ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) - Poste situé à Lille

ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) - Poste situé à Lille

CDD

Les Agences Régionales de Santé (ARS) sont en charge de décliner les orientations nationales définies par le Ministère de la Santé dans la stratégie nationale de santé et ce à l'échelon régional, tout en tenant compte des spécificités de celui-ci.
Elles veillent ainsi au respect de la réglementation et accompagnent les partenaires et structures de terrain (Etablissements de santé, structure et service médico-sociaux, acteurs de la prévention) en contact des usagers, et ce afin d'offrir des dispositifs de santé efficients et de qualité à la population.

Le poste est situé au sein de la Direction de l'Offre de Soins (DOS), qui couvre les champs d'activité suivant :
Contribuer à l'élaboration et à la mise en uvre du schéma régional de santé
Réguler l'offre de soins, planifier, programmer les activités des offreurs de soins
Autoriser les activités de soins et d'équipements matériels lourds
Contractualiser et allouer les ressources
Garantir la performance, l'efficience, la qualité et la sécurité du système de santé, des soins et des produits de santé
Assurer l'animation territoriale et l'accompagnement des offreurs de soins

La Direction de l'Offre de Soins est composée comme suit :
o Du Directeur
o De la Directrice adjointe
o De la Conseillère Technique
o De la chargée de mission « Appui au pilotage »
Outre le bloc direction, la DOS est également composée de 3 sous-directions et 10 services répartis comme suit :
Sous-Direction Démographie, formation et gestion des ressources humaines :
o Service Gestion et Formation des Professionnels de Santé
o Accès aux soins sur les territoires, Parcours coordonnés et coopération
o Service Gestion des Ressources Humaines Hospitalières
Sous-Direction Performance, efficience, qualité de l'offre de soins et produits de santé/biologie :
o Service Analyse financière
o Service Amélioration de l'efficience
o Service Information médicale et T2A
o Cellule Produits de santé et Biologie
Sous-Direction Offres de soins et soins non programmés :
o Service Planification, autorisation et contractualisation
o Service Allocation de ressources
o Service Accès aux soins non programmés et Transports Sanitaires

Le secrétariat de la direction de l'offre de soins gère les relations internes et externes de la direction de l'offre de soins (accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels, gestion du courrier, ...).
Il organise les réunions (réservations salles, invitations, ordre du jour, ) et constitue les fonds de dossiers de réunions de la Direction de l'Offre de Soins..

Rattaché(e) à la Conseillère technique de la Direction de l'Offre de Soin, l'Assistant(e)de Direction est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : Secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins
Mettre en uvre les modalités de fonctionnement du secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins (RDV, échéances, préparation de réunions, fournitures ) en lien avec l'assistante de direction DOS sur le site d'Amiens, les assistantes des Sous-Directions et des Pôles de la Direction de l'Offre de Soins et le secrétariat du Directeur Général
Prendre en charge le traitement, le suivi et l'archivage du courrier entrant - notamment pour le site de Lille -ainsi que du courrier sortant
Contribuer à la mise en place de la dématérialisation de la chaîne du courrier entrant via l'applicatif dédié, et participer aux formations liées à cet outil en interne de la Direction de l'Offre de Soins
Assurer la continuité de l'activité de la Direction, en lien avec les secrétariats des Sous-Directions et Services, des différents sites, composant la Direction de l'Offre de Soins
Contribuer à la gestion des relations internes et externes de la DOS : Accueil téléphonique et/ou physique, orientation des différents interlocuteurs, transfert d'informations

MISSION 2 : Gestion des agendas de la Direction de l'Offre de Soins
Assurer le secrétariat des membres de la Direction de l'Offre de Soins et plus particulièrement :
Organiser et gérer les RDV, les réunions et les déplacements, suivre les échéances
Assurer la préparation et le suivi des dossiers divers
Gérer la messagerie de la BAL fonctionnelle de la Direction : réponse, information, recherche, diffusion et archivage des informations nécessaires (outil dédié)
Elaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, des documents et des comptes rendus de réunion

MISSION 3 : Appui à la cellule CARAQSS
Suivi et rédaction de mails de préconisation, enregistrement de documents dans SIREC, suivi des RDD

Partenaires internes :
- Tous les services DOS
- Toutes les directions de l'ARS

Partenaires externes :
- Les établissements de santé, fédérations, organisations syndicales
- Les collectivités territoriales,
- Les organismes d'assurance maladie
- DGOS, CNG
- Les ARS des différentes régions

Profil recherché : Bac + 2 Assistant de direction

Spécificités liées au poste :
-Poste à temps plein
-Présence requise aux horaires d'ouverture de l'Agence (8h30-17h30)
-Horaires tardifs possibles : 1 ou 2 fois par mois (environ 18h 18h30) ; et sous réserve d'un besoin lié aux agendas de la Direction

Compétences recherchées :
-Bureautique (Outlook, Excel, Powerpoint)
-Rédaction de mails, courriers, à destination des partenaires externes
-Rigueur
-Prise d'initiatives
-Discrétion

Qualité de vie à l'ARS:
-Accompagnement à la prise de poste
-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)
-Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service
-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
-Prestations comité d'agence

NIVEAUX STATUTAIRES DU POSTE :

--> Fonctionnaire titulaire :
- Secrétaire Administratif(ve) Groupe RIFSEEP II : maintien garanti de la rémunération ad minima (hors primes spéciales)
-Recrutement par mutation selon la Fonction publique d'appartenance

-->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale :
-Niveau : 4B à 5B: Règle des 105% (points d'expérience conservés).
-Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi.

-->Pour les autres candidats, un CDD d'un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible.
Rémunération entre 22 et 27 KE Bruts annuels selon l'expérience du candidat.



La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet :
https://www.hauts-de-france.ars.sante.fr/lars-hauts-de-france-recrute

ARS Hauts-de-France
556 avenue Willy Brandt
59777 Euralille