médical(e).
Poste à temps plein - CDD - sur un remplacement

DEFINITION DU POSTE
Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

POSITIONNEMENT DU POSTE
Pôle : MEDECINE
Services :
Médecine C, remplacement Soins Médicaux de Jour / Court Séjour Gériatrique et renfort pôle médecine
UF de rattachement : 0611
Horaires du poste : de 08H30 à 16H30

TACHES DEDIEES AU POSTE

Traitement des entrées - Récolte des différents documents, dossiers déposés dans les bureaux médecins et bureau infirmier
- Contrôle des mouvements (par rapport au tableau de bord de la veille ou du vendredi pour le week-end), changements de chambres,
- Repérage sur le tableau infirmier d'éventuelles entrées programmées (lien avec le secrétariat du bloc et bureau des entrées)
- Recherche des antériorités pour dossier médical patient en fonction des endoscopies programmées (lien avec les Archives)
- Constitution de la pochette annexe
- Tri et intégration des documents d'entrée dans le dossier informatisé
- Restitution des documents originaux au patient et/ou famille
- Dactylographie du bilan d'entrée via la dictée numérique ou correction
Mise à jour
du dossier médical - Dactylographie de l'évolution via la dictée numérique ou correction
- Numérisation de documents divers (avis spécialisés, Holter, compte-rendu divers, ordonnances, biologie, )
- Renseignement de rendez-vous (téléphone, mail, fax), compte-rendu d'hospitalisation ou de consultation, bilan biologique, ANAPATH,
- Collecte des bilans biologiques validés au laboratoire : trier les bactériologies et examens spéciaux pour les soumettre au médecin référent pour contrôle (si nécessaire, retour aux médecins traitants, ou services de transfert)
- Visualisation en continu de la liste des tâches à dactylographier
Organisation
de consultation, examens
à l'extérieur de l'établissement
(au cours du séjour) - Liens avec équipes soignante et médicale
- Confirmation auprès du service et/ou de l'établissement concerné
- Contact société transport (ambulance ou VSL)
- Etablissement du bon de transport Art- 80
- Confirmation selon protocole de la commande du transport
- Constitution d'un dossier dédié au rendez-vous (lien auprès du médecin) + le cas échéant contact scanner/IRM pour gravure images
- Rédaction du bon de prise en charge
- Transmission à l'équipe médicale et infirmière : date, heure, consignes et prise en charge transport
- Parfois rappel de la société de transport si retard
Traitement des sorties - Liens et confirmation auprès des équipes soignantes et médicales (après staff)
- Liens avec intervenants (EMG, ELSA, HAD, )
- Contact société transport en ambulance ou VSL ou taxi
- Etablissement du bon de transport adéquat (CERFA, Art- 80) + bon de sortie
- Confirmation selon protocole de la commande du transport
- Lien avec l'équipe soignante sur l'heure de départ (heure de sortie à adapter en fonction des familles)
- Dactylographie bilan de sortie via la dictée numérique ou correction
- Recherche de médecin traitant, de médecins spécialistes (coordonnées complètes) pour adresser le compte-rendu d'hospitalisation
- Rassemblement des différents documents à remettre au patient (varie en fonction de sa destination) + le cas échéant contact scanner/IRM pour gravure images
- Organisation de rendez-vous réclamés par les médecins (appel ou lien avec les Consultations Externes, transcription du rendez-vous, coordonnées, consignes et dossier à fournir voire bon de transport)
- Point sur les ordonnances à fournir (autre que les médicaments) en fonction des examens programmés ou médicaments (ex : location de matériel, ). A faxer ou mailer aux structures type EHPAD, SSR, HAD,
- Contrôle de l'exhaustivité des documents à fournir à la sortie
- Parfois rappel de la société de transport si retard (lien avec l'équipe soignante)
- Toilettage du dossier médical et dossier infirmier en vu de l'archivage avec numérisation des éléments manquants et création d'un DMC (suivant procédure)
- Recensement des dossiers sur une liste destinée à l'archivage
- Codage des Art- 80 (TDE)
- Vérification des mouvements (surtout après le week-end ou jour férié) : compte-rendu d'hospitalisation existant ? Si non, rattrapage et régularisation auprès du patient ou de l'établissement destinataire (+ bon de transport adéquat en fonction)
- Visualisation de la liste des tâches à l'impression
Archivage - D'après listes, sélection (ordre chronologique) de dossiers médicaux à archiver
- Retrait par le service des Archives 2 fois par semaine
- Retrait des boîtes à archives contenant les documents numérisés
Communication
dossier médical - Réception de la demande (mail ou enveloppe)
- Traitement de la demande : dossier papier et/ou informatisé, rendez-vous ou copie
- Demande aux Archives le cas échéant
- Rédaction du devis
- Transmission au secrétariat de direction
- Mail devis au service financier
Contact
société transport - Régularisation, rectification et/ou correction de bons de transport
- Demande de devis : transport particulier (type bariatrique)
Contact
prestataires, laboratoires, - Prise de rendez-vous (médecins, soignants, équipe, )
- Organisation staff spécifique
Contact
IDEL, pharmacie, prestataires - Correction ou modification de prescriptions adaptées
- Création d'ordonnances spécifiques
Gestion rendez-vous famille, usagers - Soit par téléphone, soit dans le service
- Recherche de documents et/ou objets personnels (carte vitale, vêtements, clés, )
- Demande de documents divers (certificat décès, attestation, )
- Autres
Gestion
des appels téléphoniques - Pour les médecins, le cadre de santé, les IDE
- En interne
- Demandes diverses
Autre - Diffusion aux médecins des demandes de prise en charge ALD (lien avec le bureau des entrées)
- Contrôle identitovigilance
- Contrôle séjour (lien bureau des entrées/TIM) : chevauchement, écrasement d'UF,
- Contrôle contenu séjour (lien avec le TIM) : document manquant ou élément d'ordre médical à ajouter pour valoriser le séjour
- Contrôle TDE manquant : lien entre l'Art- 80 et le TDE (TIM)
- Transmission des certificats de décès (s'ils ne sont pas électroniques)
- Liens avec l'assistante sociale (pièces à fournir pour compléter une demande) ou l'HAD
- Commande fournitures ou demandes spécifiques (imprimerie)
- Commande de formulaires nécessaires au secrétariat médical (reprographie)
- Ventilation courrier interne/externe
- Visualisation et traitement des demandes via la messagerie
- Echange toner d'imprimante (magasin)
- Destruction de documents (broyeuse au sous-sol)
- Ventilation des résultats MAPA/HOLTER dans les services
Autre
(propre au service) - Administratif lié au chef de service et chef de pôle
- Rédaction et mise en page documents spécifiques au service (lien équipe soignante, ASH et cadre de santé)
Accueil de stagiaires ou nouveaux personnels - Tenue vestimentaire (lingerie)
- Contrôle différents codes de connexion aux applications
- Prise de connaissance des objectifs de stage, formation en cours (niveau)
- Présentation du service, de l'équipe, des intervenants, de l'établissement
- Découverte des pré-requis, savoir-être et savoir-faire
- Explications sur le déroulement d'une journée type
- Mise en situation dès que possible, dactylographie, conversation téléphonique, communication,
- Mise en place d'une auto-évaluation en cours de stage (en fonction de la durée totale)
- Introduction auprès de certains services annexes (archives, TIM, bureau des entrées) pour la culture générale du milieu hospitaliser
- Evaluation finale
- Entretien auprès de la cadre responsable de l'encadrement ou de son adjointe
Soins Médicaux
de Jour - Prise et vérification des rendez-vous.
- Polygraphies et polysomnographies.
- Consultations, transfusions, chimiothérapies, HAD
- Courriers, Comptes-endus, prescriptions et commandes de transports.
LES OUTILS / APPLICATIONS NECESSAIRES AU POSTE

Logiciels :
ORBIS, PHARMA, XERO, PASTEL, CORA , DOCTOLIB
Intranet

Matériel bureautique : ordinateur, scanner, multifonction, casque, pédalier

Centre hospitalier Jean Marcel
Boulevard Joseph Monnier CS 10301
83170 Brignoles

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