Responsable Organisation du Parcours Médico-Administratif du Patient

Responsable Organisation du Parcours Médico-Administratif du Patient

CDI

Management et organisation

o Encadrement des équipes Admissions et AMA: plannings, évaluations, objectifs, gestion des conflits
o Définition/mise à jour des fiches de poste, participation aux recrutements avec la coordinatrice
o Accueil, formation et accompagnement des nouveaux arrivants; plan de formations; animation de réunions
o Appui supplétif sur la gestion des plannings (accueil général, hospitalisations sous contrainte) en l'absence des responsables
o Réorganisation des secrétariats avec la coordinatrice

Gestion médico-administrative et réglementation

o Contrôle et suivi des dossiers d'hospitalisations sous contrainte, isolement et contention
o Contrôle et suivi des décès et de l'état civil; gestion des archives (destruction réglementaire)
o Veille réglementaire et garantie du respect des procédures

Parcours patient et projets

o Étude et réorganisation des secrétariats médicaux; analyse des besoins en AMA (avec contrôle de gestion, DAFC, DRH)
o Suivi mensuel des effectifs avec la DRH; participation CELLULE AIME (CLM, CLD, reconversion)
o Refonte du circuit administratif: pré-consultations, pré-admissions (bornes d'accueil), développement des pré-admissions en ligne avec l'AAH facturation
o Gestion des chambres particulières (circuit, consentements, procédures, liens avec les soins)
o Suivi du parcours de soins avec les cadres supérieurs; cotation NGAP/CCAM avec l'AAH facturation
o Suivi des dossiers spécifiques: ALD, AT/MP, IVG
o Pilotage des services déconcentrés faisant la prise en charge administrative
o Suivi/déploiement des évolutions logicielles: Doctolib, télésurveillance, reconnaissance vocale; rédaction de SMS avec référents DPI; formation et accompagnement des médecins à la reconnaissance vocale
o Déploiement de la téléexpertise (Omnidoc) avec l'AAH facturation et la CPTS; suivi des statistiques métiers
o Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures et modes opératoires

Identito-vigilance

o Contribution au déploiement de l'INSi
o Gestion des problèmes d'identité, suivi des doublons/erreurs
o Travail en lien avec la responsable identito-vigilance (qualification)

Facturation et recouvrement (en lien avec le service facturation)

o Élaboration de procédures pour dossiers sensibles: E11, AME, AMU, patients étrangers, payants (acomptes, engagements de paiement)
o Suivi des dossiers sensibles avec l'AAH facturation
o Suivi des débiteurs via 4Axes, conventions mutuelles
o Suivi Happytal (consentements chambres particulières)

Profil recherché

Savoir-faire et savoir-être: animation d'équipe, excellent relationnel, discrétion, maîtrise de soi, communication, initiative et sens des responsabilités, capacités d'analyse/synthèse/optimisation, priorisation et gestion de l'urgence, gestion de l'accueil difficile (empathie, diplomatie, tolérance), gestion des conflits, disponibilité, mobilité, polyvalence, forte capacité d'adaptation
Compétences: très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers; connaissance des circuits de facturation et des référentiels NGAP/CCAM appréciée; appétence pour la conduite de projets et la transformation digitale
Expérience: encadrement d'équipes administratives hospitalières souhaité; expérience en psychiatrie et/ou identito-vigilance est un plus

Contrat et temps de travail

Forfait jour, amplitude 8h-18h
Repos fixes
Congés en roulement avec la coordinatrice des secrétariats et la responsable de l'accueil général
Poste susceptible d'évoluer selon les besoins du service

Centre Hospitalier Général
100, rue Leon Cladel BP 765
82013 MONTAUBAN

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