Secrétaire médicale - HDJ Nutrition

Secrétaire médicale - HDJ Nutrition

Détachement

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne : le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie et Raymond Aubrac (CHIV).
Le CHIC est un établissement de 563 lits et places. Il est organisé en 5 pôles d'activité (pôle femme-enfant-adolescent, pôle spécialités-cancer, pôle urgences médecine Imagerie santé publique, pôle acuité visuelle dynamique ambulatoire et pôle médico technique). Il dispose de 9 services hospitalo-universitaires. Le CHIC bénéficie d'un fort dynamisme de recherche, se situant parmi les tous premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits MERRI. Il dispose d'un Centre de recherche clinique (CRC) et d'un centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.
Le CHIC est organisé en cinq pôles:
Pôle Périnatalité Femme Enfant Adolescent : un centre périnatal de niveau 3, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d'IVG, un centre d'assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.
Pôle Spécialités Cancer : l'organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l'efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.
Pôle Acuité Vision Dynamique Ambulatoire qui répond au développement de nouveaux modes d'hospitalisation et de prise en charge. Il comprend des unités de médecine et de chirurgie ambulatoire, le centre de consultations centralisées, les blocs opératoires et les consultations d'ophtalmologie
Pôle Urgences-Réanimation-Médecine-Imagerie-Santé Publique qui répond aux missions de proximité de l'établissement grâce à ses services d'urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d'imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d'un service de gériatrie composée d'une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d'une et Unité de Gériatrie Aigüe, du CLAT, du CeGIDD, de l'UMJ et de la Permanence d'Accès aux Soins de Santé.
Pôle Médico-Technique est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu'aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d'anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, un service de stérilisation et une équipe opérationnelle d'hygiène et une pharmacie.

LE POSTE :
Missions générales:
Gestion des documents:
Saisie, traitement et mise en forme
utilisation des outils de bureautiques (traitement de texte: Word, tableur: Excel, logiciel de présentation: PowerPoint)
Rédaction et mise en forme de documents (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...)
Classement et archivage des dossiers médicaux
Préparation et suivi de dossiers
Organisation des activités de secrétariat
Reproduction de documents et de dossiers médicaux
Réception et tri des courriers (mail, courrier postal, fax)
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

Gestion des moyens de communication: appels et messages téléphoniques
Réception, traitement et orientation
Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
Prise de notes
Renseigner les interlocuteurs
Planification des rendez-vous des patients
Médiation de diverses situations conflictuelles (agressivité des patients, situation de stress et d'angoisse)

Accueillir
Accueil physique et prise en charge des usagers
Gestion des situations conflictuelles
Planification des rendez-vous des patients

Missions spécifiques
Prise de rendez vous administratifs de tous les praticiens du service
Organisation des réunions internes et externes et gestion de la salle de réunion
Respect du délai d'envoi des comptes rendus d'hospitalisations
Gestion des certificats médicaux et demandes d'ordonnance en pré et post hospitalisation
Tri, mise en forme et saisie informatique et archivages des dossiers patients : Orbis, Virtual Archives
Préparation RCP
Suivi et saisie informatique du mouvement interne des dossiers patients : Virtual archives
Classement des examens biologiques ou autres (scanner dans Virtual Archives)
Gestion des demandes d'informations complémentaires (dossiers anciens, recherches d'examens complémentaires, dossiers de litiges juridiques)
Gestion des copies de dossiers sur la demande des patients et de la cellule qualité
Prise de rendez-vous de consultation dans le logiciel ORBIS en sortie d'hospitalisation et remise et/envoi aux familles par courrier
Gestion du planning des médecins
Gestion des congrès pour l'équipe médicale

PROFIL RECHERCHÉ :
Vous détenez idéalement le diplôme de secrétaire médicale ou avez validé une formation qualifiante en secrétariat.
Compétences requises:
Utilisation d'outils informatique et logiciels : Orbis, Hextant, Virtual Archie, FileMaker, Opera, Virtual archives, Coswin, Kaliweb
Bonne maîtrise de l'expression écrite (orthographe, conjugaison, vocabulaire) et orale.
Connaissancesde base sur les termes d'anatomie et de pathologie pour comprendre et user de la terminologie médicale
Droits du patient hospitalisé: charte du patient hospitalisé (adulte enfant personne âgée), la personne de confiance, la personne à prévenir, la grille d'évaluation du risque suicidaire, ...)
Informations complémentaires :
Temps plein (100%)
CDD de 4 mois
Poste à pourvoir de suite
Horaires de journée: 37h30 par semaine + 14 jours de RTT
Travail en amplitude de 7h30
Le fonctionnement du service est organisé sur une amplitude maximale de 8h00 à 17h00, les horaires journaliers sont prévus en conséquence.
Le planning est réalisé par le cadre de l'unité en prenant en compte les impératifs de présence et les désidératas.
Repos fixe samedi, dimanche et jours fériés.
Le planning prévoit une continuité des missions entre les 3 AMA présentes : Hdj nutrition / chirurgie générale / urologie.
L'établissement dispose également d'un service QVT actif.
Accessibilité du site :
Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil:
40, Avenue de Verdun 94000 CRETEIL
L'établissement est accessible par :
La ligne 8 du métro : arrêt Créteil Université
Le bus TVM : arrêt Hôpital Intercommunal
Le bus 317 : arrêt Hôpital Intercommunal
En RER : RER A, RER D
Accessible en vélo (35 minutes de Paris)
Processus du recrutement :
Un entretien téléphonique, puis dans un deuxième temps un entretien réalisé en présentiel.
Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap

Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil
40, avenue de Verdun
94010 Créteil

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