Secrétaire Médicale Service Pédiatrique Consultations et Hôpital de jour

Secrétaire Médicale Service Pédiatrique Consultations et Hôpital de jour

CDD; Détachement; Mutation

PRESENTATION DU SERVICE
Les consultations pédiatriques et l'hôpital de jour pédiatrique sont situés au RDC Porte A.

Le service accueille les enfants et adolescents, dans toutes les spécialités pédiatriques : allergologie, diabétologie et endocrinologie, drépanocytose, gastro-entérologie, infectiologie, neurologie, onco-hématologie, pneumologie
En hôpital de jour sont effectués des soins programmés : des bilans sanguins, des tests dynamiques hormonaux, des tests allergologiques ou de réintroduction d'aliments, des perfusions de médicaments immuno-modulateurs ou chimiothérapie, des transfusions, des évaluations du neuro-développement, des séances d'éducation thérapeutique

L'équipe de l'Hôpital de Jour Pédiatrique est constituée de 21 pédiatres, 5 infirmières, 3 auxiliaires de puéricultures, une orthophoniste et 3 secrétaires.

Le secrétariat est composé de deux bureaux.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Coordinatrice des secrétariats médicaux ([email protected])
Directrice parcours patient

RELATIONS FONCTIONNELLES
Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical
La Cadre sup de pôle
Le personnel paramédical et médico-technique
L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux
Les services administratifs
Le Département d'information médicale

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.

ACTIVITES PRINCIPALES
A. Accueil, gestion administrative et dossier patient
Accueil physique et téléphonique
Gestion prise de rendez-vous
Gestion de la boite mail du service
Vérification rigoureuse de l'identité (identitovigilance)
Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques)
Information claire du patient sur son parcours
Mise en forme et correction des comptes rendus de consultations
Envoi des examens réalisés lors des HDJ

B. Programmation et planification
Gestion des plannings DOCTOLIB (consultations, bilans )
Coordination avec :
Médecins
IDE HDJ
Anesthésie si nécessaire
Pharmacie, anapath, labo
Admissions
Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins)
Gestion des annulations et reprogrammations

C. Gestion du DPI DX CARE
Programmation des venues en HDJ dans DxCare
Saisie et mise en forme des lettres de liaison
Vérification de la complétude des dossiers médicaux
Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN)
Archivage numérique conforme aux règles RGPD

D. Coordination du parcours
Gestion de patients
Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres spécialités.
Organisation des consultations pluridisciplinaires

E. Qualité et gestion des risques
Application des procédures institutionnelles
Signalement des événements indésirables
Contribution à la démarche qualité

MISSIONS SECONDAIRES
Commande des fournitures
Tenue du dossier médical papier quand il existe encore

MISSIONS EXCEPTIONNELLES liées ou non à la spécialité
Remplacement ou renfort sur le secteur

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL
Type de contrat : CDD Stagiairisation Mutation Détachement
Conformément à la chartre de travail du GHNE : 37 h 30 /semaine selon la règlementation en vigueur
7 h 30 / jour en journée continue du lundi au vendredi

COMPETENCES ATTENDUES
Savoirs
Organisation d'un HDJ
Terminologie liée à la prise en charge de la douleur
Maîtrise de DxCare
DOCTOLIB

Savoir-faire
Organisation de plannings
Gestion des patients chroniques
Coordination pluridisciplinaire

Savoir-être
Empathie (patients douloureux chroniques)
Discrétion
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à travailler en collaboration
Capacité à gérer les situations d'urgence
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Ponctualité

CARACTERISTIQUES DU PROFIL
Diplôme d'Assistante Médico-Administrative
Baccalauréat F8 ou ST2S
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

CAPACITES REQUISES
Capacité à travailler en collaboration
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à gérer les situations d'urgence
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Ponctualité

Vous bénéficierez :
D'un accompagnement à votre arrivée
De formation
D'évolutions professionnelles (commissions, concours)
Parking gratuit
Crèche hospitalière sur site
Une cafétéria, un self
Moyens de transport
Bus
Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026
Co-voiturage

Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience professionnelle, rejoignez-nous

Les candidatures (lettre de motivation et C.V.) seront adressées à Mme MAISON Sylvie [email protected] ou à Mme Emmeline JOLY [email protected]

Hôpital Paris-Saclay
1, parvis de l'Hôpital
91400 ORSAY

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