Adjoint(e) des Cadres Hospitaliers aux Admissions

Adjoint(e) des Cadres Hospitaliers aux Admissions

CDI; Mutation

Le Centre Hospitalier Simone Veil recherche un(e) adjoint(e) des cadres hospitaliers pour rejoindre le service des Admissions - secteur externe.

Description générale du poste :
Le service des Admissions (effectif théorique de 31,7 ETP) regroupe différents secteurs : Admissions (, Etat civil, Facturation, Contentieux, Mouvements Cellule d'identitovigilance Mutuelles, Rétrocession, Accueil télévision et le service des consultations externes situé au 1er étage et secteur maternité.

Le service est rattaché à la Direction des Finances. Le responsable des Admissions encadre deux adjoints des cadres hospitaliers positionnés respectivement sur le « secteur des Externes » et sur le « secteur des Hospitalisations ».

Sous l'autorité du directeur adjoint en charge des Finances et des Admissions et de l'attaché d'administration, l'adjoint des cadres du « secteur externes » participe à la mise en uvre des actions et projets relatifs à la gestion administrative des patients. Il assure la responsabilité, l'encadrement et le fonctionnement du « secteur externes » mais il est toutefois amené à intervenir en cas d'absence sur le « secteur hospitalisations ». Il travaille en collaboration avec l'attaché d'administration et le deuxième adjoint des cadres. Il coordonne, organise et évalue le travail des équipes. Il entretient une relation permanente avec les usagers, les divers organismes de prise en charge des patients, les différents services administratifs ou de soins du Centre Hospitalier de Beauvais, les services de la Trésorerie. Enfin, il peut assurer le remplacement de la Responsable des Admissions pendant ses périodes d'absences ou de congés.

GESTION QUOTIDIENNE DU « SECTEUR CONSULTATIONS EXTERNES »

o Organisation du travail : organisation de la charge de travail entre les différents agents, contrôle et évaluation.
o Veiller à la bonne organisation et à la fluidité de l'accueil de la patientèle, de sa prise en charge administrative jusqu'à la facturation dans le cadre de la chaine AFR. (Accueil facturation recouvrement).
o Pilotage de la facturation avec contrôle du respect des règles de facturation, optimisation des délais de facturation.
o Suivi des dossiers sensibles (patient sans droit, patients non-résidents, AMU, AME, payants en totalité, suivi et gestion des accidents de travail, relations internationales) en lien notamment avec le service social.
o Elaboration et suivi de tableaux de bord, des indicateurs de facturation.
o Suivi de la gestion et des bonnes pratiques du service « contentieux ».
o Animation de groupes de travail (cellule identitovigilance, qualité du dossier, de la facturation, de l'accueil).
o Garantir l'amélioration continue de la qualité et de la complétude des dossiers, de l'actualisation des procédures, de l'harmonisation des pratiques dans son secteur.
o Rédaction de procédures, contrôle du respect des procédures.
o Assurer une veille quotidienne réglementaire sur les règles en matière de facturation (site AMELI, NumihFrance).

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

o Management de l'équipe des Admissions « secteur des consultations externes » répartie sur deux secteurs : 1er étage consultations générales, et rez-de-chaussée secteur maternité (maternité-gynécologie-pédiatre)
o Tutorer, former, accompagner les nouveaux arrivants.
o Suivi de la poly-compétence et polyvalence du personnel par la mise en place et l'organisation de formations internes.
o Evaluation annuelle des agents du « secteur consultations externes » en collaboration avec l'attaché d'administration hospitalière.
o Elaboration mensuelle du planning des consultations externes avec suivi au quotidien.
o Participation aux entretiens de recrutement des agents du « secteur des consultations externes ».

GESTION DE PROJETS INSTITUTIONNELS
o Participer à la mise en place et à la gestion de projets notamment les projets innovants menés dans le cadre de la chaine AFR (ROC, DIGIHOSP, DIAPASON, CDRI en lots, Pastcom actes, suivi des requêtes BO contrôles avant facturation et optimisation).
o Participer au groupe de travail institutionnel sur l'identitovigilance et être force de propositions sur cette thématique en coordonnant au sein du service des Consultations Externes les dispositions relatives à l'identitovigilance.
o Participation à tout projet institutionnel sur demande de l'attaché d'administration du service et de la directrice adjointe des Finances et des Admissions.

Les domaines de compétence :

Les savoirs (ensemble des connaissances générales ou spécialisées qu'il importe de posséder) :
o Aptitudes à l'encadrement et à la prise de décision. Connaissances sur le management et l'animation d'une équipe.
o Capacité d'analyse des dispositions réglementaires et très bonne connaissance des procédures règlementaires relatives au parcours de soins et à la facturation des consultations externes.
o Connaissance approfondie du système de financement hospitalier (T2A, PMSI, fonctionnement DIM-Admissions, rétrocessions, FIDES, B2).
o Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne d'un établissement public de santé.
o Très bonne maîtrise des logiciels Pastel, CGA, Word, Excel, PowerPoint, Requête BO, Outlook.
o Capacité à concevoir et utiliser au quotidien des requêtes informatiques pour piloter la qualité de la chaîne de facturation des externes.
o Connaissance en matière de ressources humaines (statut des fonctionnaires, gestion du temps de travail)

Les savoirs faire (maîtrise de méthodes et d'outils dont l'utilisation est nécessaire pour la bonne tenue du poste) :
o Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation spécifique.
o Rédiger et mettre en forme des notes, des procédures.
o Préparer des diaporamas pour animer des réunions.
o Animer une réunion d'équipe, intervenir auprès des médecins, cadres, soignants pour présenter les évolutions de pratiques ou réglementaires dans le secteur des consultations externes.
o Construire des requêtes BO, les analyser.
o Construire et analyser des données, tableaux de bord.
o Identifier et analyser les évolutions dans son secteur d'activité et leurs impacts sur l'activité.
o Organiser et classer les données, les informations.
o Evaluer la pertinence, la véracité des données.
o Concevoir, suivre et gérer les postes des agents.

Les savoirs être (attitudes et comportements des personnes au travail) :
o Très bonnes qualités relationnelles, sens de l'accueil et des relations humaines
o Rigueur, sens de l'organisation, réactivité
o Capacité d'initiative et esprit de synthèse
o Sens du travail en équipe
o Discrétion
o Disponibilité et faculté d'adaptation
o Communication, sens du dialogue
o Savoir rendre compte

Les niveaux requis :
Formation initiale
- Diplôme / école : Baccalauréat / Bac +2
- Connaissances générales requises : Suite Office, très bon niveau sur les outils informatiques de manière générale (capacité à créer des requêtes de contrôle dans son domaine de compétence).

Expériences :
- Une expérience d'au-moins 3 ans au sein d'un service des admissions secteur externes sur un poste d'encadrement est souhaitée.
- Une expérience dans le management d'équipes est souhaitée.
- Maitriser le logiciel PASTEL.

Temps de travail
- Forfait cadre
- 26 jours de congés annuels
- 2 jours de congés hors saison sous réserve de remplir les conditions
- 1 jour de congé fractionné sous réserve de remplir les conditions
- 20 jours de RTT
- Possibilité de télétravail (2/3 jours par mois)

Centre hospitalier Général Beauvais
Avenue Leon Blum BP 40319
60021 Beauvais

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