Détails de l’offre
Poste proposé
Apprenti(e) Assistant de direction F/H
Contrat
CDD
Descriptif
MISSION GENERALE : Assurer le secrétariat de la Direction des Services numériques (Pôle Direction),MISSIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES (liste non exhaustive)
Gestion de l'agenda du directeur SN, son adjoint, de la Secrétaire générale et des autres cadres de la Direction :
- Organisation de réunions internes (CoDir Restreints, CoDir GHU et directeurs du Pôle) et externes (CIGREF, ARS, etc.),
- Organisation des revues budgétaires des GHU, Hôpitaux hors GHU, Pôles d'Intérêt Commun et directions métiers,
Gestion des accueils :
- Accueil téléphonique, filtrage des appels internes et externes,
- Accueil physique et prise en charge des rendez-vous contribuant ainsi à la sécurisation des lieux,
- Gestion des demandes occasionnelles de parking sur Picpus.
Gestion documentaire / gouvernance :
- Gestion du courrier (Parapheur numérique et Post office, diffusions, classement),
- Rédaction, mise en forme (Word, PowerPoint, Excel),
- Assistance pour les usages de Teams (application collaborative),
- Suivi de la gouvernance DSN, organigrammes,
Organisation d'évènements :
- Gestion des déplacements (voyage, salons professionnels), ordres de missions,
- Organisation des séminaires internes (Trimestriel, annuel et Webinaire) et des événements portés par la DSN,
- Gestion des congés des équipes du Pôle Direction sur Gestime (vérification, correction).
Diplôme : BTS SAM (Support à l'Action Managériale)
Niveau d'étude : BAC + 2
Niveau d'expérience :
Compétences : Bonne capacité rédactionnelle, maîtrise des techniques en bureautiques
Prérequis : BAC/BTS
Savoir-faire et savoir être :
- Forte capacité d'organisation (rigueur, méthode, définir les priorités),
- Capacité d'adaptation, aptitude à travailler en équipe,
- Esprit d'initiative, dynamisme, Esprit de synthèse,
- Maîtrise émotionnelle, écoute, diplomatie, disponibilité, discrétion.
POUR CANDIDATER :
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Personne à contacter
Etablissement
Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)
3, avenue Victoria
75184 Paris